Cách chọn mô hình kinh doanh

Câu trả lời ngắn gọn

Hầu hết các doanh nghiệp rất nhỏ thường bắt đầu bằng cách so sánh quyền sở hữu cá thể, LLC một thành viên, hợp danh, công ty S, và công ty C.

Nguyên tắc nhanh:

• Nếu bạn làm một mình và muốn thiết lập đơn giản nhất, nhiều người bắt đầu với tư cách quyền sở hữu cá thể.
• Nếu bạn muốn có một “lớp” pháp lý tách giữa công việc kinh doanh và đời sống cá nhân, nhiều người chọn LLC.
• Nếu bạn có một hoặc nhiều đồng chủ sở hữu, bạn có thể đang cân nhắc hợp danh hoặc LLC nhiều thành viên.
• Nếu doanh nghiệp tạo ra lợi nhuận ổn định và việc lập kế hoạch cho payroll (tiền lương) quan trọng, một số chủ doanh nghiệp hỏi kế toán được cấp phép liệu bầu chọn công ty S (S corporation election) có đáng với khối lượng công việc tăng thêm hay không.
• Nếu bạn dự định thu hút đầu tư từ bên ngoài hoặc muốn giữ lợi nhuận trong công ty, công ty C có thể là lựa chọn.

Không có một “mô hình tốt nhất” áp dụng cho mọi trường hợp. Mô hình rẻ nhất để khởi sự không phải lúc nào cũng an toàn nhất. Mô hình có lợi thế về thuế cũng có thể kéo theo payroll, bookkeeping (kế toán sổ sách), các hồ sơ nộp ở bang và chi phí dịch vụ chuyên nghiệp nhiều hơn.

Nếu bạn chưa chắc, hãy nhờ hỗ trợ từ kế toán được cấp phép làm việc với doanh nghiệp nhỏ. BalancedRow có thể giúp bạn được ghép cặp với CPA hoặc IRS Enrolled Agent miễn phí cho bạn.

Khi bạn chọn một mô hình sẽ thay đổi gì

Người ta thường chỉ tập trung vào thuế. Đây là một sai lầm. Mô hình của bạn có thể ảnh hưởng đến 5 vấn đề lớn:

1. Bảo vệ trách nhiệm pháp lý
Điều này liên quan đến việc tài sản cá nhân của bạn có bị “lộ” nhiều hơn hay không nếu doanh nghiệp bị kiện hoặc không trả được nợ. Quyền sở hữu cá thể không có pháp nhân tách biệt. LLC hoặc công ty thường được dùng để tạo sự tách biệt, nhưng mức bảo vệ phụ thuộc vào việc tuân thủ quy định, lưu giữ hồ sơ, sử dụng tài khoản riêng và xử lý hợp đồng đúng cách.

2. Cách doanh nghiệp bị tính thuế
Một số mô hình được tính thuế trên tờ khai cá nhân của bạn. Một số khác nộp tờ khai doanh nghiệp riêng. Trong một số trường hợp, thu nhập doanh nghiệp vẫn có thể “chảy qua” sang chủ sở hữu. Kết quả thuế phụ thuộc vào lợi nhuận, khoản lỗ, quy định của bang, thuế tự doanh (self-employment tax), payroll và các chi tiết khác.

3. Giấy tờ và quản trị định kỳ
Mô hình càng đơn giản thường càng ít thủ tục ban đầu và ít quy định duy trì. Mô hình phức tạp hơn có thể đòi hỏi hồ sơ nộp hàng năm, tờ khai thuế riêng, payroll, hồ sơ cổ đông hoặc thành viên và bookkeeping chặt chẽ hơn. Nếu bạn ghét phần quản trị, hãy nói thật điều đó.

4. Cách bạn tách quyền sở hữu và trả tiền cho người khác
Nếu bạn có đối tác hoặc nhà đầu tư, mô hình quan trọng. Bạn có thể cần các quy định rõ ràng về ai sở hữu cái gì, ai nhận lợi nhuận, chuyện gì xảy ra nếu một người rời đi và ai là người có quyền ra quyết định.

5. Chi phí để duy trì
Có thể có phí nộp hồ sơ của bang, phí đại diện đã đăng ký (registered-agent), chi phí bookkeeping, chi phí payroll và phí chuẩn bị tờ khai thuế. Phí kế toán phổ biến thay đổi theo khu vực và mức độ phức tạp. Ví dụ, bookkeeping hàng tháng thường khoảng $150-$600 mỗi tháng cho doanh nghiệp nhỏ theo khối lượng, và tờ khai thuế cho doanh nghiệp nhỏ thường khoảng $500-$1,800. Đây chỉ là ước tính. Phí thực tế phụ thuộc vào khối lượng công việc, tình hình của bạn, hồ sơ của bạn và khu vực bạn sống.

