Cách nộp đơn xin ITIN

ITIN là gì, nói theo cách dễ hiểu

ITIN là Individual Taxpayer Identification Number (Mã số định danh người nộp thuế cá nhân). Đây là mã số dùng để xử lý thuế do IRS cấp cho những người cần có mặt trong tờ khai thuế của Hoa Kỳ nhưng không đủ điều kiện để nhận Social Security Number.

Người ta dùng ITIN để khai thuế. Điều này có thể bao gồm người lao động, vợ/chồng, người phụ thuộc và một số chủ doanh nghiệp nhỏ. Khai thuế bằng ITIN là việc bình thường và được kỳ vọng đối với nhiều người nhập cư và các gia đình có tình trạng cư trú hỗn hợp.

Vài điểm quan trọng:

• ITIN không phải giấy phép lao động.
• ITIN không phải tình trạng nhập cư.
• ITIN không làm thay đổi việc một người có thể làm việc hợp pháp ở Hoa Kỳ hay không.
• ITIN chủ yếu để báo cáo và xử lý thuế cấp liên bang.

Nếu bạn không chắc mình cần ITIN hay cần SSN (hoặc không cần cả hai), hãy trao đổi với kế toán được cấp phép, chẳng hạn CPA hoặc IRS Enrolled Agent (EA), là người có kinh nghiệm với người nộp tờ khai ITIN. BalancedRow là dịch vụ miễn phí để ghép cặp. Chúng tôi không đưa ra tư vấn về thuế hay pháp lý, nhưng có thể giúp bạn được ghép đúng người với kế toán được cấp phép và bạn cũng có thể xem thêm tại ITIN và hỗ trợ thuế cho người nhập cư.

Trả lời ngắn gọn: thường thì nộp đơn như thế nào

Phần lớn mọi người xin ITIN bằng cách gửi Form W-7 đến IRS kèm theo tờ khai thuế liên bang và các giấy tờ chứng minh danh tính cũng như tình trạng cư trú nước ngoài.

Nói đơn giản, quy trình thường diễn ra như sau:

1. Xác định xem bạn có thực sự cần ITIN không. Nếu bạn lấy được SSN thì IRS nhìn chung sẽ kỳ vọng bạn dùng SSN thay vì ITIN.
2. Chuẩn bị tờ khai thuế liên bang cho năm bạn cần nộp.
3. Hoàn tất Form W-7, mẫu đơn xin ITIN của IRS.
4. Thu thập bằng chứng về danh tính và tình trạng nước ngoài. Hộ chiếu thường là giấy tờ đơn giản nhất nếu đáp ứng quy định của IRS.
5. Nộp bộ hồ sơ đúng cách. Nhiều người nộp qua đường bưu điện kèm tờ khai thuế, hoặc nhờ hỗ trợ của người đại diện tiếp nhận được ủy quyền hoặc một chuyên gia đủ điều kiện khác.
6. Chờ IRS xử lý. Nếu IRS chấp thuận, họ cấp ITIN và xử lý tờ khai.

Đó là lộ trình cơ bản. Tuy nhiên chi tiết rất quan trọng. Sai sót trên W-7, thiếu chữ ký, giấy tờ hỗ trợ không đúng, hoặc tờ khai không khớp với đơn xin có thể gây chậm trễ.

Nếu trường hợp của bạn không đơn giản, hoặc đây là lần đầu bạn nộp thuế ở Hoa Kỳ, việc thuê một CPA hoặc IRS Enrolled Agent được cấp phép chuyên xử lý các hồ sơ ITIN thường là lựa chọn khôn ngoan. Trước khi chia sẻ bất kỳ thông tin nhạy cảm nào, hãy tự kiểm tra tư cách hành nghề và PTIN qua IRS Directory of Federal Tax Return Preparers, và với CPA thì kiểm tra thêm tại hội đồng cấp bang về kế toán. Sau đó hãy xác nhận rõ phí và phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào.

Ai thường cần ITIN và những giấy tờ nào hay gặp

Bạn có thể cần ITIN nếu bạn phải có mặt trong một tờ khai thuế của Hoa Kỳ nhưng không thể nhận SSN. Các trường hợp phổ biến gồm:

• Bạn có nghĩa vụ khai hoặc báo cáo thuế của Hoa Kỳ nhưng không đủ điều kiện để có SSN.
• Bạn là vợ/chồng hoặc người phụ thuộc của người đang nộp tờ khai thuế Hoa Kỳ và trên tờ khai cần có mã định danh.
• Bạn là đối tượng cư trú hay không cư trú cho mục đích thuế và cần nộp tờ khai thuế hoặc phải được liệt kê trên tờ khai.
• Bạn sở hữu hoặc hỗ trợ vận hành một doanh nghiệp nhỏ và cần khai thuế cá nhân của mình đúng cách.

IRS có các quy định cụ thể về ai đủ điều kiện. Kế toán được cấp phép có thể giải thích các quy định đó áp dụng thế nào cho trường hợp của bạn, nhưng họ không nên đoán. Họ cần xem xét kỹ các thông tin thực tế của bạn.

Giấy tờ trong hồ sơ ITIN rất quan trọng. IRS nhìn chung cần giấy tờ chứng minh:

• Danh tính
• Tình trạng nước ngoài

Hộ chiếu thường là giấy tờ mạnh nhất vì có thể bao phủ cả hai nhóm, nhưng không phải ai cũng có cùng bộ giấy tờ. Một số người nộp đơn có thể cần kết hợp nhiều giấy tờ tùy theo tình huống của họ và các quy định IRS đang áp dụng.

