Cách tìm một kế toán nói được đúng ngôn ngữ của bạn

Câu trả lời ngắn gọn

Đúng. Bạn có thể tìm một kế toán được cấp phép nói được ngôn ngữ của bạn, hoặc làm việc hiệu quả với người phiên dịch. Với nhiều người, điều này giúp các cuộc trao đổi về thuế và kế toán sổ sách dễ dàng hơn, ít căng thẳng hơn và chính xác hơn.

Nếu bạn là người nhập cư hoặc người nộp ITIN, hãy biết điều này: nộp thuế là việc bình thường và được kỳ vọng. ITIN là mã số xử lý thuế dành cho những người không thể nhận được Số An Sinh Xã Hội (SSN). Nhiều kế toán chân chính và đủ năng lực làm việc với người nộp ITIN mỗi năm. Bạn không cần phải xấu hổ khi xin hỗ trợ.

Điều quan trọng nhất không chỉ là ngôn ngữ. Đó là việc người đó có đủ năng lực, được cấp phép và quen với kiểu tình huống của bạn.

Một người phù hợp thường có các đặc điểm sau:
- Họ là CPA hoặc IRS Enrolled Agent.
- Họ giải thích rõ ràng bằng ngôn ngữ của bạn, hoặc bằng tiếng Anh đơn giản mà bạn hiểu.
- Họ có kinh nghiệm với nhu cầu của bạn như thuế cá nhân, tự kinh doanh, công việc phụ, payroll, hoặc kế toán cho doanh nghiệp nhỏ.
- Họ nói rõ khoảng phí thường gặp từ đầu và xác nhận phạm vi công việc bằng văn bản.
- Họ không gây áp lực để bạn gửi các tài liệu nhạy cảm trước khi họ xác minh được danh tính của mình.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm người, được ghép cặp miễn phí nhé. BalancedRow là một dịch vụ ghép cặp miễn phí. Chúng tôi kết nối mọi người với các kế toán được cấp phép. BalancedRow không lập hồ sơ thuế, không ghi sổ kế toán, không xử lý payroll, và không đưa ra tư vấn thuế hoặc tư vấn pháp lý.

Cần xem gì thêm ngoài ngôn ngữ

Nói đúng ngôn ngữ của bạn là quan trọng. Nhưng đó chỉ là một phần trong việc chọn đúng.

Dưới đây là những yếu tố quan trọng nhất.

1. Xem giấy phép trước
Chọn CPA hoặc IRS Enrolled Agent. Sau đó tự mình kiểm tra thông tin hành nghề thông qua Danh bạ IRS về người chuẩn bị hồ sơ thuế liên bang hoặc ban quản lý kế toán của tiểu bang bạn. Đồng thời, xác nhận người đó có PTIN hợp lệ nếu họ sẽ chuẩn bị tờ khai thuế liên bang. Nếu bạn chưa chắc khác nhau thế nào, hướng dẫn này có thể giúp: CPA vs EA vs tax preparer.

2. Có kinh nghiệm với kiểu công việc của bạn
Người làm rất tốt với hồ sơ thuế W-2 có thể không phải lựa chọn phù hợp nhất cho tài xế xe công nghệ (rideshare), chủ nhà hàng, người bán online, người làm theo hợp đồng (contractor), hoặc chủ doanh nghiệp mới thành lập (chẳng hạn một LLC mới). Hãy hỏi họ thường hỗ trợ những nhóm khách hàng nào.

3. Giao tiếp rõ ràng
Bạn nên có thể hỏi các câu hỏi cơ bản và hiểu câu trả lời. Nếu họ nói được ngôn ngữ của bạn thì càng tốt. Nếu không, họ vẫn nên giải thích bằng các câu ngắn, dễ hiểu và có thái độ kiên nhẫn.

4. Thoải mái với các tình huống của người nhập cư và ITIN
Một số kế toán thường xuyên hỗ trợ những người nộp hồ sơ với ITIN, các gia đình có tình trạng nhập cư hỗn hợp, người chuyển tiền ra nước ngoài, hoặc người mới làm quen với hệ thống thuế của Mỹ. Kinh nghiệm đó có thể rất quan trọng.

5. Phạm vi công việc và phí bằng văn bản
Hãy hỏi chính xác khoản phí bao gồm những gì. Ví dụ: một tờ khai thuế liên bang, một tờ khai thuế tiểu bang, dọn dẹp bookkeeping, thiết lập payroll, hoặc báo cáo hằng tháng. Phí thực tế sẽ phụ thuộc vào công việc phát sinh, hồ sơ của bạn, tình huống của bạn và khu vực của bạn.

Các khoảng phí thường gặp:
- Tờ khai thuế cá nhân: $180-$500
- Tờ khai thuế doanh nghiệp nhỏ: $500-$1,800
- Bookkeeping hằng tháng: $150-$600 mỗi tháng tùy theo khối lượng
- Payroll: $40-$120 mỗi tháng cộng với phí theo từng nhân viên
- Làm việc theo giờ với CPA: $150-$400 mỗi giờ

Đây là ước tính, không phải báo giá hay cam kết. Nếu bạn cần hỗ trợ so sánh các dịch vụ, hãy xem giá dịch vụ.

