Preguntas para hacerle a un contador antes de contratarlo

Respuesta corta: pregunta sobre la licencia, el alcance, las tarifas y la seguridad

Una buena primera llamada no trata de palabras “elegantes”. Trata de cuatro cosas simples:

1. ¿Estás licenciado y qué credencial tienes?
2. ¿Qué trabajo incluye y qué no incluye?
3. ¿Cómo cobras y qué suele hacer que aumente la tarifa?
4. ¿Cómo proteges mi información?

Si solo recuerdas una regla, recuerda esta: contrata a un contador licenciado, normalmente un CPA o un IRS Enrolled Agent, y verifica tú mismo la credencial y el PTIN antes de compartir documentos sensibles. Puedes consultar el IRS Directory of Federal Tax Return Preparers y, para los CPA, la junta estatal de contabilidad (state board of accountancy).

Si no estás seguro de a quién necesitas, lee CPA vs EA vs tax preparer. Si quieres ayuda para encontrar a alguien con quien comparar, te emparejamos. BalancedRow es un servicio de emparejamiento gratuito. No preparamos declaraciones, no llevamos libros, no hacemos nóminas (payroll) ni damos asesoría fiscal.

Preguntas sobre credenciales y experiencia

Una voz amable en la llamada no es suficiente. Haz preguntas directas y escucha respuestas claras.

• ¿Eres CPA o IRS Enrolled Agent? Pídeles que digan el tipo de licencia claramente.
• ¿Cuál es tu PTIN? Cualquier persona a la que le paguen por preparar declaraciones de impuestos federales debe tener uno.
• ¿Manejas con frecuencia situaciones como la mía? Por ejemplo:
• Empleado con W-2 y una declaración para un solo estado
• Persona que trabaja por cuenta propia o contratista 1099
• LLC de un solo miembro
• S corporation o partnership
• Presentación con ITIN
• Familia inmigrante con preguntas sobre ingresos del extranjero
• Nóminas (payroll) para unos cuantos empleados
• ¿Quién realmente hará el trabajo? La persona con la que hablas puede no ser la que maneje tu expediente.
• Si el IRS o el estado envía una carta, ¿ayudas a explicar los siguientes pasos? Pregunta qué tipo de ayuda ofrecen y si eso tiene costo adicional.

Para un negocio pequeño, profundiza:

• ¿Con qué software de contabilidad sueles trabajar?
• ¿Cada cuánto revisas los libros? ¿Mensual? ¿Trimestral? ¿Solo en temporada de impuestos?
• ¿Qué necesitas de mí para mantener todo en orden durante el año?

Un verdadero profesional debería poder explicar su proceso en un lenguaje sencillo. Si se esconden detrás de jerga, te apuran o se molestan con preguntas normales, eso es una señal de alerta.

Si eres un dueño de negocio más reciente, ayuda saber la diferencia entre presentar impuestos, llevar libros mensuales y hacer nóminas (payroll). Consulta contabilidad para negocios pequeños para un resumen simple.

Preguntas sobre tarifas, alcance y tiempos

Aquí es donde a mucha gente le va mal. Un número bajo al inicio puede convertirse en una factura mucho más grande si el alcance no está claro.

Haz estas preguntas antes de que empiece cualquier trabajo:

1. ¿Cómo cobras? ¿Tarifa fija, por hora, mensual o una mezcla?
2. ¿Cuál es el rango típico para mi tipo de trabajo?
3. ¿Qué hace que suba la tarifa? Perder documentos, formularios extra, trabajo de “limpieza”, más estados, declaraciones enmendadas, bookkeeping atrasado, correcciones de nóminas y avisos del IRS son razones comunes.
4. ¿Qué incluye exactamente ese precio?
5. ¿Qué no está incluido?
6. ¿Puedes poner la tarifa y el alcance por escrito antes de que decida?

Rangos típicos que la gente suele ver en Estados Unidos:

• Declaración individual (individual tax return): aproximadamente $180-$500
• Declaración de negocio pequeño (small-business tax return): aproximadamente $500-$1,800
• Bookkeeping mensual: aproximadamente $150-$600 por mes, dependiendo del volumen de transacciones y de las necesidades de “limpieza”
• Nóminas (payroll): aproximadamente $40-$120 por mes, más por empleado
• Trabajo de CPA por hora: a menudo $150-$400 por hora

Estos son estimados, no cotizaciones ni garantías. La tarifa real depende del trabajo involucrado, tu situación, los registros que aportas y tu zona.

