Thuế ước tính theo quý, được giải thích
Nếu không có thuế được khấu trừ từ thu nhập của bạn trong suốt năm, bạn có thể cần gửi các khoản thanh toán thuế ước tính cho IRS 4 lần mỗi năm. Điều này thường xảy ra với người làm tự do (freelancer), chủ doanh nghiệp nhỏ, người làm gig, người cho thuê nhà, nhà đầu tư và những người có nhiều nguồn thu nhập.
Câu trả lời ngắn: ai thường phải nộp
Thuế ước tính theo quý là các khoản nộp thuế theo hình thức “trả dần”. Mục tiêu là để chi trả thuế thu nhập và, với nhiều người tự làm chủ, còn bao gồm cả thuế tự doanh (self-employment tax).
Bạn có thể cần nộp thuế ước tính nếu bạn có thu nhập mà thuế không tự động được khấu trừ, chẳng hạn như:
- công việc freelance hoặc theo hợp đồng
- thu nhập từ doanh nghiệp nhỏ
- thu nhập từ việc làm thêm (side-gig)
- công việc nhận tiền mặt
- thu nhập cho thuê nhà
- thu nhập từ đầu tư
- lợi nhuận khi bán tài sản
- tiền cấp dưỡng (alimony) theo các thỏa thuận ly hôn cũ
- thu nhập từ nhiều công việc nhưng mức khấu trừ quá thấp
Cách nghĩ đơn giản: nếu không ai khấu trừ thuế từ số tiền của bạn khi bạn kiếm được, IRS có thể kỳ vọng rằng bạn sẽ tự gửi các khoản thanh toán trong suốt năm.
Điều này không có nghĩa là ai cũng có side hustle đều phải nộp mỗi quý. Một số người trang trải thuế theo cách khác, chẳng hạn tăng mức khấu trừ ở công việc có W-2. Tuy nhiên, nhiều người tự kinh doanh vẫn cần có kế hoạch.
Nếu bạn không chắc tình huống của mình có cần nộp các khoản ước tính hay không, việc trao đổi với kế toán viên được cấp phép như CPA hoặc IRS Enrolled Agent có thể giúp ích. BalancedRow là dịch vụ ghép cặp miễn phí. Chúng tôi giúp bạn được ghép cặp với một kế toán viên được cấp phép để xem xét tình huống của bạn. Chúng tôi không đưa ra lời khuyên về thuế.
Thuế ước tính hoạt động như thế nào trong thực tế
IRS muốn thuế được nộp trong suốt cả năm, chứ không phải dồn hết vào lần nộp vào tháng 4 năm sau. Với người đi làm hưởng lương, việc khấu trừ thường đã lo việc này. Với người tự làm và nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, các khoản nộp ước tính thường bù vào phần còn thiếu.
Ý tưởng cơ bản là:
- Bạn ước tính tổng thu nhập của bạn trong năm.
- Bạn ước tính khoản thuế có thể phải nộp.
- Bạn chia khoản đó thành 4 lần thanh toán.
- Bạn gửi các khoản này theo các mốc hạn thông thường theo từng quý.
Các hạn nộp liên bang thường là:
- ngày 15 tháng 4
- ngày 15 tháng 6
- ngày 15 tháng 9
- ngày 15 tháng 1 của năm sau
Nếu một mốc rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hạn nộp thường sẽ là ngày làm việc tiếp theo.
Một vài chi tiết quan trọng mà nhiều người bỏ sót:
- Các quý không có độ dài bằng nhau. Lần thanh toán thứ 2 thường chỉ cách lần đầu khoảng 2 tháng.
- Thuế ước tính theo tiểu bang cũng có thể áp dụng. Một số tiểu bang có thuế thu nhập, một số không.
- Bạn vẫn có thể phải nộp thêm khi nộp hồ sơ. Thuế ước tính là ước tính, không phải “hóa đơn cuối cùng”.
- Bạn có thể nộp thừa. Nếu xảy ra, phần dư có thể được hoàn lại hoặc chuyển sang kỳ sau tùy theo tờ khai của bạn.
