Lập kế hoạch thuế & tư vấn

Lập kế hoạch thuế và tư vấn thực sự là gì

Lập kế hoạch thuế không giống với việc nộp tờ khai thuế. Nộp tờ khai là việc chuẩn bị và gửi tờ khai cho năm trước. Lập kế hoạch là việc xem xét thu nhập, hoạt động kinh doanh, lương (payroll), các khoản khấu trừ (deduction), thuế ước tính (estimated taxes) và các thay đổi trong tương lai trước khi vấn đề trở nên lớn hơn.

Một kế toán được cấp phép có thể giúp bạn suy nghĩ các câu hỏi như:

• Tôi có nên dành thêm tiền cho thuế ước tính không?
• Nếu tôi tự làm chủ (self-employed), tôi có đang ghi nhận chi phí theo cách hữu ích không?
• Nếu tôi thuê người vào payroll, điều đó sẽ làm thay đổi bức tranh thuế của tôi như thế nào?
• Nếu tôi chuyển nơi ở, kết hôn, ly hôn, bắt đầu kinh doanh hoặc thay đổi tình trạng nhập cư, tôi nên lưu giữ những hồ sơ nào?
• Nếu tôi dùng ITIN, trước mùa khai thuế tôi nên chuẩn bị, sắp xếp những tài liệu nào?

BalancedRow không cung cấp tư vấn về thuế, kế toán, tài chính hay pháp lý, và chúng tôi cũng không lập tờ khai hay ghi sổ. Chúng tôi giúp bạn được ghép cặp miễn phí với một kế toán được cấp phép để bạn có thể trao đổi trực tiếp về tình huống của mình. Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy đọc CPA vs EA vs tax preparer rồi get matched.

Ai thường cần lập kế hoạch thuế

Bạn không cần phải giàu hay sở hữu một công ty lớn mới được hưởng lợi từ việc lập kế hoạch. Nhiều người tìm đến hỗ trợ khi cuộc sống thay đổi nhanh, hồ sơ thì lộn xộn, hoặc họ đã mệt vì những bất ngờ.

Lập kế hoạch thuế thường hữu ích cho:

• Cá nhân có thu nhập làm freelance, làm thêm, thu nhập cho thuê, bán cổ phiếu, hoặc mới chuyển nơi ở gần đây
• Chủ doanh nghiệp mới đang muốn tách tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp
• Doanh nghiệp nhỏ cần xử lý payroll, hợp đồng với nhà thầu (contractors) hoặc thay đổi số lượng nhân sự
• Người nhập cư và người khai thuế bằng ITIN (ITIN filers) muốn được hỗ trợ hiểu cần thu thập những hồ sơ nào và nên hỏi gì
• Người năm ngoái phải nộp nhiều hơn dự kiến và không muốn điều đó lặp lại
• Bất kỳ ai đang chuẩn bị cho một thay đổi lớn như kết hôn, ly hôn, có em bé, bán một tài sản doanh nghiệp, hoặc chuyển từ nhân viên sang tự làm chủ

Lập kế hoạch tốt không đồng nghĩa với việc ai đó có thể hứa một hóa đơn thuế thấp hơn. Không kế toán trung thực nào có thể đảm bảo điều đó. Điều họ thường có thể làm là giúp bạn hiểu quy định, cải thiện hồ sơ và ra quyết định sớm hơn thay vì khi đã hoảng.

Quy trình thường diễn ra như thế nào

Một buổi làm việc về lập kế hoạch thường khá đơn giản ngay từ đầu. Kế toán được cấp phép trước hết sẽ cố gắng hiểu điều gì đã thay đổi, bạn có những nguồn thu nhập nào và những hồ sơ nào hiện có.

1. Cuộc gọi giới thiệu hoặc tư vấn
Bạn giải thích tình huống bằng ngôn ngữ đơn giản. Có thể bao gồm công việc của bạn, thu nhập làm thêm, mô hình kinh doanh, payroll, các khoản mua lớn hoặc các vấn đề thuế đã gặp trước đây.

2. Danh sách hồ sơ cần cung cấp
Kế toán có thể yêu cầu các bản tóm tắt như tờ khai năm trước, báo cáo lãi lỗ (profit and loss), báo cáo payroll hoặc danh sách các sự kiện lớn. Đừng chia sẻ Social Security Number (SSN), số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc các tài liệu thuế với bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh danh tính của họ. Bản thân BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và yêu cầu — không bao giờ thu SSN, ITIN, số tài khoản tài chính hoặc tài liệu thuế.