También pregunta por los tiempos:

• ¿Cuándo pueden empezar?
• ¿Cuánto suele tardar cuando ya tenga todos mis registros?
• ¿Qué plazos debo saber ahora?
• ¿Qué pasa si me faltan documentos?

Para muchas personas, lo más inteligente es comparar entre dos o tres contadores licenciados. Comparas la tarifa, el proceso y qué tan claro te explican las cosas. Primero puedes revisar expectativas generales de precios para que los rangos te suenen familiares.

Preguntas sobre comunicación y seguridad de documentos

Tu expediente fiscal tiene parte de la información más sensible que tienes. Protégenla.

Pregunta:

• ¿Cómo debo enviar los documentos de forma segura? Un portal seguro es mejor que adjuntos de correo electrónico al azar.
• ¿Necesitas mi Social Security Number o ITIN ahora, o solo después de verificarlos?
• ¿Quién en tu equipo puede ver mis registros?
• ¿Cómo confirman mi identidad antes de hablar de mi expediente?
• ¿Van a devolver o eliminar de forma segura los documentos si no los contrato?

También deberías fijar tus propias reglas:

• Nunca compartas tu SSN, ITIN, acceso a tu banco (bank login) ni documentos fiscales con nadie que no hayas verificado.
• Verifica la licencia y el PTIN tú mismo antes de enviar cualquier cosa sensible.
• Lee la carta de compromiso (engagement letter) antes de firmar.
• Guarda copias de lo que envías y de cuándo lo enviaste.

Esto importa aún más si el inglés no es tu idioma principal. Está bien pedirle a alguien que vaya más despacio, que repita o que explique una palabra en inglés sencillo. También está bien que lleves un intérprete de confianza. Si eres una persona que presenta con ITIN o un inmigrante nuevo, no estás solo, y pedir ayuda es algo normal. Empieza con ITIN y ayuda para inmigrantes si quieres orientación sobre qué tipo de profesional buscar.

Importante: BalancedRow solo recopila datos de contacto y detalles de la solicitud para que podamos ayudarte a comparar contadores licenciados. Nunca pedimos SSNs, números de ITIN, números de cuentas financieras ni documentos fiscales.

Señales de alerta que significan que deberías irte

A veces la mejor pregunta para contratar es: “¿Por qué se siente raro esto?”. Confía en esa sensación.

Busca estas señales de alerta:

• No te dicen claramente si son CPA o IRS Enrolled Agent.
• Evitan dar información suficiente para que verifiques su credencial y PTIN.
• Te piden tu SSN, ITIN, acceso a tu banco (bank login) o documentos fiscales completos antes de verificarlo.
• Prometen un reembolso enorme sin revisar registros reales.
• Se niegan a explicar las tarifas por escrito.
• Son vagos sobre lo que está incluido.
• Te presionan para firmar rápido.
• No responden quién hará el trabajo.
• Parecen sentirse cómodos “adivinando” en lugar de hacer preguntas.

Un buen profesional no necesita tácticas de presión. Deben recibir bien las preguntas cuidadosas, especialmente de quienes presentan por primera vez, inmigrantes y dueños de negocios pequeños.

Si alguna vez te sientes confundido sobre tus derechos como contribuyente, revisa tus derechos como contribuyente.

Qué hacer después

Mantenlo simple.

1. Escribe tu situación en una o dos líneas. Ejemplo: “Tengo un W-2, un 1099, y me mudé de estado,” o “Tengo una LLC de dos personas y necesito bookkeeping mensual más una declaración de impuestos del negocio.”
2. Haz una lista corta de tus preguntas: licencia, experiencia, rango de tarifa, cronograma y proceso de documentos seguros.
3. Habla con dos o tres contadores licenciados.
4. Verifica tú mismo la credencial y el PTIN.
5. Obtén la tarifa y el alcance por escrito antes de que empiece cualquier trabajo.
6. Solo entonces comparte documentos sensibles.

Si quieres una forma más sencilla de comparar opciones, te emparejamos. El emparejamiento es gratis para ti. Los contadores participantes pagan una tarifa fija para aparecer. Tú eliges a quién contactar, a quién verificar y a quién contratar.