Nếu thu nhập của bạn lên xuống trong năm, cách “chia đều 4 lần” có thể không khớp tốt. Một kế toán viên được cấp phép có thể giúp bạn dùng phương pháp phù hợp hơn với thời điểm thu nhập thực sự được tạo ra.
Với nhiều chủ doanh nghiệp tư nhân (sole proprietor) và chủ LLC một thành viên, kế hoạch thuế ước tính thường hiệu quả nhất khi gắn với sổ sách bookkeeping rõ ràng. Nếu hồ sơ của bạn lộn xộn, phần ước tính của bạn chỉ là phỏng đoán. Hướng dẫn của chúng tôi về bookkeeping giải thích vì sao các con số theo tháng cần được ghi chép sạch sẽ và chính xác.
Những tình huống phổ biến khiến người ta bất ngờ
Rất nhiều người lần đầu biết về thuế ước tính sau một cú “giật mình” khá đau. Dưới đây là vài ví dụ thường gặp:
- Người làm freelance mới sau khi rời công việc W-2. Bạn đã quen với việc thuế được khấu trừ. Giờ thì không còn.
- Doanh nghiệp nhỏ cuối cùng cũng có lãi. Năm ngoái bạn nộp ít. Năm nay thì khác.
- Gia đình có hai nguồn thu nhập nhưng có thêm thu nhập phụ. Công việc chính có thể không khấu trừ đủ để bao phủ toàn bộ.
- Người cho thuê có dòng tiền cho thuê dương. Có tiền thuê vào, nhưng không bị khấu trừ thuế.
- Người nộp hồ sơ ITIN hoặc người nhập cư mới có thu nhập từ tự kinh doanh. Các quy định có thể thấy lạ lẫm, nhất là khi hệ thống thuế ở quê nhà hoạt động khác.
Một bất ngờ lớn khác là người tự kinh doanh có thể phải nộp nhiều hơn chỉ thuế thu nhập thông thường. Họ còn có thể phải nộp thuế tự doanh (self-employment tax), giúp tài trợ cho Social Security và Medicare. Đây là một lý do khiến nhiều freelancer thường cảm thấy số tiền phải trả lớn hơn dự kiến.
Người ta cũng hay bị “vấp” khi nhầm doanh thu (revenue) với lợi nhuận (profit). Nếu doanh nghiệp của bạn thu về $60,000 nhưng có $25,000 chi phí kinh doanh thực tế, thuế thường được tính dựa nhiều hơn vào lợi nhuận, không phải tổng tiền thu vào. Nhưng nếu hồ sơ chi phí của bạn không đầy đủ, bạn có thể không được tính trọn vẹn phần được khấu trừ cho những gì bạn đã chi.
Vì vậy, nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ cần người hỗ trợ cả về thuế lẫn sổ sách ghi chép quanh năm. Nếu bạn muốn bức tranh rõ hơn về những gì một kế toán viên được cấp phép có thể giúp bạn tổ chức, bạn có thể xem kế toán cho doanh nghiệp nhỏ.
Nếu bạn là người nhập cư, người không phải nói tiếng Anh bản ngữ, hoặc người nộp hồ sơ ITIN, đừng để nỗi sợ ngăn bạn đặt câu hỏi. Việc tìm sự hỗ trợ là bình thường. Bạn vẫn cần bảo vệ thông tin của mình: không bao giờ chia sẻ SSN, số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc giấy tờ thuế với bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh trước. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và nhu cầu để ghép cặp. Chúng tôi không thu thập SSN, số ITIN, số tài khoản tài chính hay các giấy tờ thuế.
Chi phí hỗ trợ thường là bao nhiêu
Chi phí phụ thuộc vào mức độ công việc, hồ sơ của bạn, hoạt động kinh doanh và khu vực của bạn. Không có câu trả lời “một giá đúng cho tất cả” nếu muốn nói trung thực.