3. Rà soát và trao đổi
Kế toán có thể xác định các chủ đề cần lập kế hoạch, hồ sơ còn thiếu, các mốc thời hạn và các bước tiếp theo có thể. Đôi khi chỉ là một cuộc họp. Đôi khi sẽ trở thành hỗ trợ liên tục cho doanh nghiệp.

4. Phạm vi công việc và mức phí (bằng văn bản)
Trước khi bắt đầu làm việc, hãy yêu cầu phạm vi công việc và mức phí phải được ghi rõ bằng văn bản. Hãy đảm bảo bạn biết những gì được bao gồm và những gì không.

Nếu bạn cũng cần hỗ trợ liên tục về hồ sơ, điều đó có thể liên quan đến kế toán cho doanh nghiệp nhỏ hoặc ghi sổ kế toán (bookkeeping). Tuy nhiên, bản thân phần lập kế hoạch thường là một dịch vụ riêng.

Mức phí thường gặp và những yếu tố ảnh hưởng đến giá

Phí lập kế hoạch thuế thay đổi rất nhiều vì công việc cũng rất đa dạng. Dưới đây là khung mức điển hình và ước tính — không phải báo giá hay cam kết.

Các cách tính phí thường gặp:

• Theo giờ: thường $150-$400 mỗi giờ cho CPA, tùy theo kinh nghiệm và thị trường
• Buổi họp lập kế hoạch hoặc rà soát một lần: thường vài trăm đô la cho tình huống cá nhân đơn giản, và cao hơn nếu là chủ doanh nghiệp hoặc các vấn đề nhiều bang
• Hỗ trợ theo tháng liên tục: đôi khi được gộp chung với bookkeeping, payroll hoặc công việc kế toán doanh nghiệp

Để bạn tham khảo, nhiều người cũng so sánh chi phí lập kế hoạch với các dịch vụ liên quan:

• Tờ khai thuế cá nhân: thường $180-$500
• Tờ khai thuế cho doanh nghiệp nhỏ: thường $500-$1,800
• Ghi sổ kế toán hằng tháng: thường $150-$600 mỗi tháng, tùy theo khối lượng
• Payroll: thường $40-$120 mỗi tháng, cộng thêm phí theo từng nhân viên

Những gì thường làm phí tăng:

• Doanh nghiệp có hồ sơ lộn xộn hoặc chưa đầy đủ
• Nhiều bang, bất động sản cho thuê, vấn đề thu nhập từ nước ngoài hoặc câu hỏi về loại hình pháp nhân
• Công việc “bù” từ các tháng hoặc năm trước
• Payroll, nhà thầu (contractors), độ phức tạp về thuế bán hàng (sales tax) hoặc doanh nghiệp tăng trưởng nhanh
• Yêu cầu gấp sát trước hạn nộp

Những gì có thể giúp giữ phí ở mức hợp lý hơn:

• Hồ sơ sạch sẽ, đầy đủ
• Bản tóm tắt ngắn bằng văn bản về các câu hỏi của bạn
• Có sẵn các tờ khai năm trước
• Mục tiêu rõ ràng cho buổi họp

Bạn có thể xem thêm các khoảng chi phí chung trên pricing. Mức phí thực tế phụ thuộc vào khối lượng công việc, tình huống của bạn, hồ sơ bạn mang theo và khu vực của bạn.

Thời điểm: khi nào nên nhờ hỗ trợ lập kế hoạch

Thời điểm tốt nhất để lập kế hoạch thuế thường là trước cuối năm và trước khi một thay đổi lớn xảy ra. Chờ đến mùa khai thuế có thể làm hạn chế những lựa chọn còn khả dụng.

Hướng dẫn nhanh:

• Bất cứ lúc nào: nếu bạn bắt đầu làm freelance, mở doanh nghiệp, thuê nhân công hoặc bị chậm về hồ sơ
• Theo quý: nếu bạn tự làm chủ (self-employed) và cần được hỗ trợ suy nghĩ về thuế ước tính
• Giữa năm: để xem thu nhập đang cao hơn hay thấp hơn dự kiến
• Mùa thu và đầu mùa đông: thường là thời điểm thực tế để rà soát các việc cần làm cuối năm
• Trước một sự kiện lớn: mua bán tài sản, thành lập doanh nghiệp mới, thêm payroll, chuyển nơi ở, kết hôn, ly hôn hoặc thảo luận kế hoạch nghỉ hưu

Nếu bạn đã đang ở trong tình huống có vấn đề, đừng hoảng. Việc sắp xếp lại và trao đổi với một kế toán được cấp phép vẫn rất đáng làm. Nếu bạn lo về thông báo của cơ quan thuế hoặc quyền của bạn với tư cách người nộp thuế, hướng dẫn này có thể giúp: taxpayer rights.

