LLC vs Sole Proprietor: Khác biệt về thuế

Câu trả lời ngắn mà đa số mọi người cần

Nếu bạn tự làm cho chính mình, thường bạn bắt đầu theo một trong hai cách sau:

• Sole proprietor: bạn sở hữu trực tiếp doanh nghiệp
• LLC một thành viên (single-member LLC): bạn lập một công ty trách nhiệm hữu hạn theo luật của tiểu bang, nhưng bạn là chủ sở hữu duy nhất

Với thuế thu nhập liên bang (federal income tax), LLC một thành viên thường mặc định là một "đơn vị không tách bạch" (disregarded entity). Nói đơn giản: IRS thường thu thuế theo cách tương tự như sole proprietorship. Trong nhiều trường hợp, cả hai loại đều báo cáo thu nhập và chi phí kinh doanh trên Schedule C cùng với tờ khai thuế thu nhập cá nhân của bạn.

Vì vậy, kết quả thuế liên bang cơ bản thường giống nhau:

• lợi nhuận kinh doanh thường bị tính thuế trên tờ khai cá nhân của bạn
• bạn có thể phải nộp thuế thu nhập (income tax) trên phần lợi nhuận
• bạn có thể phải nộp thuế tự doanh (self-employment tax) trên phần lợi nhuận nếu hoạt động đủ điều kiện
• bạn thường có thể trừ các chi phí kinh doanh thông thường nếu được phép

Vậy vì sao mọi người thành lập LLC? Thường không phải vì thuế liên bang mặc định thấp hơn. Họ làm vì những lý do như:

• tách bạch pháp lý giữa hoạt động cá nhân và hoạt động kinh doanh
• cấu trúc doanh nghiệp mang tính chính thức hơn
• lợi ích từ việc đăng ký theo tiểu bang
• trong một số trường hợp, khả năng chọn phương thức tính thuế khác sau này

Điểm vướng là phí của tiểu bang, báo cáo hằng năm, quy định địa phương và các lựa chọn thuế có thể khiến LLC tốn nhiều chi phí hơn hoặc vận hành khác so với một sole proprietorship “thuần túy”. Đây là lúc nhiều người bất ngờ.

Nếu bạn cần giúp hiểu các lựa chọn của mình, bạn có thể dùng BalancedRow để được ghép đúng người với một kế toán được cấp phép. Việc ghép nối là miễn phí. Tuy nhiên, bạn vẫn nên tự kiểm tra chứng chỉ CPA hoặc IRS Enrolled Agent và PTIN của họ, đồng thời xác nhận phí và phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào.

Điều gì thường giữ nguyên và điều gì có thể thay đổi

Cách nghĩ gọn gàng là như sau.

Thường giữ nguyên theo mặc định

Nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất và bạn không thực hiện một lựa chọn thuế đặc biệt, LLC một thành viên thường được tính thuế giống như sole proprietor cho mục đích thuế thu nhập liên bang.

Những điểm tương đồng phổ biến:

• Bạn có thể báo cáo thu nhập và chi phí kinh doanh trên tờ khai thuế cá nhân.
• Lợi nhuận ròng có thể bị tính vào thuế thu nhập.
• Thu nhập ròng từ tự doanh có thể bị tính vào thuế tự doanh (self-employment tax).
• Bạn thường vẫn cần sổ sách/ghi chép tốt cho thu nhập, chi phí, quãng đường đi lại, văn phòng tại nhà, người làm theo hợp đồng (contractors) và hoạt động ngân hàng.

Điều có thể thay đổi

1. Chi phí và hồ sơ theo tiểu bang
LLC có thể có phí thành lập, phí gia hạn hằng năm, thuế nhượng quyền (franchise tax), quy định về việc công bố thông tin, hoặc báo cáo hằng năm. Sole proprietorship có thể đơn giản và rẻ hơn ở một số tiểu bang.

2. Tên doanh nghiệp và đăng ký
Nếu sole proprietor sử dụng tên thương mại (trade name), bạn có thể cần đăng ký theo địa phương hoặc theo tiểu bang. LLC thường đăng ký tên pháp lý của doanh nghiệp với tiểu bang.

3. Bảo vệ trách nhiệm pháp lý
LLC là một cấu trúc pháp lý, không phải “giảm thuế”. Nó có thể giúp tách bạch trách nhiệm trong kinh doanh khỏi tài sản cá nhân, nhưng chỉ khi được lập và vận hành đúng cách. Nó không thay thế bảo hiểm và cũng không khiến bạn tránh được mọi rủi ro kiểm tra/kiểm toán.

