Cách lập ngân sách cho chi phí dịch vụ kế toán
Nhờ kế toán hỗ trợ có thể giúp tiết kiệm thời gian và giảm căng thẳng, nhưng giá không phải là một con số cố định cho mọi trường hợp. Một bản khai thuế đơn giản có thể tốn vài trăm đô-la, trong khi sổ sách kế toán định kỳ, payroll (chi trả lương) hoặc công việc thuế cho doanh nghiệp có thể tốn nhiều hơn, tùy thuộc vào loại việc, hồ sơ bạn có, và nơi bạn sống.
Câu trả lời ngắn: hãy lập ngân sách dựa trên loại hỗ trợ bạn cần
Nếu bạn đang cố gắng lên kế hoạch trước, hãy bắt đầu với khoảng chi phí điển hình ở Mỹ, chứ đừng dựa vào một mức giá “hứa chắc” duy nhất. Phí thực tế phụ thuộc vào công việc cần làm, tình huống của bạn, các hồ sơ bạn cung cấp và khu vực bạn sống.
Dưới đây là một số mức phổ biến mọi người thường dùng để tham khảo:
- Khai thuế cá nhân: thường $180-$500
- Khai thuế doanh nghiệp nhỏ: thường $500-$1,800
- Sổ sách kế toán hằng tháng: thường $150-$600/tháng cho mức độ nhẹ, đôi khi cao hơn nếu khối lượng lớn
- Payroll (chi trả lương): thường $40-$120/tháng cộng thêm phí theo mỗi nhân viên
- Dịch vụ theo giờ của CPA: thường $150-$400/giờ
Đây là ước tính, không phải báo giá hay cam kết. Một bản khai có một W-2 và khấu trừ tiêu chuẩn sẽ khác rất nhiều so với bản khai có thu nhập tự doanh, bất động sản cho thuê hoặc hồ sơ trễ. Một doanh nghiệp nhỏ có 20 giao dịch/tháng khác hẳn doanh nghiệp có 600 giao dịch.
Cách lập ngân sách đơn giản là:
- Xác định bạn cần hỗ trợ một lần hay hỗ trợ hằng tháng liên tục.
- Ghi mỗi loại dịch vụ thành một dòng riêng: thuế, sổ sách kế toán, payroll, rà soát/“dọn” hồ sơ, tư vấn.
- Thêm một khoản dự phòng cho các tình huống phát sinh, đặc biệt nếu sổ sách của bạn đang bị chậm.
- Nhận mức phí và phạm vi công việc bằng văn bản trước khi ai đó bắt đầu làm.
Nếu bạn không chắc mình cần loại hỗ trợ nào, hãy được ghép cặp với một kế toán được cấp phép và so sánh các lựa chọn.
Điều gì làm phí kế toán tăng hoặc giảm
Nhiều người nghĩ giá chỉ phụ thuộc vào thời gian. Thời gian có quan trọng, nhưng thường vài yếu tố thực tế sau mới là thứ làm thay đổi phí.
1. Hồ sơ của bạn được sắp xếp tốt đến mức nào
Hồ sơ gọn gàng thường tốn ít chi phí hơn. Nếu thiếu hóa đơn, hoạt động ngân hàng bị trộn lẫn với chi tiêu cá nhân, hoặc số liệu của năm trước không khớp, công việc sẽ mất nhiều thời gian hơn.
2. Có bao nhiêu mẫu biểu hoặc tài khoản liên quan
Nhiều mẫu biểu thường đồng nghĩa với nhiều việc hơn. Ví dụ gồm lịch trình cho hoạt động tự doanh, hoạt động cho thuê, vấn đề nhiều bang, câu hỏi về thuế bán hàng, kê khai payroll, hoặc nhiều tài khoản ngân hàng và thẻ.
3. Đây là công việc “đang làm” hay công việc “dọn dẹp”
Sổ sách kế toán hằng tháng là một việc. Việc bắt kịp cho 8 tháng thiếu sổ sách lại là chuyện khác. Công việc dọn dẹp có thể tốn nhiều hơn dịch vụ hằng tháng thường vì kế toán phải lần theo và dựng lại diễn biến đã xảy ra.
