Phải làm gì khi bạn nhận được thông báo từ IRS

Câu trả lời ngắn: đừng bỏ qua

Nếu bạn nhận được thư từ IRS, hãy mở ra, đọc kỹ và kiểm tra hạn chót**. Đừng cho rằng đó là lỗi. Cũng đừng hoảng sợ. Nhiều thông báo liên quan đến việc thiếu thông tin, số tiền phải nộp, xác minh danh tính hoặc IRS thay đổi một mục trên tờ khai.

Việc đầu tiên của bạn rất đơn giản:
1. Xác nhận bức thư thật sự đến từ IRS.
2. Tìm năm tính thuế liên quan.
3. Tìm ngày phải phản hồi.
4. Đối chiếu thông báo với tờ khai thuế và hồ sơ của bạn.
5. Quyết định: bạn đồng ý, không đồng ý hay chưa chắc.

Nếu bạn không hiểu thông báo nghĩa là gì, bạn nên trao đổi với kế toán được cấp phép, chẳng hạn như CPA hoặc IRS Enrolled Agent. BalancedRow là dịch vụ ghép cặp miễn phí. Chúng tôi giúp bạn kết nối với các kế toán được cấp phép để tax preparation và hỗ trợ thuế liên quan. Chúng tôi không đưa lời khuyên về thuế, không lập tờ khai, và không thay mặt người nộp thuế làm việc với IRS.

Trước khi bạn chia sẻ bất kỳ thông tin nhạy cảm nào, hãy tự xác minh tư cách của kế toán và PTIN của họ thông qua IRS Directory of Federal Tax Return Preparers hoặc hội đồng kế toán của tiểu bang, và xác nhận phí và phạm vi công việc bằng văn bản.

Ngoài ra, hãy tự bảo vệ mình: không bao giờ gửi SSN, số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc giấy tờ thuế cho bất kỳ ai bạn chưa xác minh. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và yêu cầu để ghép cặp. Chúng tôi không bao giờ yêu cầu SSN, số ITIN, số tài khoản tài chính, hoặc giấy tờ thuế.

Trước hết, hãy chắc chắn đây là thông báo thật

Tin nhắn SMS, email và cuộc gọi lừa đảo thường giả vờ đến từ IRS. Thông báo IRS thật thường được gửi qua đường bưu điện và có số thông báo hoặc mã thư ở góc trên hoặc bên phải phía trên, kèm chi tiết về năm tính thuế.

Bạn có thể kiểm tra theo cách thực tế:
- Tìm “số thông báo”. Ví dụ phổ biến thường bắt đầu bằng CP hoặc LT.
- Đối chiếu năm tính thuế và tên của bạn với hồ sơ.
- Đọc xem IRS nói rằng họ đã làm gì hoặc yêu cầu bạn làm gì.
- Xem thông báo có yêu cầu bạn trả lời bằng thư, nộp tiền hay không cần làm gì.
- So sánh với bản sao tờ khai của năm đó.

Hãy cẩn thận với sự thúc giục. Kẻ lừa đảo lợi dụng nỗi sợ và yêu cầu thanh toán gấp. IRS có thể gửi thông báo thật về khoản tiền phải nộp, nhưng bạn vẫn nên xác minh trước khi làm theo.

Một vài dấu hiệu cảnh báo gian lận:
- Đòi tiền bằng thẻ quà tặng, crypto hoặc chuyển khoản wire
- Đe dọa bị bắt giữ hoặc trục xuất ngay lập tức
- Tin nhắn yêu cầu bạn bấm vào đường link và nhập SSN hoặc thông tin đăng nhập ngân hàng
- Người gọi không cho bạn xác minh thông báo một cách độc lập

Nếu tiếng Anh không phải là ngôn ngữ đầu tiên của bạn, hãy chậm lại và nhờ người hỗ trợ đọc thư. Điều đó là bình thường. Nhiều người nộp thuế, bao gồm người nhập cư mới và người nộp hồ sơ có ITIN, cần ai đó giải thích ngôn ngữ của IRS theo cách dễ hiểu. Bạn có thể yêu cầu được ghép cặp thông qua trang hỗ trợ cho người nhập cư và ITIN của chúng tôi, sau đó so sánh các lựa chọn và chọn người để thuê.

