Cư trú vs. Không cư trú cho thuế: Hướng dẫn dễ hiểu

Câu trả lời ngắn gọn

Với thuế liên bang, nhiều người sẽ rơi vào một trong các nhóm sau:

• Công dân Hoa Kỳ và người có thẻ xanh (green card) thường được xem là người nước ngoài cư trú vì thuế.
• Người không có thẻ xanh vẫn có thể được xem là người nước ngoài cư trú vì thuế nếu đáp ứng kiểm tra hiện diện đáng kể (substantial presence test). Kiểm tra này xem xét bạn đã có mặt thể chất tại Hoa Kỳ bao nhiêu ngày trong một khoảng thời gian nhất định.
• Nếu bạn không đáp ứng các quy tắc cư trú, thường bạn sẽ là người nước ngoài không cư trú vì thuế.

Vì sao điều này quan trọng:

• Người nước ngoài cư trú vì thuế thường khai thu nhập trên toàn thế giới (worldwide income) trên tờ khai cá nhân tiêu chuẩn của Hoa Kỳ.
• Người nước ngoài không cư trú vì thuế thường chỉ khai một số thu nhập có nguồn gốc từ Hoa Kỳ (US-source income) và thường nộp các mẫu khác.
• Tình trạng khai sai có thể dẫn đến mẫu sai, hóa đơn thuế sai, hoàn thuế bị chậm hoặc nhận thông báo từ IRS.

Mảng này dễ gây rối nhanh, đặc biệt nếu bạn mới chuyển đến hoặc rời khỏi Hoa Kỳ, đổi tình trạng visa, được cấp thẻ xanh giữa năm, kết hôn với công dân Hoa Kỳ, hoặc có thu nhập từ tự kinh doanh. Nếu bạn không chắc, bạn nên trao đổi với kế toán được cấp phép như CPA hoặc IRS Enrolled Agent. BalancedRow là dịch vụ ghép cặp miễn phí có thể giúp bạn được ghép cặp với người bạn có thể kiểm tra và thuê nếu bạn muốn.

Cư trú và không cư trú nghĩa là gì cho thuế

Nói theo cách dễ hiểu, IRS dùng các quy tắc về tình trạng cư trú cho thuế (tax residency), không hoàn toàn giống các từ thường dùng như “tôi sống ở đây” hay “tôi không phải công dân”.

Người nước ngoài cư trú vì thuế thường có nghĩa là bạn chịu thuế giống như một người cư trú tại Hoa Kỳ. Trong nhiều trường hợp, điều này thường đồng nghĩa với:

• Bạn nộp tờ khai cá nhân chính mà người cư trú Hoa Kỳ dùng.
• Bạn khai thu nhập từ Hoa Kỳ và từ các quốc gia khác.
• Một số lợi ích thuế có thể có sẵn, nhưng không áp dụng cho người không cư trú, tùy theo tình huống của bạn.

Người nước ngoài không cư trú vì thuế thường có nghĩa là:

• Bạn nộp một tờ khai khác được lập cho người không cư trú.
• Thường bạn chỉ khai một số loại thu nhập có liên quan đến Hoa Kỳ, không phải báo cáo toàn bộ thu nhập trên toàn thế giới theo cách giống người cư trú.
• Có thể áp dụng các quy tắc khấu trừ khác nhau, quy tắc hiệp ước (treaty) và quy tắc về tín dụng (credit).

Với nhiều người, hai bài kiểm tra quan trọng nhất là:

1. Bài kiểm tra thẻ xanh (Green card test): Nếu bạn là thường trú nhân hợp pháp (lawful permanent resident) trong năm, nhìn chung bạn là người nước ngoài cư trú vì thuế.
2. Bài kiểm tra hiện diện đáng kể (Substantial presence test): Nếu bạn có mặt ở Hoa Kỳ đủ số ngày theo công thức của IRS, bạn có thể là người nước ngoài cư trú vì thuế dù không có thẻ xanh.