4. Quy mô doanh nghiệp và khối lượng giao dịch
Chủ doanh nghiệp một mình với vài hóa đơn/tháng có thể ở mức thấp hơn. Doanh nghiệp có hàng tồn kho, nhà thầu, nhân viên hoặc nhiều nền tảng thanh toán có thể sẽ cao hơn.
5. Nơi bạn ở
Phí thường cao hơn ở các khu vực đô thị đắt đỏ. Có thể thấp hơn ở nơi khác, nhưng “đúng người” và “đúng năng lực” quan trọng hơn việc chỉ săn mức rẻ nhất.
6. Trình độ và kinh nghiệm của người hành nghề
Một CPA hoặc EA / Enrolled Agent (Đại lý ghi thu thuế được IRS cấp phép) được cấp phép có thể tính phí cao hơn người làm dịch vụ chưa có giấy phép, nhưng nhiều người lại thích phần đào tạo, tính chịu trách nhiệm và phạm vi rõ ràng hơn. Nếu bạn chưa rõ các vai trò này khác nhau thế nào, hãy đọc CPA vs EA vs tax preparer.
Ngân sách tốt nhất không chỉ là chuyện giá. Đó là việc khớp mức phí với mức độ hỗ trợ bạn thật sự cần.
Cách lập ngân sách thực tế nếu bạn là cá nhân hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ
Dùng một mô hình ngân sách đơn giản. Hãy giữ cho nó “đúng kiểu”: dễ hiểu và rõ ràng.
Nếu bạn là người khai thuế cá nhân
- Bắt đầu với $180-$500 cho một bản khai điển hình.
- Lên ngân sách cao hơn nếu bạn có thu nhập tự doanh, bất động sản cho thuê, nhiều bang, bán cổ phiếu, hoặc các câu hỏi cần bắt kịp cuối năm.
- Nếu bạn dự kiến nhận thông báo hoặc cần điều chỉnh, hãy dành thêm chỗ trong ngân sách cho thời gian phát sinh.
Nếu bạn sở hữu doanh nghiệp nhỏ
Hãy nghĩ theo khoản chi theo năm và khoản chi theo tháng:
- Bản khai thuế doanh nghiệp: thường $500-$1,800
- Sổ sách kế toán: thường $150-$600/tháng
- Payroll: thường $40-$120/tháng cộng thêm theo mỗi nhân viên
- Hỗ trợ theo giờ cho dự án đặc biệt: thường $150-$400/giờ
Ví dụ lập kế hoạch sơ bộ cho một doanh nghiệp dịch vụ nhỏ có thể trông như thế này:
- Sổ sách kế toán hằng tháng: $250/tháng
- Payroll cho vài nhân viên: $75/tháng cộng phí theo từng nhân viên
- Bản khai thuế hằng năm: $900
- Một buổi họp lập kế hoạch ngắn trong năm: 1-2 giờ theo mức phí theo giờ của kế toán
Loại hình doanh nghiệp này có thể lập ngân sách vài nghìn đô-la trong cả năm. Một doanh nghiệp khác với sổ sách lộn xộn, công việc dọn dẹp cũ, hàng tồn kho hoặc nhiều bang có thể cao hơn nhiều.
Nếu bạn rất nhỏ, đừng mặc định rằng bạn cần mọi dịch vụ ngay lập tức. Có thể bạn chỉ cần bản khai thuế theo năm trước, rồi sau đó thêm dịch vụ sổ sách kế toán khi khối lượng tăng. Nếu bạn chạy payroll hoặc dự định sớm tuyển dụng, hãy hỏi riêng về payroll để bạn thấy chi phí rõ ràng thay vì gộp tất cả thành một con số mơ hồ.
Nếu tiếng mẹ đẻ của bạn không phải là tiếng Anh, hoặc bạn nộp thuế bằng ITIN, hãy yêu cầu một người có thể giải thích phạm vi bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Bạn cũng có thể bắt đầu với hỗ trợ cho người nộp bằng ITIN và người nhập cư. Việc yêu cầu làm rõ là chuyện bình thường. Đó không phải dấu hiệu xấu.
