Cách tránh gian lận của người làm dịch vụ khai thuế
Gian lận của người làm dịch vụ khai thuế khá phổ biến vì nhiều người bị dồn thời gian, căng thẳng và tin tưởng. Vài bước kiểm tra đơn giản có thể giúp bạn bảo vệ tiền hoàn thuế, danh tính và hồ sơ tài chính doanh nghiệp của mình trước khi thuê bất kỳ ai.
Vì sao xảy ra gian lận của người làm dịch vụ khai thuế
Phần lớn mọi người không tìm đến dịch vụ khai thuế cho đến khi bị dồn áp lực. Hạn nộp đang đến gần. Có một thông báo được gửi qua thư. Phần payroll đang bị trễ. Một doanh nghiệp mới đang phát triển nhanh hơn dự kiến. Đây là lúc kẻ xấu đưa ra những lời hứa lớn.
Có người giả vờ là chuyên gia. Có người dùng thông tin hành nghề của người khác. Có người tính giá một kiểu rồi làm một kiểu. Có người nộp tờ khai với các con số giả để tạo ra khoản hoàn thuế lớn hơn, rồi biến mất khi IRS gửi câu hỏi sau đó.
Sự thật khó nghe: nếu tên của bạn nằm trên tờ khai, bạn vẫn có thể phải chịu trách nhiệm cho những gì đã được nộp, kể cả khi người khác là người chuẩn bị.
Vì vậy, lựa chọn an toàn nhất là thuê một kế toán được cấp phép, thường là CPA hoặc EA / Enrolled Agent của IRS, và tự mình kiểm tra thông tin hành nghề trước khi bạn chia sẻ bất kỳ dữ liệu nhạy cảm nào. Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các lựa chọn, BalancedRow có thể kết nối miễn phí cho bạn với các kế toán được cấp phép. Bạn sẽ tự chọn ai bạn muốn nói chuyện và ai là người bạn thuê.
Nếu bạn chưa rõ ai làm việc gì, hướng dẫn này có thể giúp: CPA vs EA vs tax preparer.
Những dấu hiệu cảnh báo khiến bạn nên dừng lại
Những dấu hiệu cảnh báo này rất quan trọng. Một dấu hiệu đỏ không phải lúc nào cũng chứng minh gian lận, nhưng nhiều dấu hiệu cùng lúc thì là dấu hiệu xấu.
- Hứa hẹn khoản hoàn thuế lớn trước khi xem hồ sơ của bạn. Không chuyên nghiệp chân chính nào có thể biết điều đó chỉ từ một tin nhắn nhanh.
- Đề nghị tính phí dựa trên số tiền hoàn thuế của bạn. Cách này tạo động cơ để thổi phồng con số. Hãy yêu cầu phí và phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bắt đầu làm.
- Bảo bạn ký một tờ khai trống hoặc nói rằng họ sẽ "điền nốt sau". Tuyệt đối không làm vậy.
- Không đưa PTIN hoặc không giải thích rõ ràng về giấy phép của họ. Các đơn vị chuẩn bị tờ khai thuế liên bang đã trả tiền thường cần PTIN hợp lệ.
- Yêu cầu bạn cung cấp SSN, số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc giấy tờ thuế trước khi bạn kiểm tra. Đừng gửi dữ liệu nhạy cảm cho người bạn chưa xác minh.
- Muốn gửi khoản hoàn thuế vào tài khoản ngân hàng của họ hoặc vào một sản phẩm ngân hàng mà bạn không hiểu.
- Bảo bạn khai các khoản tín dụng hoặc chi phí kinh doanh không có vẻ đúng. Ví dụ thường gặp là người phụ thuộc giả, quyên góp tiền mặt bịa đặt, hoặc các khoản khấu trừ doanh nghiệp cho chi tiêu cá nhân.
- Không muốn ký tên trên tờ khai với tư cách người chuẩn bị đã nhận trả phí nếu họ đang chuẩn bị để lấy tiền.
- Chỉ muốn tiền mặt và từ chối đưa biên nhận hoặc thư hợp tác bằng văn bản.
- Ép bạn quyết định ngay hôm nay và né tránh câu trả lời rõ ràng về người sẽ thực hiện công việc.
