Những câu hỏi cần hỏi kế toán trước khi bạn thuê
Trước khi thuê bất kỳ ai làm về thuế, bookkeeping (kế toán sổ sách), payroll (bảng lương) hoặc kế toán cho doanh nghiệp nhỏ, hãy hỏi vài câu hỏi thẳng ngay từ đầu. Việc này có thể giúp bạn tiết kiệm tiền, giảm căng thẳng và tránh “bất ngờ khó chịu” về sau.
Câu trả lời ngắn: hỏi về giấy phép, phạm vi, phí và bảo mật
Cuộc gọi đầu tiên tốt không phải để nghe những câu chữ “kêu”. Mà là để làm rõ 4 điểm đơn giản:
- Bạn có được cấp phép không, và bạn đang giữ chứng chỉ nào?
- Công việc nào được bao gồm, và công việc nào không được bao gồm?
- Họ tính phí như thế nào, và điều gì thường làm phí thay đổi?
- Họ bảo vệ thông tin của tôi ra sao?
Nếu bạn chỉ nhớ một quy tắc, hãy nhớ quy tắc này: Hãy thuê kế toán có giấy phép—thường là CPA hoặc IRS Enrolled Agent (EA)—và tự bạn kiểm tra chứng chỉ cũng như PTIN trước khi đưa bất kỳ tài liệu nhạy cảm nào. Bạn có thể tra cứu IRS Directory of Federal Tax Return Preparers và, với CPA, kiểm tra hội đồng kế toán của tiểu bang.
Nếu bạn không chắc mình cần ai, hãy đọc CPA vs EA vs tax preparer. Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm người để so sánh, get matched. BalancedRow là dịch vụ ghép cặp miễn phí. Chúng tôi không nộp tờ khai, không làm sổ sách, không chạy payroll, và không đưa ra tư vấn thuế.
Những câu hỏi cần hỏi về bằng cấp và kinh nghiệm
Một giọng nói dễ chịu qua điện thoại chưa đủ. Hãy hỏi thẳng các câu hỏi đơn giản và lắng nghe câu trả lời rõ ràng.
- Bạn là CPA hay IRS Enrolled Agent (EA)? Hãy yêu cầu họ nêu rõ loại giấy phép.
- PTIN của bạn là gì? Bất kỳ ai được trả tiền để chuẩn bị tờ khai thuế liên bang đều cần có PTIN.
- Bạn có thường xử lý các tình huống giống như của tôi không? Ví dụ:
- người làm công W-2 có một tờ khai cho một tiểu bang
- người tự làm (self-employed) hoặc người nhận 1099 (nhà thầu)
- LLC một thành viên
- S-corp hoặc partnership
- nộp hồ sơ ITIN
- gia đình người nhập cư có câu hỏi về thu nhập ở nước ngoài
- payroll cho vài nhân viên
- Ai thực sự sẽ làm việc? Người bạn nói chuyện có thể không phải là người trực tiếp xử lý hồ sơ của bạn.
- Nếu IRS hoặc tiểu bang gửi thư, bạn có giúp giải thích bước tiếp theo không? Hỏi họ hỗ trợ loại gì và việc đó có tính thêm phí không.
Với doanh nghiệp nhỏ, đi sâu thêm:
- Thường bạn làm việc với phần mềm kế toán nào?
- Bạn sẽ rà soát sổ sách bao lâu một lần? Hàng tháng? Hàng quý? Chỉ vào mùa thuế?
- Trong năm, bạn cần tôi cung cấp gì để mọi thứ luôn gọn gàng, đúng chuẩn?
Một chuyên gia thật sự phải có thể giải thích quy trình của họ bằng ngôn ngữ đơn giản. Nếu họ né tránh bằng thuật ngữ khó hiểu, thúc ép bạn nhanh, hoặc khó chịu vì những câu hỏi bình thường thì đó là dấu hiệu cảnh báo.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp mới, nên biết sự khác nhau giữa nộp thuế, sổ sách hàng tháng và payroll. Xem kế toán cho doanh nghiệp nhỏ để có cái nhìn tổng quan dễ hiểu.