Vì vậy, việc chọn mô hình không chỉ là hình thức pháp lý. Đây là quyết định vận hành.

Các lựa chọn phổ biến thường so sánh như thế nào

Dưới đây là bản diễn giải bằng ngôn ngữ đời thường.

Quyền sở hữu cá thể (Sole proprietorship)

• Thường là lựa chọn đơn giản nhất nếu bạn làm một mình.
• Thu nhập và chi phí kinh doanh nhìn chung được báo cáo trên tờ khai thuế cá nhân của bạn.
• Theo mặc định, không có pháp nhân tách biệt.
• Có thể bắt đầu nhanh và chi phí thấp.
• Điểm bất lợi là mức bảo vệ trách nhiệm pháp lý bị hạn chế.

Mô hình này phù hợp với freelancer (người làm tự do), tư vấn, doanh nghiệp dịch vụ làm tại nhà và những người đang thử một ý tưởng trước khi chi tiền cho một pháp nhân chính thức.

LLC

• LLC là pháp nhân được thành lập theo luật của bang.
• Nhiều chủ sở hữu chọn vì mục tiêu tách trách nhiệm pháp lý và tính linh hoạt.
• LLC một thành viên thường được thuế tương tự như quyền sở hữu cá thể theo mặc định. LLC nhiều thành viên thường được thuế tương tự như hợp danh theo mặc định.
• LLC đôi khi cũng có thể chọn cách tính thuế theo hướng công ty trong một số tình huống.
• Phí của bang và yêu cầu hằng năm thay đổi rất nhiều.

Với nhiều doanh nghiệp nhỏ, LLC là “lối đi giữa” thực tế giữa sự đơn giản và sự bảo vệ.

Hợp danh (Partnership)

• Thường gặp khi có hai người trở lên cùng sở hữu doanh nghiệp.
• Hợp danh cần thỏa thuận rõ ràng về quyền sở hữu, chia sẻ lợi nhuận, trách nhiệm và các trường hợp rút lui/kết thúc.
• Báo cáo thuế phức tạp hơn quyền sở hữu cá thể.
• Bookkeeping tốt là điều quan trọng ngay từ ngày đầu.

Nhiều vấn đề của doanh nghiệp nhìn giống như vấn đề về thuế thực ra là vấn đề của thỏa thuận đối tác (partner agreement).

Bầu chọn công ty S (S corporation election)

• Đây không phải là một pháp nhân theo luật bang tự thân. Đó là lựa chọn thuế (tax election) dành cho một số doanh nghiệp đáp ứng điều kiện.
• Chủ sở hữu đôi khi cân nhắc khi lợi nhuận tăng và họ muốn xem xét các vấn đề về payroll và thuế tự doanh (self-employment tax) với một kế toán được cấp phép.
• Có thể làm tăng độ phức tạp: payroll, quy tắc bù đắp cho chủ sở hữu (owner compensation), các tờ khai riêng và bookkeeping chặt chẽ hơn.

Lựa chọn này có thể giúp tiết kiệm tiền trong một số trường hợp nhưng cũng có thể gây rắc rối ở những trường hợp khác. Rất phụ thuộc vào từng chi tiết thực tế.

C corporation

• Một công ty chịu thuế riêng.
• Thường được dùng khi kế hoạch có nhà đầu tư bên ngoài, kế hoạch cổ phiếu hoặc lợi nhuận giữ lại (retained earnings).
• Thông thường, mô hình này hình thức hơn và phức tạp hơn đối với đa số chủ doanh nghiệp nhỏ tự vận hành.

Nếu bạn là doanh nghiệp dịch vụ địa phương một người, công ty C thường có nhiều phức tạp hơn mức bạn cần. Nhưng không phải lúc nào cũng vậy.

Nếu câu hỏi của bạn thực sự xoay quanh thuế, hãy so sánh các lựa chọn của bạn với một chuyên gia được cấp phép, người hiểu về kế toán cho doanh nghiệp nhỏ.