Ưu điểm, giới hạn và dấu hiệu cảnh báo

Lập kế hoạch tốt có thể rất hữu ích, nhưng nó không phải phép màu.

Ưu điểm

• Ít bất ngờ hơn vào lúc nộp tờ khai
• Hồ sơ tốt hơn và quyết định rõ ràng hơn trong suốt cả năm
• Tự tin hơn về thuế ước tính, payroll và các mốc thời hạn
• Có cơ hội hỏi trước khi sai sót trở nên tốn kém

Giới hạn

• Không ai có thể hứa hoàn tiền (refund) hay cam kết tiết kiệm thuế
• Lời khuyên lập kế hoạch dựa trên dữ kiện chính xác và hồ sơ đầy đủ
• Một số kết quả thuế không thể thay đổi sau khi đã qua các thời hạn nhất định

Dấu hiệu cảnh báo khi bạn “mua” dịch vụ

• Người đó không xuất trình giấy phép hoặc PTIN
• Họ thúc bạn gửi tài liệu thuế trước khi bạn xác minh họ là ai
• Họ hứa một khoản hoàn tiền khổng lồ hoặc nói rằng họ có thể “làm cho số liệu” chạy theo ý
• Họ không giải thích rõ mức phí hoặc phạm vi công việc bằng văn bản
• Họ yêu cầu SSN, ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng, hoặc đầy đủ tài liệu thuế trước khi bạn xác minh những thông tin đó

Luôn thuê một kế toán được cấp phép và đủ điều kiện như CPA hoặc IRS Enrolled Agent. Tự mình xác minh bằng cấp và PTIN bằng cách sử dụng IRS Directory of Federal Tax Return Preparers, và với CPA thì xác minh thêm trên hội đồng kế toán của tiểu bang bạn. Sau đó, hãy xác nhận mức phí và phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào.

Nên hỏi gì trước khi bạn thuê

Bạn không cần dùng ngôn ngữ hoa mỹ. Một danh sách ngắn, thẳng vào vấn đề là đủ. Dưới đây là các câu hỏi đáng hỏi:

1. Bạn có phải CPA được cấp phép hoặc IRS Enrolled Agent không? Bạn có thể gửi thông tin giấy phép và PTIN để tôi xác minh không?
2. Bạn thường làm việc với kiểu khách hàng nào? Ví dụ: người tự làm chủ, doanh nghiệp nhỏ, gia đình người nhập cư, người khai thuế bằng ITIN, hoặc các câu hỏi về payroll.
3. Phí của bạn bao gồm những gì? Tính theo giờ, theo mức cố định cho một phạm vi xác định, hay là hỗ trợ theo tháng liên tục?
4. Ngay từ đầu, tôi cần cung cấp cho bạn những hồ sơ nào? Tôi có thể bắt đầu bằng các bản tóm tắt cho đến khi tôi xác minh mọi thứ không?
5. Không bao gồm những gì? Ví dụ: chuẩn bị tờ khai, dọn dẹp bookkeeping, thiết lập payroll hoặc xử lý việc trao đổi với IRS.
6. Bạn xử lý việc liên lạc như thế nào? Email, điện thoại, video, hỗ trợ ngôn ngữ và thời gian phản hồi dự kiến.
7. Bạn có thể ghi rõ phạm vi và mức phí bằng văn bản trước khi bắt đầu làm việc không?

BalancedRow giúp bạn dễ dàng so sánh các lựa chọn, nhưng bạn vẫn là người kiểm soát. Bạn so sánh báo giá. Bạn xác minh bằng cấp. Bạn chọn người để thuê. Bạn giữ các tài liệu nhạy cảm cho đến khi bạn đã xác minh mình đang làm việc với ai. Nếu bạn muốn được giúp tìm người phù hợp, hãy dùng dịch vụ ghép cặp kế toán miễn phí của chúng tôi và xem hướng dẫn về cách chọn kế toán.