Những câu hỏi cần hỏi về phí, phạm vi và thời điểm
Đây là chỗ nhiều người bị “trả giá”. Con số phí ban đầu thấp có thể biến thành hóa đơn lớn hơn nhiều nếu phạm vi công việc không rõ ràng.
Hãy hỏi trước khi bắt đầu làm bất kỳ việc gì:
- Bạn tính phí như thế nào? Phí trọn gói, theo giờ, theo tháng hay kết hợp?
- Mức phí thông thường cho loại công việc của tôi là bao nhiêu?
- Điều gì khiến phí tăng lên? Thiếu chứng từ, thêm biểu mẫu, công việc dọn dẹp, thêm tiểu bang, khai bổ sung (amended returns), bookkeeping trễ, sửa payroll và thư từ IRS là những lý do thường gặp.
- Giá đó chính xác bao gồm những gì?
- Những gì không được bao gồm?
- Bạn có thể ghi rõ phí và phạm vi công việc bằng văn bản trước khi tôi quyết định không?
Mức phí thường thấy ở Mỹ:
- Tờ khai thuế cá nhân: khoảng $180-$500
- Tờ khai thuế cho doanh nghiệp nhỏ: khoảng $500-$1,800
- Bookkeeping hàng tháng: khoảng $150-$600 mỗi tháng, tùy theo số lượng giao dịch và nhu cầu dọn dẹp
- Payroll: khoảng $40-$120 mỗi tháng cộng thêm theo mỗi nhân viên
- Công việc của CPA theo giờ: thường khoảng $150-$400 mỗi giờ
Đây là ước tính, không phải báo giá hay cam kết. Phí thực tế phụ thuộc vào công việc phát sinh, tình huống của bạn, hồ sơ bạn mang theo, và khu vực của bạn.
Ngoài ra, hãy hỏi về thời gian:
- Khi nào bạn có thể bắt đầu?
- Sau khi bạn có đầy đủ hồ sơ của tôi, thường mất bao lâu?
- Những hạn chót nào tôi cần biết ngay bây giờ?
- Nếu tôi thiếu tài liệu thì sao?
Với nhiều người, cách thông minh nhất là so sánh hai hoặc ba kế toán có giấy phép. Bạn so sánh phí, quy trình và mức độ họ giải thích rõ ràng. Bạn có thể xem trước các kỳ vọng chung về giá cả để các mức phí trở nên quen thuộc hơn.
Những câu hỏi cần hỏi về giao tiếp và an toàn hồ sơ
Hồ sơ thuế của bạn chứa một số thông tin nhạy cảm nhất mà bạn sở hữu. Hãy bảo vệ.
Hãy hỏi:
- Tôi nên gửi tài liệu như thế nào cho an toàn? Cổng gửi tài liệu bảo mật tốt hơn nhiều so với việc gửi email đính kèm ngẫu nhiên.
- Hiện tại bạn có cần SSN (Social Security Number) của tôi hoặc ITIN không, hay chỉ cần sau khi tôi xác minh bạn?
- Ai trong nhóm của bạn có thể xem hồ sơ của tôi?
- Bạn xác nhận danh tính như thế nào trước khi trao đổi về hồ sơ của tôi?
- Nếu tôi không thuê bạn, bạn sẽ trả lại hoặc xóa an toàn tài liệu của tôi không?
Bạn cũng nên tự đặt quy tắc riêng:
- Không bao giờ chia sẻ SSN, ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc tài liệu thuế với bất kỳ ai bạn chưa xác minh.
- Hãy tự kiểm tra giấy phép và PTIN trước khi gửi bất kỳ thứ gì nhạy cảm.
- Đọc thư cam kết (engagement letter) trước khi ký.
- Giữ bản sao những gì bạn gửi và gửi vào lúc nào.
