Cả nhà dùng ITIN nộp thuế với sự tự tin

Tình huống: người thông minh nhưng căng thẳng vì mùa khai thuế

Một cặp vợ chồng đã sống và làm việc ở Mỹ trong vài năm. Một người dùng ITIN, còn người kia hỗ trợ bằng thu nhập tự kinh doanh bán thời gian. Họ có thu nhập từ lương, một ít công việc theo hợp đồng và có con sống trong nhà. Vấn đề lớn nhất của họ không phải là lười biếng. Vấn đề là nỗi sợ.

Họ lo sẽ mắc sai lầm. Họ lo tiếng Anh của mình chưa đủ vững để hiểu các thuật ngữ thuế. Họ lo việc đưa thông tin cá nhân cho nhầm người. Họ từng nghe quá nhiều câu chuyện: có người báo giá rẻ rồi sau đó phát sinh thêm phí bất ngờ, hoặc yêu cầu giấy tờ nhạy cảm trước khi chứng minh họ đủ tư cách.

Trước hết, một sự thật đơn giản giúp họ bình tĩnh: ITIN là mã số dùng để xử lý thuế cho những người không thể lấy SSN. Nộp thuế bằng ITIN là bình thường. Nhiều gia đình làm việc này mỗi năm. Nếu bạn đang ở trong tình huống đó, việc hỏi thêm và tìm được hỗ trợ cũng không phải là điều gì bất thường.

Họ cần không phải là lời hứa về một khoản hoàn lớn. Họ cần một kế toán được cấp phép thường xuyên làm việc với người nộp ITIN, có thể giải thích quy trình bằng lời lẽ rõ ràng, và nêu rõ phí cũng như phạm vi công việc bằng văn bản. Họ cũng cần giữ quyền kiểm soát đối với thông tin của chính mình.

BalancedRow là dịch vụ ghép cặp miễn phí. Chúng tôi không lập tờ khai và không đưa ra lời khuyên về thuế. Chúng tôi giúp mọi người kết nối với các kế toán được cấp phép, bao gồm CPA và IRS Enrolled Agent. Với các gia đình là người nhập cư và dùng ITIN, bước đầu tiên này thôi cũng có thể giảm căng thẳng vì bạn có thể bắt đầu bằng một yêu cầu đơn giản và giữ các giấy tờ nhạy cảm của mình ở chế độ riêng tư cho đến khi bạn xác minh rõ mình đang làm việc với ai. Nếu bạn bắt đầu từ con số 0, được ghép cặp hoặc xem hướng dẫn hỗ trợ ITIN và người nhập cư.

Họ đã làm gì: so sánh kỹ trước khi chia sẻ bất cứ thứ gì nhạy cảm

Thay vì vội vàng, gia đình dùng một quy trình đơn giản.

1. Họ yêu cầu được ghép cặp với kế toán có làm với người nộp ITIN và các trường hợp có nhiều nguồn thu nhập.
2. Họ tự kiểm tra giấy phép hành nghề của từng chuyên gia và PTIN bằng các nguồn công khai, như Danh bạ của IRS về người chuẩn bị tờ khai thuế liên bang và ban quản lý kế toán của bang (nếu có).
3. Họ hỏi về khoảng phí dự kiến, những gì được bao gồm, và điều gì có thể làm tăng chi phí.
4. Họ xác nhận cách xử lý giấy tờ như thế nào và từ chối gửi SSN, số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc các tài liệu thuế trước khi xác minh.

Họ học được bài học nhanh chóng: “con số” rẻ nhất ngay từ đầu không phải lúc nào cũng là giá thật. Với tờ khai cá nhân có thêm một chút phức tạp, họ nghe các mức tham khảo phổ biến quanh $180-$500, và cao hơn nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc cần xử lý thêm phần tự kinh doanh. Điều đó không có nghĩa là một kế toán “xấu” và người còn lại “tốt”. Nó có nghĩa là họ cần đặt câu hỏi tốt hơn.

Những câu hỏi giúp ích nhiều nhất là:

• Bạn đã từng làm cho người nộp ITIN chưa?
• Bạn có phải là CPA hoặc IRS Enrolled Agent không?
• Bạn có thể giải thích phí bằng văn bản trước khi bắt đầu làm không?
• Bây giờ bạn cần những giấy tờ nào, và những giấy tờ nào tôi có thể đưa sau khi bạn đã xác minh?
• Nếu hồ sơ của tôi lộn xộn, phần công việc nào có thể làm tăng phí?