Để tham khảo, phí thực tế thường ở dạng khoảng dao động khá rõ ràng. Tờ khai cá nhân thường vào khoảng $180-$500. Tờ khai cho doanh nghiệp nhỏ thường vào khoảng $500-$1,800. Dịch vụ bookkeeping hằng tháng thường khoảng $150-$600 mỗi tháng tùy theo khối lượng. Nếu ai đó thấp hơn nhiều so với bình thường và đồng thời hứa một khoản hoàn thuế rất lớn, hãy cẩn trọng. Bạn có thể xem các khoảng tham khảo phổ biến trên trang giá.
Cách kiểm tra kế toán trước khi bạn thuê
Hãy dùng quy trình đơn giản này. Mất một chút thời gian, nhưng có thể giúp bạn tránh nhiều tháng căng thẳng.
- Hỏi họ có giấy phép gì. Đường đi an toàn nhất khi làm thuế là CPA hoặc EA / Enrolled Agent của IRS. Với doanh nghiệp, hãy hỏi xem họ có thường xuyên xử lý bookkeeping, payroll hoặc kế toán cho doanh nghiệp nhỏ tương tự của bạn hay không.
- Tự mình xác minh thông tin hành nghề. Kiểm tra Danh bạ của IRS về những người chuẩn bị tờ khai thuế liên bang (Federal Tax Return Preparers) để lấy PTIN và thông tin hành nghề. Với CPA, hãy kiểm tra hội đồng kế toán của từng bang. Đừng chỉ dựa vào ảnh chụp màn hình, phù hiệu hay danh thiếp.
- Hỏi ai thực sự sẽ làm công việc. Đôi khi người bán dịch vụ không phải là người chuẩn bị tờ khai.
- Nhận phạm vi công việc bằng văn bản. Văn bản nên ghi rõ họ sẽ làm và sẽ không làm những gì, bạn cần cung cấp những hồ sơ nào, khoảng phí dự kiến, và nếu có phát sinh thêm công việc thì chi phí có tăng không.
- Hỏi họ bảo vệ dữ liệu như thế nào. Email không phải lúc nào cũng an toàn. Hỏi cách họ sẽ chia sẻ tài liệu sau khi bạn đã xác minh.
- Đọc trước khi ký. Xem tờ khai hoặc các mẫu biểu. Nếu có điều gì đó không đúng, hãy đặt câu hỏi. Nếu bạn không hiểu một dòng nào, hãy dừng lại.
Nếu bạn đang so sánh lựa chọn, cách chọn kế toán sẽ hướng dẫn các bước kiểm tra bằng lời dễ hiểu.
Nhớ rằng: BalancedRow không phải là một công ty kế toán và không chuẩn bị tờ khai hay đưa ra lời khuyên về thuế. Chúng tôi là dịch vụ kết nối miễn phí. Chúng tôi giúp bạn tìm các kế toán được cấp phép, và bạn tự xác minh thông tin hành nghề, so sánh phí và quyết định thuê ai.
Nếu bạn nghĩ có điều gì đó sai thì nên làm gì
Bạn không cần hoảng sợ, nhưng nên hành động nhanh.
Nếu tờ khai chưa được nộp:
- Đừng ký bất kỳ thứ gì bạn không hiểu.
- Yêu cầu một bản đầy đủ của tờ khai bản nháp.
- So sánh các con số với W-2 của bạn, 1099s (nếu có), báo cáo payroll và sổ sách bookkeeping.
- Nếu người chuẩn bị không trả lời câu hỏi rõ ràng, hãy rời đi.
Nếu tờ khai đã được nộp rồi và bạn nghĩ là sai:
- Xin một bản đầy đủ đã ký tên của tờ khai đã nộp nếu bạn chưa có.
- Lưu tin nhắn, email, hóa đơn, quảng cáo và biên nhận thanh toán.
- Liên hệ một CPA hoặc EA / Enrolled Agent (Chuyên viên ghi danh của IRS) được cấp phép để rà soát những gì đã nộp và giải thích các lựa chọn của bạn.
- Nếu có thể liên quan đến đánh cắp danh tính, hãy hành động nhanh để bảo vệ tài khoản thuế và các tài khoản tài chính của bạn.