Những câu hỏi nên hỏi trước khi thuê bất kỳ ai

Hãy dùng danh sách này khi bạn trao đổi với kế toán. Nó có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và giảm căng thẳng.

• Bạn có nói trôi chảy ngôn ngữ của tôi không, hay bạn làm với khách hàng thích tiếng Anh đơn giản?
• Bạn là CPA hay IRS Enrolled Agent?
• Bạn có thể cho tôi chi tiết giấy phép và PTIN để tôi tự xác minh không?
• Trước đây bạn có làm với người nộp ITIN hoặc người nhập cư gần đây không?
• Bạn có xử lý các tình huống giống như của tôi không? Ví dụ: công việc W-2, tự kinh doanh, LLC, thu nhập 1099, nhà cho thuê, hoặc payroll.
• Ngay từ đầu, bạn cần những tài liệu nào?
• Khoảng phí thường gặp cho loại công việc này là bao nhiêu?
• Cái gì được bao gồm, và cái gì tính thêm chi phí?
• Bạn giao tiếp với khách hàng như thế nào? Điện thoại, email, cổng thông tin bảo mật, nhắn tin, gọi video.
• Trước khi bắt đầu làm việc, bạn có gửi thư ủy quyền (engagement letter) hoặc thỏa thuận bằng văn bản không?

Hãy lưu ý các dấu hiệu rủi ro:
- Họ từ chối cung cấp thông tin giấy phép.
- Họ không giải thích phí bằng văn bản.
- Họ yêu cầu hoàn thuế của bạn chuyển vào tài khoản của họ.
- Họ nói bạn không cần lo việc rà soát tờ khai.
- Họ yêu cầu bạn cung cấp SSN, ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng, hoặc các tài liệu thuế trước khi bạn đã xác minh họ là ai.

Vui lòng tự bảo vệ mình. Không bao giờ chia sẻ Số An Sinh Xã Hội (SSN), số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng, số tài khoản tài chính, hoặc các tài liệu thuế với bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh. Bản thân BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và các yêu cầu để ghép cặp. Chúng tôi không thu thập SSN, số ITIN, số tài khoản tài chính hay các tài liệu thuế.

Nếu bạn có doanh nghiệp và cần hỗ trợ rộng hơn, bạn cũng có thể muốn tìm thêm dịch vụ về kế toán doanh nghiệp nhỏ.

Cách đơn giản để so sánh các kế toán

Bạn không cần phải là chuyên gia. Bạn chỉ cần làm theo một quy trình đơn giản.

1. Viết ra tình huống của bạn
Trong một ghi chú ngắn, hãy liệt kê bạn cần gì. Ví dụ: “Tôi có công việc W-2, có thu nhập làm tự do, và có ITIN cho người phối ngẫu.” Hoặc: “Tôi sở hữu một doanh nghiệp vệ sinh nhỏ có 3 nhân viên và cần bookkeeping và payroll.”

2. Trao đổi với 2 hoặc 3 kế toán được cấp phép
So sánh cách giao tiếp, kinh nghiệm và khoảng phí. Bạn không chỉ đang mua dịch vụ với mức giá thấp nhất. Bạn đang tìm một người hiểu tình huống của bạn và giải thích rõ ràng.

3. Tự mình xác minh năng lực và giấy phép
Kiểm tra giấy phép CPA hoặc trạng thái EA. Nếu họ sẽ chuẩn bị tờ khai, hãy kiểm tra PTIN.

4. Xác nhận phí và phạm vi bằng văn bản
Hỏi họ sẽ làm gì, sẽ không làm gì, khi nào họ cần tài liệu của bạn và điều gì xảy ra nếu công việc phát sinh thêm.

5. Giữ quyền kiểm soát hồ sơ của bạn
Đừng gửi các tài liệu thuế nhạy cảm cho đến khi bạn cảm thấy yên tâm rằng người đó có thật, được cấp phép và phù hợp.

Với nhiều người, phần khó nhất chỉ là bắt đầu. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn mới làm quen với hệ thống ở Mỹ hoặc lo rằng tiếng Anh của bạn chưa đủ tốt. Xin đừng để điều đó cản trở bạn. Một kế toán giỏi sẽ không làm bạn xấu hổ vì đã hỏi các câu hỏi cơ bản. Họ nên giúp bạn hiểu điều gì đang xảy ra và họ cần những giấy tờ nào.

Nếu bạn muốn có một điểm khởi đầu, BalancedRow có thể ghép cặp bạn với các kế toán được cấp phép mà không tính phí cho bạn. Bạn tự so sánh, tự xác minh và chọn người để thuê. Quyền kiểm soát này vẫn thuộc về bạn.