Chi phí thuê một kế toán là bao nhiêu?

Câu trả lời ngắn gọn: mức giá thường gặp

Nếu bạn đang cần dự trù ngân sách, đây là các khoảng giá phổ biến tại Mỹ mà nhiều người thường thấy khi thuê một kế toán được cấp phép cho các công việc phổ biến. Đây là ước tính, không phải báo giá**. Phí thực tế phụ thuộc vào loại việc, hồ sơ của bạn, tình huống của bạn và khu vực của bạn.

• Khai thuế cá nhân: thường $180-$500
• Khai thuế doanh nghiệp nhỏ: thường $500-$1,800
• Kế toán sổ sách hằng tháng: thường $150-$600 mỗi tháng cho các doanh nghiệp có khối lượng thấp
• Payroll (lương nhân viên): thường $40-$120 mỗi tháng, cộng thêm phí theo mỗi nhân viên
• Dịch vụ CPA theo giờ: thường $150-$400 mỗi giờ

Một số người trả ít hơn. Nhiều người trả nhiều hơn. Một tờ khai thuế W-2 đơn giản với hồ sơ được sắp xếp gọn gàng khác hoàn toàn với tờ khai có thu nhập tự kinh doanh (self-employment), thu nhập cho thuê (rental property), thuế của các năm trước chưa nộp (back taxes) hoặc thiếu mẫu biểu. Doanh nghiệp nhỏ có 20 giao dịch mỗi tháng khác hoàn toàn với doanh nghiệp có payroll hằng tuần, thuế bán hàng (sales tax), nhà thầu, và vấn đề sổ sách cũ.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các lựa chọn, được ghép nối miễn phí với các kế toán được cấp phép. Tuy nhiên, bạn vẫn nên tự kiểm tra bằng cấp và PTIN và xác nhận phí cũng như phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bắt đầu làm.

Điều gì làm thay đổi giá

Sai lầm lớn nhất mà nhiều người mắc phải là chỉ hỏi: “Bao nhiêu?” mà không hỏi “Chính xác là cho việc gì?” Phí kế toán thường thay đổi vì một vài lý do rất bình thường.

Với tờ khai thuế, phí thường tăng khi bạn có:

• Thu nhập từ tự kinh doanh hoặc gig
• Doanh nghiệp nhỏ hoặc LLC
• Nhiều tiểu bang
• Thu nhập từ cho thuê
• Cổ phiếu, crypto, hoặc nhiều giao dịch đầu tư
• Nộp trễ hoặc cần khai lại (amended)
• Thông báo của IRS hoặc xử lý công việc tồn đọng từ các năm trước
• Thiếu hồ sơ hoặc thu nhập không rõ ràng

Với kế toán sổ sách và payroll, phí thường phụ thuộc vào:

• Số lượng tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng
• Khối lượng giao dịch mỗi tháng
• Số lượng nhân viên hoặc nhà thầu
• Hồ sơ có được cập nhật đến thời điểm hay không
• Có liên quan đến thuế bán hàng (sales tax) hay không
• Kế toán có đang xử lý và “dọn dẹp” các tháng cũ trước hay không

Với dịch vụ tư vấn hoặc xử lý vấn đề, phí thường tính theo giờ vì công việc khó dự đoán hơn. Có thể bao gồm các việc như dọn hồ sơ tài khoản (account cleanup), rà soát sổ sách của bạn, giải thích câu hỏi về cơ cấu doanh nghiệp, hoặc giúp bạn hiểu cần mang những hồ sơ nào đến buổi hẹn khai thuế. Tìm hiểu thêm về các loại dịch vụ phổ biến tại kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và kế toán sổ sách.

Giá còn thay đổi theo khu vực. Ở các thành phố có chi phí sinh hoạt cao, phí thường cao hơn. Kinh nghiệm cũng quan trọng. Một CPA hoặc IRS Enrolled Agent (EA / Enrolled Agent) được cấp phép có thể tính cao hơn người làm dịch vụ không có giấy phép, nhưng nhiều người vẫn sẵn sàng trả thêm để đổi lấy việc giao tiếp rõ ràng hơn, bằng cấp vững hơn và tổ chức hồ sơ tốt hơn.

Bạn thực sự đang trả tiền cho điều gì

Nhiều người nghĩ họ đang trả tiền cho các mẫu biểu. Thường thì họ đang trả tiền cho thời gian, đào tạo, rà soát và quản lý rủi ro.

Một kế toán được cấp phép tốt có thể giúp bằng cách:

1. Phát hiện hồ sơ còn thiếu trước khi trở thành vấn đề
2. Đặt câu hỏi đúng hơn về thu nhập và chi phí của bạn
3. Tổ chức thông tin lộn xộn thành thứ có thể sử dụng được
4. Phát hiện sai sót có thể gây trễ hạn hoặc bị gửi thông báo
5. Giải thích phạm vi công việc bằng lời dễ hiểu

Điều đó không có nghĩa là người đắt nhất thì phù hợp nhất. Ý là mức rẻ đôi khi không hẳn là rẻ. Phí quá thấp đôi khi đồng nghĩa với việc làm gấp, có thể phát sinh thêm phí bất ngờ, giao tiếp kém, hoặc người đó đang làm việc vượt quá kỹ năng của họ.

Điều này đặc biệt quan trọng với người nhập cư mới, người khai thuế ITIN (ITIN), và người không nói tiếng Anh bản ngữ. Việc nhờ hỗ trợ là bình thường. Việc yêu cầu phiên dịch hoặc kế toán song ngữ cũng là bình thường. Bạn xứng đáng được một người giải thích quy trình rõ ràng và tôn trọng tài liệu của bạn.