Ngoài ra còn có ngoại lệ. Một số người ở các loại visa nhất định có thể được tính ngày theo quy tắc riêng. Một số người có tình trạng kép (dual-status) trong một phần của năm. Một số khác dựa vào hiệp ước thuế. Vì vậy, việc sao chép câu trả lời của bạn bè có thể dẫn đến rắc rối.

Nếu bạn cần giúp sắp xếp tình trạng khai, mẫu tờ khai hoặc hồ sơ cuối năm, hãy bắt đầu với một chuyên gia đã được xác minh. Bạn cũng có thể đọc thêm về CPA vs EA vs tax preparer.

Quy tắc mà nhiều người nghe nhất: substantial presence test

Đây là bài kiểm tra mà nhiều người nhập cư, người có visa, sinh viên, nhà thầu (contractor) và người làm từ xa (remote worker) hay hỏi.

Nói đơn giản, IRS xem xét số ngày bạn có mặt tại Hoa Kỳ trong giai đoạn ba năm, theo công thức có trọng số. Nếu tổng số ngày đủ cao, bạn có thể là người nước ngoài cư trú vì thuế.

Nhưng có những điểm “bắt bẻ” quan trọng:

• Không phải ngày nào cũng luôn được tính.
• Một số nhóm visa có thể có quy tắc đặc biệt.
• Việc có nửa năm ở Hoa Kỳ có thể làm kết quả thay đổi.
• Ra vào nhiều lần có thể khiến hồ sơ trở nên phức tạp.
• Vị thế theo hiệp ước có thể ảnh hưởng đến kết quả trong một số trường hợp.

Vài tình huống đời thực khiến nhiều người vướng:

• Bạn thuê căn hộ ở Hoa Kỳ nhưng lại ở nước ngoài rất nhiều. Tình trạng cư trú về thuế vẫn có thể phụ thuộc vào số ngày được tính, không chỉ dựa vào nơi bạn giữ địa chỉ.
• Bạn làm việc ở Hoa Kỳ trong một phần của năm rồi về nhà. Bạn có thể không thể xếp gọn vào một tình trạng cư trú hoặc không cư trú cho cả năm.
• Bạn kết hôn với công dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ. Có thể có lựa chọn đặc biệt trong một số trường hợp, nhưng các lựa chọn đó có thể ảnh hưởng đến phần thu nhập phải khai.
• Bạn có lãi suất ngân hàng ở nước ngoài hoặc thu nhập từ làm tự do (freelance) từ một quốc gia khác. Việc có được báo cáo trên tờ khai thuế Hoa Kỳ hay không có thể phụ thuộc rất nhiều vào tình trạng cư trú vì thuế của bạn.

Đây đúng là kiểu vấn đề mà việc trả tiền cho một giờ làm việc với kế toán được cấp phép có thể giúp bạn tránh một rắc rối lớn hơn về sau. Mức phí theo giờ điển hình cho một CPA có thể vào khoảng $150-$400/giờ, nhưng phí thực tế còn tùy thuộc vào công việc cần làm, tình huống của bạn, hồ sơ bạn mang theo và khu vực của bạn. Nếu bạn cần hỗ trợ rộng hơn về tờ khai thuế, bạn có thể xem mức giá thường gặp trước khi nói chuyện với bất kỳ ai.

Phải làm gì tiếp theo nếu bạn chưa chắc

Nếu bạn đang bối rối, đừng hoảng. Điều này là bình thường. Nhiều người trung thực cũng không chắc tình trạng thuế nào phù hợp với mình.

