Kiến thức cơ bản về thuế bán hàng cho doanh nghiệp nhỏ

Câu trả lời ngắn gọn

Nếu doanh nghiệp của bạn bán hàng hóa hoặc dịch vụ thuộc diện chịu thuế, bạn có thể cần đăng ký với một tiểu bang, thu thuế bán hàng từ khách hàng, nộp tờ khai, và nộp khoản thuế này cho tiểu bang đúng hạn. Quy định do từng tiểu bang đặt ra và không phải nơi nào cũng giống nhau.

Một vài nguyên tắc cơ bản quan trọng nhất:

• Thuế bán hàng thường là thuế ở cấp tiểu bang và địa phương. Không có một hệ thống thuế bán hàng quốc gia duy nhất tại Mỹ.
• Không phải mọi sản phẩm hay dịch vụ đều chịu thuế. Quần áo, phần mềm, thực phẩm tạp hóa, sản phẩm kỹ thuật số, dịch vụ sửa chữa và dịch vụ chuyên môn có thể được xử lý khác nhau tùy theo tiểu bang.
• Thông thường bạn cần có “mối liên hệ” với tiểu bang trước. Người ta thường gọi đó là nexus. Nexus có thể phát sinh từ việc có văn phòng, hàng tồn kho, nhân viên, nhà thầu, hoặc có đủ doanh thu bán vào tiểu bang đó.
• Bạn thường nên đăng ký trước khi bắt đầu thu thuế. Ở nhiều tiểu bang, việc thu trước khi đăng ký có thể gây ra vấn đề.
• Bạn không giữ khoản thuế bán hàng. Bạn thu từ khách hàng và chuyển cho tiểu bang.

Nếu bạn chưa chắc, hãy tìm sự hỗ trợ sớm từ một kế toán được cấp phép, chẳng hạn như CPA hoặc IRS Enrolled Agent, đặc biệt nếu bạn bán online, có nhân sự ở các tiểu bang khác nhau, hoặc mới vượt ngưỡng doanh thu. BalancedRow là dịch vụ ghép nối miễn phí. Chúng tôi có thể giúp bạn được ghép nối với một kế toán được cấp phép, nhưng chúng tôi không cung cấp tư vấn thuế hoặc tư vấn pháp lý.

Thuế bán hàng trong thực tế có nghĩa là gì

Hãy xem thuế bán hàng như một tập hợp các quy tắc do từng tiểu bang quy định xoay quanh bạn bán cái gì, bạn bán ở đâu, và liệu bạn có đủ mối liên hệ với tiểu bang đó để phát sinh nghĩa vụ tuân thủ hay không.

Dưới đây là những phần mà đa số chủ doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt:

1. Giao dịch chịu thuế
Giao dịch chịu thuế là giao dịch mà tiểu bang xác định thuộc diện chịu thuế bán hàng. Ở tiểu bang này, dịch vụ của bạn có thể chịu thuế. Ở tiểu bang khác, có thể lại không. Điều tương tự cũng đúng với sản phẩm, tải xuống kỹ thuật số, gói đăng ký, và các gói kết hợp.

2. Nexus
Nexus nghĩa là doanh nghiệp của bạn có đủ mối liên hệ với một tiểu bang khiến tiểu bang kỳ vọng bạn phải đăng ký và tuân thủ. Ví dụ thường gặp:

• Bạn có cửa hàng, văn phòng, kho hàng, hoặc hàng tồn kho ở đó
• Bạn hoặc nhân viên của bạn làm việc ở đó
• Một nhà thầu tạo ra mối liên hệ kinh doanh ở đó
• Doanh số bán của bạn vào tiểu bang đó vượt ngưỡng do tiểu bang đó đặt ra

Ngưỡng doanh số này thường được gọi là economic nexus. Nhiều tiểu bang dùng bài kiểm tra theo mức doanh thu (tính bằng tiền USD), và một số tiểu bang trước đây còn tính cả số lượng giao dịch. Ngưỡng có thể thay đổi và cũng có thể thay đổi theo thời gian.

3. Giấy phép hoặc đăng ký
Trước khi thu thuế bán hàng, nhiều doanh nghiệp cần giấy phép thuế bán hàng hoặc đăng ký với tiểu bang. Tên chính xác sẽ khác nhau tùy tiểu bang.