BalancedRow là dịch vụ ghép nối miễn phí. Chúng tôi không phải là công ty kế toán và không đưa ra lời khuyên về thuế, kế toán, tài chính hoặc pháp lý. Chúng tôi kết nối người dùng với các kế toán được cấp phép, và bạn là người quyết định nên trao đổi với ai và thuê ai.

Cách so sánh phí mà không bị “dính bẫy”

Đừng chỉ so sánh kế toán bằng một con số. Hãy so sánh phạm vi công việc, bằng cấp và cách giao tiếp.

Bạn có thể làm theo cách đơn giản này:

1. Hỏi những gì được bao gồm. Giá chỉ cho 1 lần nộp tờ khai thôi hay bao gồm thêm 1 tờ khai tiểu bang? Có bao gồm nộp điện tử (e-filing) không? Có bao gồm một cuộc gọi theo dõi ngắn không? Có bao gồm rà soát kế toán sổ sách cuối năm cơ bản không?
2. Hỏi những gì không được bao gồm. Khai bổ sung (amended), thêm lịch biểu (schedules) ngoài dự kiến, xử lý tồn đọng các năm trước, “catch-up” (bù lại) sổ sách, thiết lập payroll, và trả lời thông báo của IRS có thể tốn thêm phí.
3. Tự kiểm tra bằng cấp và PTIN. Dùng IRS Directory of Federal Tax Return Preparers và, với CPA, dùng hội đồng quản lý kế toán của tiểu bang bạn.
4. Nhận phí và phạm vi công việc bằng văn bản. Dù là một email ngắn cũng tốt hơn lời hứa miệng mơ hồ.
5. Giữ kín các giấy tờ nhạy cảm cho đến khi bạn xác minh người bạn đang làm việc cùng. Không bao giờ chia sẻ SSN (Social Security Number), số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng, hoặc tài liệu thuế với bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh.

Điểm cuối cùng này rất quan trọng. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và chi tiết yêu cầu. Chúng tôi không bao giờ hỏi SSN, số ITIN, số tài khoản tài chính hoặc tài liệu thuế. Bạn vẫn kiểm soát thông tin nhạy cảm của mình.

Nếu bạn muốn một danh sách kiểm tra, hãy xem cách chọn một kế toán và CPA vs EA vs tax preparer.

Các mô hình tính phí phổ biến và lỗi thường gặp

Kế toán thường tính phí theo một trong vài cách:

• Phí trọn gói (flat fee): thường áp dụng cho khai thuế và dịch vụ định kỳ hằng tháng
• Gói theo tháng (monthly package): thường gặp với kế toán sổ sách, payroll và hỗ trợ liên tục
• Theo giờ (hourly): thường gặp với việc dọn dẹp (cleanup), tư vấn và xử lý các vấn đề phức tạp

Không có mô hình nào tự động tốt hơn. Điều quan trọng là bạn hiểu rõ phạm vi công việc.

Các lỗi thường gặp:

• Chọn mức giá thấp nhất mà không kiểm tra giấy phép và PTIN
• Cho rằng phí khai thuế bao gồm cả việc dọn sổ sách, dù thực tế không bao gồm
• Không hỏi xem tờ khai tiểu bang có tính thêm phí không
• Giao nộp quá sớm các tài liệu nhạy cảm
• Thuê người không thể giải thích quy trình bằng các từ bạn hiểu
• Đợi đến sát hạn chót, khi lựa chọn ít hơn và giá có thể tăng

Một lỗi khác là kỳ vọng có đúng một mức giá trước khi ai đó đã xem xét tình hình. Các chuyên gia chân thành thường đưa ra một khoảng giá trước, sau đó xác nhận phí sau khi họ hiểu rõ công việc. Điều đó là bình thường.

Ví dụ, chủ một doanh nghiệp nhỏ có thể nghe mức $500-$1,800 cho tờ khai doanh nghiệp. Đây là một khoảng rộng, nhưng hợp lý. Tờ khai sạch sẽ, đơn giản là một loại công việc. Tờ khai gắn với sổ sách chưa hoàn chỉnh, khoản rút vốn của chủ (owner draws), chi tiêu cá nhân lẫn vào, hoặc nhiều tiểu bang là một công việc hoàn toàn khác.

Bước tiếp theo bạn nên làm gì

Nếu bạn đang tìm kiếm ngay bây giờ, hãy giữ mọi thứ đơn giản.

• Lập danh sách ngắn nhu cầu của bạn: khai thuế, kế toán sổ sách, payroll, hoặc dọn dẹp
• Thu thập bản tóm tắt cơ bản về tình huống: bạn là nhân viên hay tự kinh doanh, loại hình doanh nghiệp, số lượng nhân viên, số tài khoản ngân hàng, sổ sách đã cập nhật chưa
• Hỏi 2-3 kế toán được cấp phép để lấy khoảng ước tính bằng văn bản và phần nào được bao gồm
• Tự xác minh bằng cấp và PTIN
• Thuê người rõ ràng, đủ điều kiện và thực tế về phạm vi công việc cũng như mức giá

Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, được ghép nối với các kế toán được cấp phép miễn phí. Việc ghép nối miễn phí cho bạn. Các kế toán tham gia trả một khoản phí cố định để được đưa vào danh sách. Bạn so sánh các lựa chọn, xác minh bằng cấp, và chọn người để thuê.

Và nếu ngân sách đang eo hẹp, hãy nói sớm. Nhiều kế toán có thể cho bạn biết hiện tại cần làm gấp việc gì, việc gì có thể chờ, và những hồ sơ nào sẽ giúp giữ phí thấp hơn. Hồ sơ được tổ chức tốt thường tiết kiệm thời gian, và thời gian thường ảnh hưởng đến hóa đơn cuối cùng.