Cách kiểm tra năng lực hành nghề của người làm thuế và PTIN

Câu trả lời ngắn gọn

Đừng đưa hồ sơ thuế của bạn chỉ vì ai đó nói rằng họ làm thuế. Người làm thuế liên bang trả phí (thuê để làm thay) thật sự phải có PTIN hợp lệ. PTIN là viết tắt của Preparer Tax Identification Number. Đây là mã mà IRS yêu cầu phần lớn người chuẩn bị tờ khai thuế trả phí phải dùng trên các tờ khai mà họ chuẩn bị để nhận thù lao.

Nếu người đó cũng nói rằng họ là CPA hoặc IRS Enrolled Agent (EA), hãy kiểm tra luôn năng lực đó nữa. Những điều này độc lập với PTIN.

Danh sách kiểm tra cơ bản an toàn là:

1. Yêu cầu họ cung cấp họ tên đầy đủ theo giấy tờ hợp pháp, tên doanh nghiệp và PTIN.
2. Hỏi họ đang có chứng chỉ gì: CPA, EA, hoặc luật sư.
3. Tự xác minh chứng chỉ bằng nguồn công khai phù hợp.
4. Tra cứu trong IRS Directory of Federal Tax Return Preparers nếu họ nói rằng họ có chứng chỉ được công nhận.
5. Xác nhận phí và phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bắt đầu làm.
6. Không chia sẻ SSN, số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc hồ sơ thuế cho đến khi bạn đã xác minh ai họ là.

Nếu bạn muốn cách bắt đầu đơn giản hơn, BalancedRow có thể giúp bạn được ghép cặp với các kế toán được cấp phép. Việc ghép cặp miễn phí với bạn. Bạn vẫn cần tự so sánh, xác minh và chọn người để thuê.

PTIN là gì, và không chứng minh được điều gì

PTIN quan trọng vì người chuẩn bị thuế trả phí thường cần có để lập tờ khai thuế liên bang (cho công việc có lấy thù lao). Nếu ai đó muốn tính phí để chuẩn bị tờ khai nhưng không thể giải thích rõ tình trạng PTIN của họ, đó là dấu hiệu cảnh báo.

Nhưng đây là phần nhiều người bỏ sót: chỉ riêng PTIN không có nghĩa người đó là CPA hoặc EA. Cũng không có nghĩa họ có kinh nghiệm, cẩn thận, hoặc phù hợp với tình huống của bạn.

Hãy hình dung theo cách này:

• PTIN = mã người chuẩn bị thuế do IRS yêu cầu đối với phần lớn người chuẩn bị tờ khai liên bang trả phí
• CPA = Kế toán công chứng (Certified Public Accountant) được cấp phép bởi tiểu bang
• EA = Đại lý được IRS ủy quyền (Enrolled Agent)
• Attorney = luật sư được cấp phép bởi hiệp hội luật sư tiểu bang

Đây không phải là cùng một thứ.

Nếu tình huống của bạn đơn giản, bạn có thể chỉ cần một người làm thuế đủ điều kiện có PTIN hợp lệ. Nhưng nếu bạn có doanh nghiệp, nộp chậm, vướng vấn đề về payroll, có thu nhập nhiều tiểu bang, câu hỏi về ITIN, hoặc hồ sơ phức tạp, thường sẽ khôn ngoan hơn khi thuê một kế toán được cấp phép như CPA hoặc EA. Nếu bạn chưa chắc loại chuyên gia nào phù hợp, hướng dẫn này về CPA vs EA vs người làm thuế có thể giúp bạn.

Ngoài ra, hãy nhớ: BalancedRow không phải là người làm thuế hoặc công ty kế toán. Chúng tôi không lập tờ khai thuế và không đưa lời khuyên về thuế. Chúng tôi giúp người dùng kết nối với các kế toán được cấp phép và hiểu những câu hỏi cần hỏi.

Cách xác minh người làm thuế theo từng bước

Dưới đây là cách kiểm tra thực tế trước khi bạn tin tưởng họ với hồ sơ thuế của mình.

1. Yêu cầu thông tin nhận dạng chính xác

Lấy đầy đủ thông tin của người đó:

• Họ tên đầy đủ
• Tên doanh nghiệp
• Địa chỉ văn phòng
• Số điện thoại
• Địa chỉ email
• PTIN
• Chứng chỉ mà họ tự nêu (nếu có)

Một chuyên gia không nên phản ứng phòng thủ khi bạn hỏi. Bạn không hề thô lỗ. Bạn đang bảo vệ chính mình.

2. Kiểm tra chứng chỉ từ nguồn gốc

Nếu họ nói rằng họ là CPA, hãy xác minh giấy phép với hội đồng cấp phép kế toán của tiểu bang. Đảm bảo giấy phép đang còn hiệu lực và ở trạng thái tốt.

Nếu họ nói họ là EA, hãy kiểm tra IRS Directory of Federal Tax Return Preparers.

Nếu họ nói họ là luật sư, hãy xác minh với hiệp hội luật sư tiểu bang liên quan.

Đừng chỉ dựa vào:

• Danh thiếp
• Trang mạng xã hội
• Giấy chứng nhận treo tường trong khung
• Hồ sơ ứng dụng nhắn tin
• Lời hứa rằng họ "đã đăng ký"

3. Hỏi liệu họ có ký tên trên tờ khai hay không

Người làm thuế trả phí thường sẽ ký vào tờ khai mà họ chuẩn bị và kèm PTIN. Nếu ai đó muốn chuẩn bị tờ khai cho bạn nhưng lại bảo bạn tự nộp mà không có thông tin của họ trên đó, hãy cẩn thận.