Cách đọc thông báo và quyết định nó có ý nghĩa gì

Không phải thông báo nào từ IRS cũng giống nhau. Một số thông báo mang tính thông tin. Một số nói rằng bạn còn nợ tiền. Một số nói rằng IRS đã thay đổi tờ khai của bạn. Một số yêu cầu bạn xác minh danh tính hoặc gửi giấy tờ.

Cách tốt để xem xét là trả lời bốn câu hỏi:

1. Năm tính thuế nào được đề cập?
Đôi khi mọi người lại nhìn nhầm tờ khai. Hãy chắc chắn bạn lấy đúng năm.

2. IRS đang nói rằng chuyện gì đã xảy ra?
Ví dụ thường gặp:
- Bạn có balance due (khoản còn nợ).
- IRS đã thay đổi các mục trên tờ khai vì số liệu không khớp với thông tin các bên thứ ba đã báo cáo.
- IRS cần xác minh danh tính.
- IRS nói rằng họ đang holding a refund (giữ khoản hoàn).
- IRS cần giấy tờ chứng minh.
- IRS phân bổ một khoản thanh toán theo cách khác với điều bạn dự kiến.

3. Bạn đồng ý, không đồng ý, hay cần thêm thời gian để hiểu?
Nếu bạn đồng ý, bước tiếp theo có thể là nộp tiền hoặc ký và phản hồi. Nếu bạn không đồng ý, bạn có thể cần viết lại kèm giấy tờ. Nếu bạn không chắc, hãy nhờ CPA hoặc EA được cấp phép xem lại.

4. Hạn chót là khi nào?
Hạn chót rất quan trọng. Bỏ lỡ có thể làm giảm lựa chọn của bạn hoặc làm phát sinh lãi và tiền phạt.

Nếu bạn có kinh doanh, hãy lôi ra sổ sách bookkeeping, hồ sơ payroll (lương nhân viên), các thông báo trước đó và bản sao tờ khai đã nộp của năm đó. Nếu hồ sơ của bạn lộn xộn, một kế toán được cấp phép có thể cần giúp bạn sắp xếp xem những gì đã được báo cáo và IRS đang thách thức phần nào. Mức phí thông thường thay đổi tùy vào công việc, tình huống của bạn, hồ sơ bạn mang theo và khu vực của bạn. Như hướng dẫn sơ bộ, CPA tính theo giờ có thể tốn $150-$400 mỗi giờ, sổ sách bookkeeping theo tháng thường là $150-$600 mỗi tháng tùy theo khối lượng, và tờ khai thuế cho doanh nghiệp nhỏ thường rơi vào khoảng $500-$1,800. Đây là ước tính, không phải báo giá hay bảo đảm.

Phải làm gì tiếp theo, theo từng bước

Nếu thông báo là thật, hãy dùng danh sách kiểm tra này.

1. Giữ phong bì và toàn bộ thông báo
Ngày tháng rất quan trọng. Cũng quan trọng là số trang và hướng dẫn phản hồi.

2. Lôi hồ sơ của bạn ra
Tìm:
- tờ khai thuế của năm đó
- W-2s, 1099s, K-1s hoặc hồ sơ thu nhập từ hoạt động kinh doanh
- bằng chứng các khoản thanh toán đã thực hiện
- bất kỳ thư IRS nào trước đó
- hóa đơn/biên lai liên quan hoặc hồ sơ payroll nếu bạn sở hữu doanh nghiệp

3. Ghi lại hạn chót và vấn đề
Dùng một câu ngắn, ví dụ: “IRS nói thu nhập năm 2023 trên 1099 chưa được báo cáo” hoặc “IRS nói khoản nộp payroll bị trễ.” Cách này giúp bạn tập trung.

4. Không gửi bản gốc giấy tờ trừ khi thông báo yêu cầu
Nếu cần, hãy gửi bản sao. Giữ một bản sao đầy đủ của mọi thứ bạn gửi.

5. Phản hồi đúng cách mà thông báo hướng dẫn
Một số thông báo nói không cần phản hồi nếu bạn đồng ý. Một số khác yêu cầu phản hồi đã ký hoặc nộp tiền. Hãy làm theo hướng dẫn trong thông báo thật sát.