- Nếu IRS liên hệ với bạn, hãy đọc kỹ thông báo và giữ lại bản sao của mọi thứ.
Với nhiều người, phần khó nhất thường là cảm giác xấu hổ. Xin đừng để điều đó ngăn bạn. Việc này cũng xảy ra với cả những người cẩn thận, bao gồm người mới lần đầu khai, người nhập cư, người khai ITIN và chủ doanh nghiệp nhỏ đang cố làm đúng. Việc xin ý kiến lần hai là chuyện bình thường. Nếu bạn cần trợ giúp tìm người được cấp phép, bạn có thể yêu cầu một lần kết nối miễn phí thông qua trang hỗ trợ cho người nhập cư và ITIN của chúng tôi hoặc trang kết nối chung.
Những sai lầm phổ biến khiến gian lận dễ xảy ra hơn
Rất nhiều vụ gian lận bắt đầu từ những “thỏa hiệp” nhỏ. Đây là những điều gây hại nhiều nhất.
- Chọn dựa trên quy mô hoàn thuế thay vì năng lực/đủ điều kiện. Khoản hoàn thuế hứa hẹn lớn hơn không phải là bằng chứng của kỹ năng.
- Giao nộp thông tin nhạy cảm quá sớm. Tuyệt đối không chia sẻ SSN, số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc giấy tờ thuế với bất kỳ ai bạn chưa xác minh. Bản thân BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và chi tiết yêu cầu để kết nối, không bao giờ yêu cầu SSN, số ITIN, số tài khoản tài chính hay giấy tờ thuế.
- Không kiểm tra PTIN và giấy phép. Việc xác minh là bước an toàn của bạn.
- Không yêu cầu phí bằng văn bản. Phí thực tế thường là ước tính và các khoảng giá, không phải cam kết chắc chắn. Phí cuối cùng phụ thuộc vào công việc thực hiện, tình huống của bạn, hồ sơ bạn mang theo và khu vực của bạn.
- Bỏ qua tờ khai cuối cùng. Trước khi nộp bất cứ thứ gì, hãy rà soát tên, người phụ thuộc, thông tin ngân hàng, thu nhập, các khoản khấu trừ và chi phí kinh doanh.
- Thuê người không phù hợp với loại hồ sơ của bạn. Một người làm tốt cho tờ khai W-2 đơn giản có thể không phù hợp với hồ sơ kinh doanh phụ, vấn đề payroll hoặc thuế truy thu.
Một chuyên gia tốt sẽ không vội kéo bạn đi qua các bước này. Họ sẽ mong bạn đặt câu hỏi. Họ sẽ giải thích công việc bằng tiếng phổ thông. Họ sẽ để bạn có không gian để quyết định.
Bước tiếp theo an toàn hơn
Nếu bạn cần giúp đỡ nhưng không biết bắt đầu từ đâu, hãy giữ mọi thứ thật đơn giản.
- Lập danh sách ngắn bạn cần gì: tờ khai cá nhân, tờ khai cho doanh nghiệp nhỏ, dọn dẹp bookkeeping, câu hỏi về payroll hoặc hỗ trợ xử lý thông báo.
- Chỉ trao đổi với các kế toán được cấp phép và tự mình xác minh thông tin hành nghề cũng như PTIN.
- So sánh khoảng phí dự kiến, kinh nghiệm, thời gian xử lý và những gì được bao gồm.
- Xác nhận phí và phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào.
- Giữ lại các tài liệu nhạy cảm của bạn cho đến khi bạn đã xác minh rõ bạn đang làm việc với ai.
BalancedRow miễn phí cho người đọc. Các kế toán tham gia trả một khoản phí cố định để được liệt kê và kết nối. Chúng tôi không lấy phần trăm trên tiền hoàn thuế của bạn hay trên phí của kế toán. Nếu bạn muốn so sánh các lựa chọn được cấp phép, hãy kết nối tại đây.
Hãy chậm lại, tự mình xác minh giấy phép của kế toán và PTIN, nhận phí cũng như phạm vi công việc bằng văn bản, và đừng chia sẻ SSN, ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hay giấy tờ thuế cho đến khi bạn biết chính xác bạn đang làm việc với ai.