4. Hỏi ai là người thực sự làm công việc

Đôi khi người bạn nói chuyện không phải người sẽ chuẩn bị hoặc rà soát tờ khai. Hỏi:

• Ai sẽ chuẩn bị tờ khai của tôi?
• Ai sẽ rà soát tờ khai đó?
• Người đó có chứng chỉ gì?
• Nếu sau này tôi có thông báo/nhắc nhở về thuế, ai sẽ là người trao đổi với tôi?

5. Nhận phí và phạm vi công việc bằng văn bản

Phí có thể khác nhau. Một tờ khai cá nhân đơn giản thường khoảng $180-$500. Tờ khai cho doanh nghiệp nhỏ thường khoảng $500-$1,800. Công việc phức tạp hơn có thể tốn nhiều hơn. Đây là mức khoảng phổ biến, không phải báo giá. Phí thực tế phụ thuộc vào công việc liên quan, tình huống của bạn, hồ sơ bạn cung cấp và khu vực của bạn.

Hãy yêu cầu một thư ủy quyền (engagement letter) hoặc email ngắn bằng văn bản nêu rõ họ sẽ làm gì và sẽ tính phí bao nhiêu.

6. Bảo vệ thông tin cá nhân của bạn

Cho đến khi bạn đã xác minh người đó, đừng gửi:

• Số An Sinh Xã Hội (Social Security Number)
• Số ITIN
• Thông tin tài khoản hoặc đăng nhập ngân hàng
• Tờ khai thuế
• Mẫu W-2, 1099, hộ chiếu hoặc giấy tờ nhận dạng

Bản thân BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và thông tin yêu cầu để ghép cặp. Chúng tôi không hỏi SSN, số ITIN, số tài khoản tài chính, hoặc hồ sơ thuế.

Nếu bạn cần hỗ trợ tìm người phù hợp với tình huống của mình, bao gồm hỗ trợ ITIN cho người nhập cư, hãy bắt đầu bằng việc ghép cặp, sau đó tự xác minh trước khi bạn chia sẻ các hồ sơ nhạy cảm.

Những dấu hiệu đỏ nên khiến bạn chậm lại

Một số vấn đề sẽ xuất hiện trước khi bất kỳ tờ khai nào được nộp. Hãy chú ý đến chúng.

Dấu hiệu cảnh báo thường gặp

• Họ từ chối cung cấp họ tên đầy đủ hoặc PTIN
• Họ nói PTIN "không cần thiết"
• Họ hứa hẹn khoản hoàn thuế rất lớn trước khi xem hồ sơ của bạn
• Họ muốn được trả dựa trên tỷ lệ phần trăm của khoản hoàn thuế của bạn
• Họ yêu cầu bạn ký vào một tờ khai trống
• Họ nói rằng thu nhập "không cần báo cáo"
• Họ sẽ không ký tên trên tờ khai với tư cách người làm thuế trả phí
• Họ yêu cầu bạn cung cấp thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc quyền truy cập bản ghi thuế (tax transcript) trước khi bạn đã xác minh họ
• Họ gây áp lực để bạn làm nhanh hoặc trả tiền mặt mà không có biên nhận
• Phí của họ mơ hồ và thay đổi sau khi họ nhận hồ sơ của bạn

Đối với chủ doanh nghiệp, còn có vài dấu hiệu khác:

• Họ không thể giải thích liệu họ có làm kế toán sổ sách (bookkeeping), payroll, hay chỉ làm riêng phần tờ khai thuế
• Họ không hỏi các câu cơ bản về loại hình doanh nghiệp, chủ sở hữu hoặc hồ sơ
• Họ có vẻ thoải mái khi nộp các con số rút từ trí nhớ thay vì từ hồ sơ

Một chuyên gia đáng tin không cần phải thúc ép bạn. Họ giải thích họ cần gì, họ sẽ làm gì và họ sẽ tính phí bao nhiêu. Nếu bạn đang đi hỏi nhiều nơi, hướng dẫn này về cách chọn một kế toán có thể giúp bạn so sánh một cách bình tĩnh và rõ ràng hơn.

Nên làm gì tiếp theo nếu bạn chưa chắc chắn

Nếu bạn lo lắng, mới đến Mỹ, nộp thuế bằng ITIN, hoặc lần đầu điều hành một doanh nghiệp nhỏ, điều đó là bình thường. Quy định về thuế và kế toán có thể gây khó hiểu, đặc biệt khi đó là ngôn ngữ thứ hai.

Bước tiếp theo tốt là:

1. Ghi lại tình huống của bạn theo cách đơn giản: tờ khai thuế cá nhân, tự kinh doanh, LLC, payroll, thuế nợ (back taxes), thông báo của IRS, ITIN, hoặc việc dọn dẹp bookkeeping.
2. Yêu cầu được trao đổi với một kế toán được cấp phép, tốt nhất là CPA hoặc EA để làm phần thuế.
3. Tự xác minh chứng chỉ và PTIN trước khi chia sẻ hồ sơ.
4. So sánh phí, mốc thời gian và phạm vi công việc bằng văn bản.
5. Chọn người rõ ràng, đã được xác minh và có cách làm thực tế.

BalancedRow là dịch vụ ghép cặp miễn phí. Chúng tôi có thể giúp bạn kết nối với các kế toán được cấp phép cho dịch vụ chuẩn bị tờ khai thuế, bookkeeping, payroll và kế toán cho doanh nghiệp nhỏ. Bạn so sánh. Bạn xác minh. Bạn chọn người để thuê.

Nếu ai đó đã nộp một thứ gì đó mà bạn nghĩ là sai, hoặc bạn đang bị đối xử không công bằng, cũng nên tìm hiểu các quyền của người nộp thuế cơ bản.