Điều này quan trọng hơn nữa nếu tiếng Anh không phải là ngôn ngữ đầu tiên của bạn. Bạn hoàn toàn có quyền yêu cầu họ nói chậm lại, nhắc lại hoặc giải thích một từ bằng tiếng Anh đơn giản. Bạn cũng có thể mời thông dịch viên mà bạn tin tưởng. Nếu bạn là người nộp ITIN hoặc là người nhập cư mới, bạn không hề đơn độc—việc tìm hỗ trợ là điều bình thường. Hãy bắt đầu với ITIN và hỗ trợ cho người nhập cư nếu bạn muốn hướng dẫn về loại chuyên gia nên tìm.
Quan trọng: BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và yêu cầu để chúng tôi có thể giúp bạn so sánh các kế toán có giấy phép. Chúng tôi không bao giờ yêu cầu SSN, ITIN, số tài khoản ngân hàng, hoặc tài liệu thuế.
Dấu hiệu cảnh báo khiến bạn nên cân nhắc rời đi
Đôi khi câu hỏi thuê tốt nhất là, “Tại sao tôi thấy không ổn?” Hãy tin vào cảm giác đó.
Hãy để ý các dấu hiệu cảnh báo sau:
- Họ không nói rõ bạn phải biết liệu họ là CPA hay IRS Enrolled Agent.
- Họ né tránh việc cung cấp đủ thông tin để bạn có thể xác minh giấy phép và PTIN.
- Họ yêu cầu bạn cung cấp SSN, ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc toàn bộ tài liệu thuế trước khi bạn xác minh họ.
- Họ hứa hẹn khoản refund (tiền hoàn thuế) rất lớn mà không xem hồ sơ thực tế.
- Họ từ chối giải thích phí bằng văn bản.
- Họ nói mơ hồ về những gì được bao gồm.
- Họ thúc ép bạn ký nhanh.
- Họ không trả lời ai là người thực sự sẽ làm việc.
- Họ có vẻ thoải mái khi đoán thay vì đặt câu hỏi.
Một chuyên gia tốt không cần dùng chiến thuật gây áp lực. Họ phải sẵn sàng đón nhận những câu hỏi cẩn thận, đặc biệt là từ người nộp tờ khai lần đầu, người nhập cư và chủ doanh nghiệp nhỏ.
Nếu bạn từng cảm thấy bối rối về quyền lợi của mình với tư cách người nộp thuế, hãy xem quyền của người nộp thuế.
Tiếp theo cần làm gì
Giữ mọi thứ đơn giản.
- Ghi ra giấy tình huống của bạn trong 1–2 dòng. Ví dụ: “Tôi có W-2, một 1099 và đã chuyển tiểu bang,” hoặc “Tôi sở hữu LLC hai người và cần bookkeeping hàng tháng cùng với tờ khai doanh nghiệp.”
- Lập danh sách ngắn các câu hỏi: giấy phép, kinh nghiệm, mức phí, mốc thời gian và cách gửi tài liệu an toàn.
- Nói chuyện với hai hoặc ba kế toán có giấy phép.
- Tự bạn xác minh giấy phép và PTIN.
- Xin phí và phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bắt đầu làm.
- Chỉ khi đó bạn mới chia sẻ tài liệu nhạy cảm.
Nếu bạn muốn có cách so sánh đơn giản hơn, get matched. Việc ghép cặp miễn phí cho bạn. Các kế toán tham gia trả một khoản phí cố định để được đưa vào danh sách. Bạn chọn người cần liên hệ, người cần xác minh, và ai là người bạn thuê.
Trước khi thuê một kế toán, hãy hỏi về giấy phép, kinh nghiệm, phí, thời gian xử lý và cách họ bảo vệ hồ sơ của bạn. Tự bạn xác minh chứng chỉ CPA hoặc Enrolled Agent (EA) và PTIN, xin phạm vi công việc cùng phí bằng văn bản, và không chia sẻ SSN, ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc tài liệu thuế cho đến khi bạn biết chính xác bạn đang làm việc với ai.