Một vài mẹo thực hành:

• Đảm bảo họ tên, ngày sinh và địa chỉ giống nhau giữa tờ khai và các giấy tờ hỗ trợ.
• Đừng bỏ qua các thư của IRS. Nếu IRS yêu cầu thêm thông tin, hãy phản hồi đúng hạn.
• Giữ bản sao những gì bạn đã gửi và ngày gửi.
• Nếu bạn chuyển nơi ở, hãy đảm bảo địa chỉ nhận thư trên tờ khai là nơi bạn có thể nhận thư từ IRS một cách an toàn.

Nếu bạn cũng cần trợ giúp để hiểu chính nội dung tờ khai thuế, không chỉ riêng đơn xin ITIN, một kế toán được cấp phép có thể giúp bạn hiểu quy trình và chi phí thường gặp. Ví dụ, tờ khai thuế cá nhân thường nằm khoảng $180-$500 như mức tham khảo, trong khi tờ khai doanh nghiệp nhỏ thường khoảng $500-$1,800. Đây là ước tính tham khảo, không phải báo giá. Phí thực tế phụ thuộc vào công việc phát sinh, tình huống của bạn, hồ sơ bạn mang theo và khu vực của bạn. Bạn có thể so sánh thêm các mức tham khảo phổ biến tại trang giá.

Chủ doanh nghiệp nhỏ và người tự kinh doanh nộp ITIN cần biết gì

Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, làm theo ứng dụng (gọi việc theo nền tảng), freelancer, dọn nhà, xây dựng, bán hàng online hoặc làm việc theo hợp đồng, tình huống thuế của bạn có thể trở nên phức tạp nhanh chóng. ITIN có thể là một phần của bức tranh, nhưng nó không thay thế việc lưu giữ hồ sơ tốt.

Dưới đây là những chỗ khiến nhiều người dễ “vướng”:

• Trộn chi tiêu cá nhân với chi tiêu doanh nghiệp.
• Đợi đến mùa thuế mới sắp xếp hóa đơn biên lai.
• Ước lượng thu nhập thay vì dùng dữ liệu/hồ sơ thực tế.
• Thuê người không được cấp phép hứa sẽ hoàn thuế rất lớn.
• Chia sẻ thông tin đăng nhập ngân hàng, ảnh hộ chiếu hoặc giấy tờ thuế trước khi kiểm tra xem họ là ai.

Kế toán được cấp phép có thể giúp bạn hiểu cần loại hồ sơ nào và có thể cần những công việc gì cho tờ khai thuế của bạn. Nếu sổ sách của bạn đang bị tồn đọng, điều đó có thể làm tăng phí. Sổ sách theo tháng thường vào khoảng $150-$600 mỗi tháng tùy theo khối lượng. Dịch vụ payroll (bảng lương) thường vào khoảng $40-$120 mỗi tháng cộng thêm khoản phí theo từng nhân viên. Đây chỉ là mức tham khảo phổ biến và chi phí thực tế phụ thuộc vào công việc, hồ sơ của bạn và khu vực của bạn.

Nếu bạn tự kinh doanh hoặc sở hữu một công ty nhỏ, bạn nên tìm hiểu sự khác nhau giữa kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và việc khai tờ khai thuế. Việc làm sổ sách tốt trong suốt cả năm thường giúp mùa thuế ít tốn chi phí và ít căng thẳng hơn.

Quan trọng nhất: đừng thấy xấu hổ nếu bạn đang bị trễ. Nhiều người nhập cư mới và chủ doanh nghiệp lần đầu đang vừa học hệ thống của Hoa Kỳ vừa làm việc nhiều giờ. Tự sắp xếp lại và nhờ giúp đỡ là một bước đi khôn ngoan, không phải là thất bại.

Cách nhận hỗ trợ an toàn và bước tiếp theo

Nếu bạn nghĩ mình cần ITIN, hoặc bạn đã có ITIN và cần được hỗ trợ để khai thuế đúng cách, bước tiếp theo là nói chuyện với CPA hoặc IRS Enrolled Agent (EA) được cấp phép có làm việc với người nộp tờ khai ITIN.

Dùng danh sách kiểm tra này:

1. Hỏi xem họ có thường xuyên làm hồ sơ ITIN không. Không phải kế toán nào cũng làm.
2. Tự kiểm tra tư cách hành nghề và PTIN. Dùng IRS Directory of Federal Tax Return Preparers và hội đồng cấp bang về kế toán đối với CPA.
3. Xin phí và phạm vi công việc bằng văn bản. Làm rõ phần nào được bao gồm, phần nào không được bao gồm và phần công việc phát sinh có thể tốn thêm bao nhiêu.
4. Không chia sẻ thông tin nhạy cảm trước khi bạn đã xác minh họ. Tuyệt đối không gửi Social Security Number, số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc giấy tờ thuế cho bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh.
5. Giữ quyền kiểm soát đối với tài liệu của bạn. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và yêu cầu để ghép cặp. Chúng tôi không bao giờ yêu cầu SSN, số ITIN, số tài khoản ngân hàng, hoặc giấy tờ thuế.

BalancedRow miễn phí để sử dụng. Chúng tôi không phải là một công ty kế toán và không soạn tờ khai hay đưa ra lời khuyên. Chúng tôi giúp bạn so sánh các lựa chọn để bạn có thể chọn người để thuê. Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm người có kinh nghiệm với hồ sơ ITIN, hãy bắt đầu tại đây: get matched.

Nếu bạn đang so sánh các loại tư cách hành nghề, hướng dẫn này cũng có thể giúp: CPA vs EA vs tax preparer.