Nơi khiến nhiều người bị “cháy” vì phí
Mức giá rẻ nhất không phải lúc nào cũng dẫn đến kết quả rẻ nhất. Đây là chỗ vấn đề thường bắt đầu.
- Giá khởi điểm thấp nhưng thêm rất nhiều khoản phụ phí. Hỏi rõ phần nào được bao gồm và phần nào tính thêm.
- Không có phạm vi công việc bằng văn bản. Nếu kế toán nói rằng họ sẽ “lo liệu tất cả”, hãy dừng lại và hỏi chính xác điều đó nghĩa là gì.
- Nhầm lẫn giữa sổ sách kế toán và tax preparation (chuẩn bị hồ sơ/khai thuế). Hai việc này có liên quan, nhưng không phải cùng một dịch vụ.
- Trả tiền cho công việc dọn dẹp có thể tránh được. Nếu bạn mang hồ sơ được sắp xếp, bạn có thể tốn ít hơn.
- Chia sẻ thông tin nhạy cảm quá sớm. Tuyệt đối không gửi SSN, số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hay tài liệu thuế cho đến khi bạn đã xác minh rõ mình đang làm việc với ai.
Một vài câu hỏi thông minh có thể giúp bạn tiết kiệm:
- Công việc chính xác nào được bao gồm trong mức phí này?
- Điều gì sẽ khiến phí tăng lên?
- Đây là phí trọn gói (flat fee), phí theo tháng, phí theo giờ hay hỗn hợp?
- Công việc dọn dẹp, hồ sơ đã sửa đổi (amended returns), thông báo của IRS hoặc các bang bổ sung có tốn thêm không?
- Trước khi gửi bất cứ thứ gì, tôi cần sắp xếp những hồ sơ nào?
BalancedRow là dịch vụ ghép cặp miễn phí. Chúng tôi không phải là công ty kế toán, đơn vị chuẩn bị khai thuế, người làm sổ sách, công ty payroll hay công ty luật, và chúng tôi không đưa ra lời khuyên về thuế, kế toán, tài chính hoặc pháp lý. Chúng tôi giúp bạn kết nối với kế toán được cấp phép. Bạn tự so sánh, tự xác minh và tự chọn người để thuê.
Trước khi thuê bất kỳ ai, hãy tự mình xác minh chứng chỉ và PTIN thông qua IRS Directory of Federal Tax Return Preparers và, với CPA, thông qua hội đồng cấp bang về kế toán. Sau đó xác nhận mức phí và phạm vi bằng văn bản. Hướng dẫn của chúng tôi về cách chọn một kế toán có thể giúp bạn.
Bước tiếp theo cần làm gì
Nếu bạn muốn ít bị bất ngờ hơn, hãy làm các việc sau trong tuần này:
- Lập danh sách các dịch vụ bạn nghĩ mình cần ngay.
- Ước tính mỗi dịch vụ là một lần, theo tháng hay theo giờ.
- Sắp xếp hồ sơ trước khi yêu cầu báo giá.
- Yêu cầu mức phí theo khung và phạm vi công việc bằng văn bản.
- Tự xác minh giấy phép hành nghề của kế toán và PTIN.
- Giữ các tài liệu nhạy cảm cho đến khi bạn đã xác minh rõ mình đang làm việc với ai.
BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và các chi tiết yêu cầu. Chúng tôi không thu thập SSN, số ITIN, số tài khoản tài chính, hay tài liệu thuế. Việc ghép cặp miễn phí cho bạn. Các kế toán tham gia sẽ trả một mức phí cố định để được đưa vào danh sách.
Nếu bạn đã sẵn sàng so sánh các lựa chọn, bạn có thể được ghép cặp hoặc tìm hiểu thêm về mức giá.
Hãy lập ngân sách cho kế toán theo từng loại dịch vụ, không dựa vào đoán mò: khai thuế, sổ sách kế toán, payroll và các dịch vụ hỗ trợ đặc biệt đều có chi phí riêng. Dùng các khoảng giá hợp lý, có khoản dự phòng cho công việc dọn dẹp hoặc hồ sơ bổ sung, tự xác minh giấy phép và PTIN của kế toán, và đừng bao giờ chia sẻ tài liệu nhạy cảm cho đến khi bạn biết chính xác mình đang làm việc với ai.