4. Tần suất nộp tờ khai
Sau khi đăng ký, tiểu bang có thể ấn định lịch nộp như theo tháng, theo quý, hoặc theo năm. Ngay cả khi trong một giai đoạn bạn không thu được thuế nào, một số tiểu bang vẫn kỳ vọng bạn nộp tờ khai.

5. Quy tắc miễn thuế
Một số giao dịch được miễn thuế. Có thể bao gồm một số giao dịch bán lại, tổ chức phi lợi nhuận, một số nhóm thực phẩm, hoặc các đầu vào phục vụ sản xuất. Tuy nhiên, thường bạn cần hồ sơ phù hợp, chẳng hạn như chứng từ miễn thuế hợp lệ hoặc chứng nhận bán lại.

Chính ở đây nhiều người bị “vấp”: họ nghĩ rằng “tôi chỉ bán online” hoặc “tôi chỉ cung cấp dịch vụ” thì không phải thuế bán hàng. Đôi khi đúng. Nhưng cũng có khi sai hoàn toàn. Một kế toán được cấp phép, hiểu về thuế doanh nghiệp đa tiểu bang và thuế cho doanh nghiệp nhỏ, có thể giúp bạn xác định đúng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về hỗ trợ kế toán cho chủ doanh nghiệp, xem kế toán cho doanh nghiệp nhỏ.

Các tình huống phổ biến gây nhầm lẫn

Chủ doanh nghiệp nhỏ thường bị mắc kẹt ở những điểm tương tự.

Bán ở nhiều tiểu bang
Nếu bạn bán qua ranh giới tiểu bang, quy định của tiểu bang nơi bạn cư trú chỉ là một phần của bức tranh. Bạn có thể cần xem khách hàng ở đâu, tiểu bang đó có đánh thuế sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn hay không, và liệu bạn có vượt ngưỡng nexus của tiểu bang đó hay không.

Bán online và các nền tảng/chợ
Nếu bạn bán qua website của riêng bạn, một marketplace (nền tảng bán hàng), mạng xã hội, hoặc cả ba, cách thiết lập của bạn sẽ quan trọng. Trong một số trường hợp, marketplace có thể thu thuế cho một số giao dịch, nhưng không thu cho tất cả giao dịch hoặc không thu cho mọi khoản phí. Đừng cho rằng mọi thứ đã được xử lý giúp bạn.

Dịch vụ
Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng dịch vụ luôn được miễn thuế. Không phải lúc nào cũng vậy. Một số tiểu bang đánh thuế một số loại dịch vụ, dịch vụ sửa chữa, công việc liên quan đến phần mềm, lắp đặt, xử lý dữ liệu, vé vào cửa, hoặc các dịch vụ cá nhân.

Gói dịch vụ/sản phẩm (bundles)
Nếu bạn bán một gói gồm cả hạng mục chịu thuế và không chịu thuế, cách tính thuế cho gói có thể khác so với việc bạn bán từng phần riêng lẻ.

Hàng tồn kho được lưu ở nơi khác
Việc dùng kho hàng hoặc dịch vụ fulfillment (chuỗi cung ứng/hoàn tất đơn) ở tiểu bang khác có thể tạo nexus ngay cả khi bạn không bao giờ trực tiếp đến tiểu bang đó.

Đăng ký muộn hoặc nộp tờ khai muộn
Các tiểu bang có thể tính phạt và tính lãi chậm nộp. Đôi khi chi phí để khắc phục các vấn đề cũ còn cao hơn rất nhiều so với khoản thuế lẽ ra bạn phải nộp nếu làm đúng hạn.

Sổ sách/hồ sơ kém
Nếu sổ sách của bạn không thể hiện rõ ràng doanh thu chịu thuế, giao dịch miễn thuế, hóa đơn hoàn trả (returns), phí vận chuyển (shipping), và tổng hợp theo từng tiểu bang, việc chuẩn bị tờ khai thuế bán hàng sẽ khó hơn và tốn kém hơn.

Kế toán sổ sách (bookkeeping) tốt sẽ giúp bạn ở đây. Hồ sơ sạch sẽ có thể tiết kiệm thời gian, giảm căng thẳng và chi phí kế toán. Nếu sổ sách của bạn đang bị tồn đọng, hãy tìm hiểu bookkeeping thường bao gồm những gì và có thể tốn bao nhiêu.