6. Nếu bạn không thể thanh toán đủ, đừng bỏ qua hóa đơn
IRS có thể có các lựa chọn thanh toán, nhưng lựa chọn đúng còn tùy vào tình hình thực tế của bạn. Một CPA hoặc EA được cấp phép có thể xem thông báo và hoàn cảnh của bạn cùng bạn. BalancedRow có thể giúp bạn được ghép cặp với các kế toán được cấp phép. Chúng tôi không đưa lời khuyên về thuế hoặc pháp lý.

7. Nếu bạn không đồng ý, hãy sắp xếp bằng chứng của mình
Giữ gọn gàng và đơn giản:
- một lá thư giải trình ngắn
- bản sao thông báo
- bản sao các hồ sơ/chứng cứ hỗ trợ
- bảng thời gian nếu vấn đề gây khó hiểu

8. Nếu thông báo liên quan đến doanh nghiệp, hãy hành động nhanh
Các vấn đề về payroll và thuế doanh nghiệp của IRS có thể phát triển nhanh vì tiền phạt và lãi có thể tiếp tục. Nếu bạn cần dọn dẹp toàn diện hơn, bạn cũng có thể muốn được hỗ trợ với kế toán cho doanh nghiệp nhỏ.

Khi thuê người hỗ trợ, hãy hỏi các câu sau:
- Bạn có phải là CPA hoặc IRS Enrolled Agent không?
- PTIN của bạn là gì?
- Trước đây bạn đã xử lý loại thông báo này chưa?
- Khoảng phí ước tính của bạn là bao nhiêu, và điều gì có thể làm phí cao hơn?
- Phạm vi công việc bao gồm chính xác những gì?

Sau đó, hãy tự xác minh tư cách và lấy phí cùng phạm vi bằng văn bản trước khi bắt đầu làm việc.

Khi nào cần nhờ hỗ trợ được cấp phép ngay

Một số thông báo khá đơn giản. Một số thì không. Bạn nên nhờ hỗ trợ được cấp phép sớm nếu:
- Số tiền phải nộp là lớn đối với bạn hoặc doanh nghiệp của bạn
- IRS đã thay đổi tờ khai của bạn và bạn không hiểu vì sao
- Thông báo liên quan đến tự kinh doanh (self-employment), tờ khai doanh nghiệp, payroll hoặc nhiều năm
- Bạn bị mất hồ sơ, chuyển nơi ở hoặc nghĩ rằng bạn đã bỏ lỡ các thư trước đó
- Bạn là người nhập cư hoặc người nộp hồ sơ có ITIN và lo lắng vì rào cản ngôn ngữ khiến bạn dễ mắc sai lầm
- Bạn nghĩ IRS sai nhưng không biết phải chứng minh thế nào

Một CPA hoặc IRS Enrolled Agent được cấp phép có thể xem thông báo, giải thích nó có vẻ đang nói gì và cho bạn biết họ cần những hồ sơ nào nếu bạn thuê họ. BalancedRow là miễn phí cho người xem vì các kế toán tham gia trả một khoản phí cố định để được liệt kê và ghép cặp. Bạn sẽ so sánh các lựa chọn, xác minh tư cách, rồi chọn người để thuê.

Giá dịch vụ thông thường cho tờ khai có thể giúp bạn hình dung kỳ vọng nếu thông báo dẫn đến việc rà soát hoặc chỉnh sửa tờ khai. Tờ khai cá nhân thường vào khoảng $180-$500. Tờ khai doanh nghiệp nhỏ thường vào khoảng $500-$1,800. Các công việc thông báo phức tạp hơn có thể được tính theo giờ, thường là $150-$400 mỗi giờ đối với CPA. Nhắc lại, đây chỉ là ước tính thông thường. Phí thực tế phụ thuộc vào công việc cần làm, tình hình của bạn, hồ sơ bạn cung cấp và khu vực của bạn.

Nếu bạn chưa từng thuê kế toán trước đây, hãy đọc cách chọn một kế toán. Nếu bạn bối rối về tư cách, hãy xem sự khác nhau giữa CPA, EA và các người chuẩn bị tờ khai khác trong hướng dẫn này.