Những câu hỏi cần hỏi trước khi bạn quyết định

Trước khi bạn nộp bất cứ thứ gì cho bang của mình, hãy tự hỏi:

• Tôi làm một mình hay với đối tác? Nếu có đồng chủ sở hữu, hãy ghi rõ quy tắc về quyền sở hữu và quyết định ngay từ sớm.
• Doanh nghiệp này có mức rủi ro pháp lý bao nhiêu? Một nhà thiết kế làm việc từ nhà có thể có mức rủi ro khác với nhà thầu, doanh nghiệp đồ ăn, trung tâm giữ trẻ (daycare) hoặc công ty vận tải (trucking).
• Tôi có sớm tuyển nhân viên không? Payroll làm tăng chi phí và công việc tuân thủ. Phí dịch vụ payroll phổ biến thường vào khoảng $40-$120 mỗi tháng cộng thêm khoản phí theo từng nhân viên, nhưng chi phí thực tế phụ thuộc vào nhà cung cấp, số lượng nhân viên, tần suất nộp hồ sơ và bang của bạn.
• Tôi kỳ vọng lợi nhuận bao nhiêu? Doanh nghiệp kiếm được vài nghìn đô có thể không cần thiết lập giống như doanh nghiệp tạo lợi nhuận đều đặn mạnh.
• Tôi có cần nhà đầu tư hoặc đối tác kinh doanh sau này không? Chọn thứ gì đó không “giam” bạn quá sớm.
• Tôi có thể tách tiền kinh doanh và tiền cá nhân không? Nếu không, ngay cả một mô hình tốt cũng có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn.
• Bang của tôi tính phí gì mỗi năm? Một số bang khá rẻ. Một số khác thì không.
• Tôi có đủ khả năng chi cho phần quản trị không? Tiết kiệm thuế trên giấy không giúp được nhiều nếu phần thiết lập tạo ra các hồ sơ mà bạn không theo kịp.

Nếu bạn là người sáng lập là người nhập cư, người nộp ITIN (ITIN filer) hoặc tiếng Anh không phải ngôn ngữ đầu tiên của bạn, đừng để điều đó ngăn cản bạn. Nhiều chủ doanh nghiệp bắt đầu quy trình này bằng những câu hỏi. Cách an toàn là thuê một kế toán được cấp phép giải thích rõ ràng và để bạn tự quyết định. Trang hỗ trợ ITIN và người nhập cư của chúng tôi giải thích cách thức ghép cặp.

Bước tiếp theo cần làm gì

Dùng kế hoạch đơn giản này:

1. Ghi lại tình hình thực tế của bạn
Ghi rõ doanh nghiệp làm gì, bạn có đối tác không, doanh thu dự kiến, bạn có thuê nhân sự không và bạn vận hành ở bang nào.

2. Tách riêng các mục tiêu
Quyết định điều gì quan trọng nhất ngay bây giờ: chi phí thấp, tách trách nhiệm pháp lý, hiệu quả về thuế, đưa thêm đối tác hay tạo độ tin cậy với khách hàng.

3. Lấy ước tính cho phần công việc duy trì
Hỏi về thiết lập, hồ sơ nộp hằng năm, tờ khai thuế, payroll và bookkeeping. Đừng chỉ hỏi, “Cái nào rẻ nhất?” Hãy hỏi, “Năm nay và mỗi năm sau thì khoản này sẽ tốn của tôi bao nhiêu?” Bạn có thể xem trước bảng giá chung, nhưng mức phí thực tế phụ thuộc vào khối lượng công việc, hồ sơ của bạn, tình hình của bạn và khu vực bạn sống.

4. Trao đổi với kế toán được cấp phép trước khi chốt lựa chọn
Thuê CPA hoặc IRS Enrolled Agent. Tự mình kiểm tra bằng cấp và PTIN bằng IRS Directory of Federal Tax Return Preparers và, với CPA, bằng hội đồng kế toán của bang bạn. Xác nhận phí và phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bắt đầu làm. Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm người, BalancedRow có thể kết nối bạn với các chuyên gia được cấp phép thông qua dịch vụ ghép cặp miễn phí của chúng tôi.

5. Bảo vệ thông tin của bạn
Không bao giờ chia sẻ số an sinh xã hội (Social Security Number), mã ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc tài liệu thuế với bất kỳ ai bạn chưa xác minh. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và chi tiết yêu cầu để ghép cặp. Chúng tôi không thu thập SSN, số ITIN, số tài khoản tài chính hoặc tài liệu thuế.

6. Giữ “sạch” cho doanh nghiệp từ ngày đầu
Khi bạn chọn mô hình, hãy dùng hồ sơ và tài khoản doanh nghiệp riêng, theo dõi thu nhập và chi phí, và sắp xếp giấy tờ gọn gàng. Điều này giúp mùa khai thuế rẻ hơn và ít căng thẳng hơn.

Một mô hình tốt phải phù hợp với doanh nghiệp bạn có hiện tại, chứ không phải phiên bản “mơ tưởng” của năm năm sau. Bạn thường có thể đổi hướng về sau, nhưng việc thay đổi tốn thời gian và tiền bạc, nên bắt đầu với một lựa chọn rõ ràng và có hiểu biết sẽ có lợi hơn.