4. Lựa chọn thuế (tax elections)
Một số chủ LLC sau này chọn phương thức tính thuế theo mô hình doanh nghiệp (corporate tax treatment), bao gồm khả năng được tính theo mô hình S-corp nếu đủ điều kiện. Điều này có thể ảnh hưởng đến payroll, các biểu mẫu thuế, bookkeeping (ghi sổ) và phí.

5. Payroll
Với một sole proprietor thuần túy, thường bạn không đưa chính mình vào payroll dưới tư cách nhân viên. Nhưng nếu LLC chọn một phương thức tính thuế khác, payroll có thể trở thành một phần quan trọng.

Vì vậy, hai doanh nghiệp có cùng mức lợi nhuận vẫn có thể có chi phí hành chính khác nhau. Thuế ban đầu có thể tương tự, nhưng giấy tờ và quy định theo tiểu bang có thể không.

Nếu bạn đang so sánh chi phí ghi sổ hằng tháng, hỗ trợ payroll, hoặc giúp đỡ nộp hồ sơ cuối năm, hãy xem các khoảng giá phổ biến trên pricing và phần tổng quan về kế toán cho doanh nghiệp nhỏ. Đây là ước tính, không phải giá cố định. Phí thực tế phụ thuộc vào công việc, tình huống của bạn, hồ sơ bạn mang theo và khu vực của bạn.

Nơi chủ doanh nghiệp hay bị nhầm lẫn

Rất nhiều sự nhầm lẫn đến từ việc nghe nói LLC "tiết kiệm thuế". Thực tế đôi khi không đầy đủ hoặc chỉ là sai.

Những hiểu lầm thường gặp:

- "LLC tự động làm giảm thuế của tôi."
Không phải theo mặc định. LLC một thành viên thường được tính thuế như sole proprietor, trừ khi bạn thực hiện lựa chọn thuế khác.

- "Tôi lập LLC là có thể trừ được nhiều chi phí hơn."
Thường thì các quy tắc về chi phí kinh doanh không tự nhiên tốt hơn chỉ vì bạn lập LLC.

- "LLC nghĩa là tôi không phải nộp thuế tự doanh."
Không tự động. Cách LLC được tính thuế theo mặc định đôi khi vẫn dẫn đến việc phần lợi nhuận kinh doanh đủ điều kiện bị tính thuế tự doanh (self-employment tax).

- "Giờ tôi có thể trộn tiền cá nhân và tiền kinh doanh rồi sửa sau."
Việc đó có thể tạo ra vấn đề về thuế và pháp lý. Dù bạn là sole proprietor hay LLC, việc ghi chép đúng chuẩn vẫn rất quan trọng.

- "Tôi chỉ nên chọn dựa trên chi phí nộp hồ sơ."
Chi phí thành lập rẻ có thể làm bạn tốn hơn về sau nếu cấu trúc không phù hợp với mức rủi ro của bạn, kế hoạch payroll, kế hoạch sở hữu, hoặc quy định của tiểu bang.

Một vài ví dụ thực tế:

• Một nhà thiết kế freelance với chi phí đơn giản có thể thấy chênh lệch thuế liên bang giữa sole proprietor và single-member LLC theo mặc định là rất nhỏ.
• Một nhà tư vấn ở tiểu bang có phí hằng năm cho LLC cao có thể nhận thấy chi phí để duy trì LLC lớn hơn, dù cách tính thuế thu nhập liên bang có thể vẫn bắt đầu tương tự.
• Một doanh nghiệp đang tăng trưởng và có kế hoạch thêm chủ sở hữu, chạy payroll hoặc bầu chọn mô hình S corporation (S-corp) có thể cần sổ sách kế toán và kế hoạch thuế vững hơn ngay từ đầu.

Đó là lúc một kế toán được cấp phép giúp ích. Không phải để bán cho bạn một cấu trúc “xịn” mà bạn không cần, mà để giải thích các điểm đánh đổi thật sự tại tiểu bang và mức thu nhập của bạn.