Một cách đơn giản để kiểm tra bạn đang ở đâu

Bạn không cần phải trở thành chuyên gia thuế ngay lập tức. Hãy bắt đầu với danh sách kiểm tra thực tế này:

1. Liệt kê bạn bán gì. Ghi ra từng sản phẩm, dịch vụ, hạng mục kỹ thuật số, gói đăng ký, hoặc gói hàng.
2. Liệt kê khách hàng của bạn ở đâu. Bao gồm mọi tiểu bang nơi bạn đã bán hàng.
3. Liệt kê các mối liên hệ kinh doanh của bạn. Văn phòng, văn phòng tại nhà, nhân viên, nhà thầu, hàng tồn kho, kho hàng, sự kiện, hoặc các công việc thường xuyên ở tiểu bang khác.
4. Kiểm tra tổng doanh thu theo từng tiểu bang. Xem 12 tháng gần nhất và năm hiện tại nếu có thể.
5. Rà soát cách bạn lập hóa đơn cho khách hàng. Hiện bạn có đang tính thuế bán hàng không? Nếu có, hãy đảm bảo bạn đã đăng ký đúng nơi cần thiết.
6. Tập hợp hồ sơ của bạn lại. Báo cáo bán hàng, hóa đơn, báo cáo từ marketplace, sao kê ngân hàng và các tờ khai trước đó.
7. Trao đổi với một kế toán được cấp phép trước khi đoán. Hỏi bạn có thể có nexus ở đâu, hạng mục nào chịu thuế, những tờ khai nào có thể cần nộp, và quy trình xử lý/khắc phục sẽ trông như thế nào nếu bạn đang bị trễ.

Nếu bạn đang thuê hỗ trợ, hãy xin mức phí và phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bắt đầu làm. Các mức phí phổ biến thường chỉ là ước tính. Một tờ khai thuế cho doanh nghiệp nhỏ thường vào khoảng $500-$1,800, bookkeeping theo tháng thường khoảng $150-$600 mỗi tháng tùy theo khối lượng giao dịch, và CPA tính theo giờ có thể khoảng $150-$400 mỗi giờ. Mức phí thực tế phụ thuộc vào công việc liên quan, tình huống của bạn, hồ sơ bạn cung cấp, và khu vực của bạn.

BalancedRow miễn phí cho người đọc. Chúng tôi không phải là công ty kế toán. Chúng tôi kết nối mọi người với các kế toán được cấp phép. Bạn cũng có thể xem giá tham khảo trước khi liên hệ.

Bước tiếp theo cần làm gì và cách bảo vệ bạn

Nếu thuế bán hàng có thể áp dụng cho doanh nghiệp của bạn, hãy làm những việc sau ngay bây giờ:

• Đừng bỏ qua các thông báo của tiểu bang. Bỏ lỡ hạn nộp có thể khiến việc khắc phục tốn kém hơn.
• Đừng đăng ký “khắp nơi” một cách mù quáng. Việc đăng ký có thể tạo ra nghĩa vụ nộp tờ khai. Hãy đảm bảo việc đăng ký có ý nghĩa trước.
• Đừng gửi thông tin nhạy cảm cho bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh. Không bao giờ chia sẻ Số An Sinh Xã Hội SSN, số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng, hoặc tài liệu thuế với bất kỳ ai cho đến khi bạn đã xác minh họ là ai.
• Tự xác minh chuyên gia. Nếu bạn thuê hỗ trợ, hãy chọn một kế toán được cấp phép như CPA hoặc IRS Enrolled Agent. Xác minh tư cách hành nghề và PTIN qua IRS Directory of Federal Tax Return Preparers hoặc hội đồng kế toán của tiểu bang mà người đó thuộc về, đồng thời xác nhận mức phí và phạm vi công việc bằng văn bản.
• Giữ quyền kiểm soát của bạn. Bạn so sánh các lựa chọn. Bạn xác minh tư cách hành nghề. Bạn chọn người để thuê. Bạn giữ tài liệu của mình cho đến khi bạn cảm thấy người đó là người thật và đủ năng lực.

Nếu tiếng Anh không phải là ngôn ngữ đầu tiên của bạn, hoặc bạn nộp thuế với ITIN, việc tìm hỗ trợ là điều bình thường. Bạn không cần tự xoay một mình. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và chi tiết yêu cầu để chúng tôi có thể giúp bạn kết nối với một kế toán được cấp phép. Chúng tôi không thu SSN, số ITIN, số tài khoản tài chính, hoặc tài liệu thuế. Khi bạn sẵn sàng, bạn có thể được ghép nối với một người được cấp phép để xem xét tình huống của bạn.