Dưới đây là cách đơn giản để tiến tới:

1. Ghi ra dòng thời gian của bạn.
- Ngày bạn nhập cảnh và ngày bạn rời Hoa Kỳ
- Ngày bắt đầu và kết thúc của loại visa hoặc thẻ xanh
- Bạn có làm việc, điều hành kinh doanh hay có thu nhập từ nước ngoài hay không
- Bạn có kết hôn trong năm đó không

2. Trước hết chỉ thu thập các dữ kiện cơ bản.
Hãy giữ ở mức ngày tháng, quốc gia và nhóm loại thu nhập ở mức tổng quát. Không gửi SSN, số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng, hoặc tài liệu thuế cho bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và yêu cầu. Chúng tôi không bao giờ hỏi SSN, số ITIN, số tài khoản tài chính, hoặc tài liệu thuế.

3. Thuê một kế toán được cấp phép nếu câu trả lời không rõ ràng.
Hãy tìm một CPA hoặc IRS Enrolled Agent (EA) có kinh nghiệm về các vấn đề liên quan đến nhập cư, ITIN, visa hoặc vấn đề xuyên biên giới khi những yếu tố đó áp dụng. Luôn tự xác minh chứng chỉ và PTIN (mã số thuế cá nhân của người chuẩn bị tờ khai) qua IRS Directory of Federal Tax Return Preparers hoặc ban quản lý kế toán của tiểu bang bạn.

4. Xác nhận phí và phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bắt đầu làm.
Ví dụ, hỏi xem phí chỉ bao gồm việc xác định tình trạng cư trú cho thuế, hay còn bao gồm việc chuẩn bị và nộp tờ khai, trả lời thư từ IRS, hoặc rà soát các năm trước.

5. Giữ quyền kiểm soát hồ sơ của bạn.
Bạn so sánh các lựa chọn. Bạn xác minh giấy phép. Bạn chọn ai để thuê. Bạn chỉ chia sẻ hồ sơ nhạy cảm sau khi bạn biết rõ mình đang làm việc với ai.

Nếu bạn muốn được giúp tìm người làm việc với người nhập cư, người nộp ITIN, hoặc người không phải người bản xứ nói tiếng Anh, hãy xem ITIN and immigrant help.

Các mức chi phí thường gặp và cách tránh bị tính phí oan

Người ta thường hỏi, “Việc này nên tốn bao nhiêu?” Không có một mức giá duy nhất, nhưng có các khoảng phí điển hình.

• Một tờ khai thuế cá nhân đơn giản thường vào khoảng $180-$500.
• Một tờ khai cho doanh nghiệp nhỏ thường vào khoảng $500-$1,800.
• Phí theo giờ của CPA thường vào khoảng $150-$400/giờ.

Đây là ước tính, không phải báo giá hay cam kết. Phí thực tế phụ thuộc vào công việc cần làm, tình huống của bạn, hồ sơ bạn mang theo và khu vực của bạn. Các câu hỏi về tình trạng cư trú có thể làm phí tăng vì kế toán có thể cần xem ngày đi lại, lịch sử visa, thu nhập từ nước ngoài và các lần nộp tờ khai trước đây.

Các cách để bảo vệ bạn:

• Hỏi rõ những gì được bao gồm. Phí chỉ để tư vấn, hay còn để chuẩn bị và nộp các mẫu?
• Hỏi xem việc sửa sai các năm trước có tính thêm phí không. Thường là có.
• Hỏi về tờ khai của tiểu bang. Quy định liên bang và tiểu bang không phải lúc nào cũng giống nhau.
• Cẩn thận với bất kỳ ai hứa hẹn hoàn thuế lớn trước khi xem xét sự thật.
• Không đưa cho họ các tài liệu nhạy cảm trước khi xác minh người đó.

BalancedRow là miễn phí cho người đọc. Chúng tôi không phải là công ty thuế. Chúng tôi không chuẩn bị tờ khai hay đưa ra lời khuyên về thuế. Chúng tôi giúp bạn so sánh các lựa chọn và kết nối với các kế toán được cấp phép mà bạn có thể tự kiểm tra. Nếu bạn muốn được hỗ trợ như vậy, bạn có thể được ghép cặp.