Khoảng phí thường gặp: tờ khai thuế cá nhân thường rơi vào $180-$500; tờ khai cho doanh nghiệp nhỏ thường $500-$1,800; ghi sổ hằng tháng thường $150-$600/tháng tùy theo khối lượng; payroll thường $40-$120/tháng cộng thêm phí theo mỗi nhân viên; công việc CPA theo giờ thường $150-$400/giờ. Đây là ước tính phổ biến, không phải báo giá hay cam kết. Phí thực tế phụ thuộc vào công việc, hồ sơ của bạn, sự thật cụ thể của bạn và khu vực của bạn.

Cách quyết định nên hỏi kế toán được cấp phép điều gì

Bạn không cần biết hết mọi câu trả lời trước khi nhờ hỗ trợ. Bạn chỉ cần các câu hỏi đúng.

Mang các câu hỏi sau tới CPA hoặc IRS Enrolled Agent (EA / Enrolled Agent):

1. Nếu tôi không làm gì đặc biệt, doanh nghiệp của tôi sẽ bị tính thuế như thế nào?
Hãy hỏi liệu bạn có khả năng nộp như sole proprietor hay như single-member LLC nhưng bị tính thuế theo cách tương tự mặc định.

2. Các khoản phí theo tiểu bang và hồ sơ hằng năm nào áp dụng cho nơi tôi sống?
Đây là một điểm rất lớn. Quy định theo tiểu bang có thể thay đổi chi phí thực tế.

3. LLC có giúp gì cho tôi về mặt pháp lý hoặc lý do kinh doanh không, ngay cả khi thuế tương tự?
Đây không chỉ là câu hỏi về thuế.

4. Ở mức thu nhập của tôi, có lựa chọn thuế nào đáng để thảo luận không?
Đừng tự cho rằng câu trả lời là có. Hãy hỏi thêm về chi phí tuân thủ (compliance cost).

5. Từ ngày đầu, tôi cần lưu giữ những hồ sơ nào?
Việc này có thể giúp bạn tiết kiệm tiền về sau.

6. Nếu tôi thuê người làm, có thay đổi payroll hoặc việc nộp hồ sơ thuế không?
Nhiều người hỏi quá muộn.

7. Bạn sẽ tính phí bao nhiêu và bao gồm những gì?
Nhận phí và phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào.

Nếu bạn chưa chắc bạn có cần CPA hay EA hay không, hãy xem hướng dẫn này: CPA vs EA vs tax preparer. BalancedRow cũng có thể giúp bạn được ghép đúng người với các kế toán được cấp phép làm việc với cá nhân và doanh nghiệp nhỏ, bao gồm người nhập cư và người nộp ITIN. Việc ghép nối là miễn phí cho bạn.

Làm gì tiếp theo, mà không đặt thông tin của bạn vào rủi ro

Bạn không cần vội vàng chọn một cấu trúc doanh nghiệp chỉ vì lời khuyên trên mạng xã hội.

Bước tiếp theo an toàn:

• Lập danh sách ngắn các thông tin của bạn: tiểu bang, loại hình doanh nghiệp, lợi nhuận dự kiến, bạn có đối tác không, và bạn có dự định thuê người làm không.
• Hỏi một CPA được cấp phép hoặc IRS Enrolled Agent xem sole proprietorship của bạn so với LLC ở tiểu bang của bạn như thế nào.
• So sánh cách xử lý thuế có thể xảy ra, các khoản phí theo tiểu bang, công việc tuân thủ và nhu cầu ghi sổ kế toán.
• Tự xác minh chứng chỉ của người đó và PTIN qua IRS Directory of Federal Tax Return Preparers hoặc hội đồng kế toán của tiểu bang.
• Xác nhận phí và phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bạn thuê bất kỳ ai.

Bảo vệ thông tin của bạn:

Không bao giờ chia sẻ Số An Sinh Xã Hội (Social Security Number), số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng, hoặc tài liệu thuế với bất kỳ ai bạn chưa xác minh. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và chi tiết yêu cầu. Chúng tôi không thu thập SSNs, số ITIN, số tài khoản tài chính, hoặc tài liệu thuế.

Nếu hồ sơ của bạn lộn xộn, điều đó là bình thường. Nếu tiếng Anh không phải là ngôn ngữ đầu tiên của bạn, điều đó cũng bình thường. Bạn vẫn có thể nhận được hỗ trợ. Bắt đầu với các câu hỏi rõ ràng, giữ riêng các tài liệu nhạy cảm cho đến khi bạn xác minh được người bạn đang làm việc cùng, và chọn kế toán mà bạn tin tưởng.