Những mức phổ biến bạn có thể thấy từ các kế toán viên được cấp phép là:
- Tờ khai thuế cá nhân: thường $180-$500
- Tờ khai thuế doanh nghiệp nhỏ: thường $500-$1,800
- Bookkeeping hằng tháng: thường $150-$600 mỗi tháng, tùy theo khối lượng giao dịch
- Payroll (dịch vụ trả lương): thường $40-$120 mỗi tháng, cộng thêm phí theo từng nhân viên
- Làm việc theo giờ với CPA: thường $150-$400 mỗi giờ
Đây là ước tính phổ biến, không phải báo giá hay cam kết.
Nếu bạn thuê ai đó chủ yếu vì lo về các khoản thanh toán theo quý, hãy hỏi rõ ràng:
- Họ có giúp ước tính khoản nộp cho liên bang và tiểu bang không?
- Khoản này có bao gồm trong tax preparation, bookkeeping hằng tháng, hay tính riêng?
- Họ cần những hồ sơ nào từ tôi?
- Nếu thu nhập của tôi thay đổi giữa năm thì sao?
- Họ có cung cấp số tiền và hạn thanh toán bằng văn bản cho tôi không?
Luôn thuê kế toán viên được cấp phép và có năng lực như CPA hoặc IRS Enrolled Agent. Tự xác minh tư cách và PTIN thông qua IRS Directory of Federal Tax Return Preparers hoặc hội đồng kế toán của tiểu bang bạn. Sau đó, xác nhận phí và phạm vi công việc (scope) bằng văn bản trước khi bắt đầu làm.
Nếu bạn muốn có cảm nhận về giá phổ biến trước khi nói chuyện với bất kỳ ai, hãy xem bảng giá.
Nên làm gì tiếp theo nếu bạn nghĩ rằng điều này áp dụng cho mình
Bạn không cần phải biết hết mọi quy định trước khi bước sang bước tiếp theo. Hãy bắt đầu đơn giản.
- Liệt kê các nguồn thu nhập. Việc làm W-2, công việc freelance, doanh số bán hàng của doanh nghiệp, tiền cho thuê, đầu tư, và bất cứ thứ gì khác.
- Kiểm tra xem đã có khấu trừ thuế hay chưa. Nếu không, việc nộp thuế ước tính có thể là một phần của kế hoạch.
- Tập hợp các giấy tờ cơ bản. Tổng thu nhập, các khoản chi phí lớn, và tờ khai năm ngoái nếu bạn có.
- Chưa gửi giấy tờ nhạy cảm ngay. Trước tiên hãy xác minh bạn đang làm việc với ai.
- Trao đổi với kế toán viên được cấp phép. Hỏi họ sẽ ước tính các khoản thanh toán trong tình huống của bạn như thế nào và chi phí có thể là bao nhiêu.
Một kế toán viên tốt nên có thể giải thích mọi thứ bằng ngôn ngữ dễ hiểu, bao gồm điều gì sẽ xảy ra nếu thu nhập của bạn thay đổi trong năm.
BalancedRow miễn phí cho người đọc. Chúng tôi là dịch vụ ghép cặp, không phải công ty kế toán. Chúng tôi không chuẩn bị tờ khai, không giữ sổ sách, không xử lý payroll, và không đại diện cho bất kỳ ai trước IRS. Chúng tôi kết nối bạn với các kế toán viên được cấp phép, và bạn sẽ so sánh lựa chọn, xác minh tư cách, rồi chọn người để thuê.
Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm người phù hợp, bạn có thể được ghép cặp với một CPA hoặc IRS Enrolled Agent. Nếu bạn vẫn đang tìm hiểu sự khác nhau giữa các loại tư cách, hướng dẫn này về CPA vs EA vs tax preparer là nơi tốt để bắt đầu.
Nếu không ai khấu trừ thuế từ thu nhập của bạn trong suốt năm, bạn có thể cần các khoản thuế ước tính theo quý. Hãy lưu giữ hồ sơ cơ bản, đừng chia sẻ giấy tờ nhạy cảm trước khi xác minh người nhận, và thuê một CPA hoặc IRS Enrolled Agent được cấp phép—người mà bạn xác nhận bằng văn bản về tư cách, PTIN, phí và phạm vi công việc.