Một kế toán được cấp phép nổi bật vì họ không “nói quá tay”. Họ nói thẳng bằng lời đơn giản rằng phí cuối cùng sẽ phụ thuộc vào công việc thực tế, tình hình cụ thể của gia đình, hồ sơ mà họ cung cấp, và mức giá phổ biến tại khu vực. Họ cũng giải thích họ có thể xem những gì, gia đình cần cung cấp gì, và phần nào nằm ngoài phạm vi nếu chưa được chấp thuận trước. Sự trung thực này quan trọng hơn lời hứa hào nhoáng.

Nếu bạn muốn một danh sách kiểm tra cho phần này, hãy xem cách chọn một kế toán.

Hỗ trợ tốt trông như thế nào

Gia đình chỉ chọn một kế toán được cấp phép sau khi đã xác minh năng lực hành nghề và nhận phạm vi công việc cùng phí bằng văn bản. Sau đó, quy trình trở nên bớt đáng sợ hơn rất nhiều.

Hỗ trợ tốt không có nghĩa là ai đó nói: “Đừng lo, tôi lo hết,” rồi lấy ngay tất cả giấy tờ riêng tư. Hỗ trợ tốt giống như thế này:

• Kế toán giải thích thuật ngữ bằng ngôn ngữ dễ hiểu.
• Kế toán yêu cầu hồ sơ đã được sắp xếp, không phải ảnh chụp màn hình ngẫu nhiên.
• Kế toán nói rõ những gì còn thiếu thay vì đoán mò.
• Kế toán trao đổi rõ ràng về thời điểm, chữ ký và bước tiếp theo.
• Kế toán không đưa lời hứa liên quan đến di trú hoặc tuyên bố pháp lý.

Quan trọng không kém, gia đình vẫn giữ quyền kiểm soát. Họ lập một thư mục gồm các mẫu biểu về lương (wage forms), tờ khai của năm trước, giấy tờ nhận dạng mà họ cảm thấy có thể chia sẻ sau khi được xác minh, và ghi chú về thu nhập/lợi tức từ khoản phụ và chi phí. Khi không hiểu điều gì, họ đặt câu hỏi. Họ ghi chú trong các cuộc gọi. Họ không để sự ngại ngùng ngăn mình nói: “Làm ơn giải thích theo cách khác.”

Điều này quan trọng với mọi gia đình, nhưng đặc biệt với những người không phải là người nói tiếng Anh bản xứ. Một kế toán giỏi cần có khả năng giải thích quy trình bằng những lời mà bạn có thể hành động theo. Nếu sau này bạn cần hỗ trợ rộng hơn, như dịch vụ khai thuế hoặc trợ giúp cho doanh nghiệp nhỏ trong suốt cả năm, hãy yêu cầu ghi rõ phạm vi bằng văn bản trước khi bắt đầu làm bất kỳ công việc nào.

Kết quả: ít hoảng sợ hơn, kiểm soát nhiều hơn

Câu chuyện này không kết thúc bằng một khoản hoàn thuế “kỳ diệu” hay một mùa khai thuế hoàn hảo. Thực tế thường bình thường hơn thế.

Kết quả tốt nhất là: gia đình nộp tờ khai với sự tự tin hơn vì họ hiểu quy trình, biết rõ mình đã thuê ai, và có ý tưởng rõ ràng về khoảng phí dự kiến trước khi bắt đầu làm. Họ không còn phụ thuộc vào lời đồn từ bạn bè hay mạng xã hội nữa. Họ có một mối quan hệ chuyên nghiệp thực sự với một kế toán được cấp phép mà chính họ đã tự kiểm tra.

Họ cũng hình thành các thói quen sẽ giúp cho năm sau:

• Ghi chép thu nhập và chi phí chung với nhau trong suốt cả năm.
• Lưu các mẫu biểu thuế khi nhận được.
• Hỏi sớm về hạn chót và những giấy tờ còn thiếu.
• Mỗi lần đổi nơi cung cấp dịch vụ, hãy xác minh năng lực hành nghề của kế toán.
• Tuyệt đối không gửi thông tin quá nhạy cảm cho người chưa được xác minh.

Với nhiều gia đình, đó mới là “thắng lợi” thật. Không phải “có người cứu mình.” Mà giống như: Mình hiểu các lựa chọn, so sánh kỹ, và thuê đúng người có đủ tư cách theo điều kiện của mình.

Nếu bạn là người nộp ITIN, là người nhập cư mới, hoặc đơn giản là chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy nhớ điều này: nộp thuế là một phần bình thường của cuộc sống ở Mỹ, và việc tìm hỗ trợ cũng là bình thường. Con đường an toàn nhất là làm việc với một kế toán được cấp phép và đủ điều kiện, chẳng hạn như CPA hoặc IRS Enrolled Agent, tự xác minh giấy phép và PTIN, và xác nhận phí cũng như phạm vi bằng văn bản trước khi bắt đầu làm bất kỳ công việc nào.