Bảng cân đối kế toán là gì?

Câu trả lời ngắn gọn

Bảng cân đối kế toán là “một tấm ảnh chụp” tình hình tài chính của doanh nghiệp bạn tại một thời điểm.

Nó có 3 phần chính:

• Tài sản (Assets): doanh nghiệp sở hữu hoặc được quyền nhận
• Nợ phải trả (Liabilities): doanh nghiệp đang nợ người khác hoặc công ty khác
• Vốn chủ sở hữu (Equity): phần còn lại của chủ sở hữu sau khi trừ các khoản nợ

Công thức cơ bản là:

Assets = Liabilities + Equity

Đó là lý do gọi là bảng cân đối (balance). Hai vế phải khớp nhau.

Ví dụ:

• Tiền mặt trong ngân hàng: $8,000
• Hóa đơn khách hàng chưa thanh toán: $2,000
• Máy tính và thiết bị: $3,000
• Số dư thẻ tín dụng: $1,500
• Số dư khoản vay: $4,000

Tổng tài sản = $13,000
Tổng nợ phải trả = $5,500
Vốn chủ sở hữu = $7,500

Nếu sổ sách của bạn đúng, các con số sẽ cân.

Với nhiều chủ doanh nghiệp, bảng cân đối kế toán còn ít quen thuộc hơn báo cáo kết quả kinh doanh (lãi/lỗ). Nhưng nó vẫn rất quan trọng. Doanh nghiệp có thể “có lãi trên giấy” nhưng vẫn gặp vấn đề về tiền mặt, vấn đề nợ, hoặc sổ sách rối. Bảng cân đối kế toán giúp nhìn rõ điều đó.

Trong bảng cân đối kế toán có gì?

Dưới đây là phiên bản đơn giản về những gì thường xuất hiện trong từng phần.

Tài sản (Assets) là những thứ doanh nghiệp sở hữu hoặc kỳ vọng thu về. Ví dụ phổ biến:

• Tiền mặt trong tài khoản thanh toán hoặc tài khoản tiết kiệm
• Tiền khách hàng đang nợ bạn, thường gọi là accounts receivable (phải thu)
• Hàng tồn kho bạn dự định bán
• Chi phí trả trước, như bảo hiểm đã trả trước
• Thiết bị, đồ nội thất, xe cộ hoặc máy tính

Nợ phải trả (Liabilities) là các khoản nợ và nghĩa vụ. Ví dụ phổ biến:

• Số dư thẻ tín dụng
• Khoản vay của doanh nghiệp
• Các hóa đơn chưa thanh toán, thường gọi là accounts payable (phải trả)
• Các khoản thuế trả lương (payroll taxes) đang nợ
• Thuế bán hàng (sales tax) đang nợ
• Hạn mức tín dụng (lines of credit)

Vốn chủ sở hữu (Equity) là phần góp của chủ sở hữu vào doanh nghiệp. Có thể bao gồm:

• Tiền chủ sở hữu đã đưa vào doanh nghiệp
• Lợi nhuận giữ lại trong doanh nghiệp
• Trừ đi phần tiền chủ sở hữu rút ra để dùng cho cá nhân

Vài ghi chú dễ hiểu:

• Tiền mặt (Cash) không giống lợi nhuận. Bạn có thể có lãi nhưng vẫn thiếu tiền mặt.
• Thiết bị (Equipment) thường không được tính theo đúng toàn bộ giá gốc ban đầu mãi mãi. Giá trị ghi sổ (book value) có thể thay đổi theo thời gian.
• Tiền rút của chủ (Owner draws) có thể làm giảm vốn chủ sở hữu ngay cả khi doanh nghiệp vẫn làm ăn ổn.
• Thuế chưa nộp là các khoản nợ thật. Nếu chúng bị thiếu trong sổ sách, bảng cân đối kế toán có thể trông “tốt hơn thực tế”.

Đây là một lý do khiến sổ sách sạch sẽ rất quan trọng. Nếu hồ sơ của bạn bị chậm, bảng cân đối kế toán có thể không hữu ích. Nếu bạn cần biết mỗi tháng nên có những báo cáo nào, hãy xem kế toán cho doanh nghiệp nhỏ hoặc kế toán sổ sách (bookkeeping). BalancedRow là dịch vụ ghép cặp miễn phí. Chúng tôi không làm thay và cũng không đưa lời khuyên. Chúng tôi giúp bạn kết nối với một kế toán được cấp phép.

Vì sao doanh nghiệp nhỏ nên quan tâm

Bảng cân đối kế toán không chỉ dành cho ngân hàng hay các công ty lớn. Nó giúp doanh nghiệp nhỏ ra quyết định hằng ngày.

Cho thấy doanh nghiệp có “vững” hay không.
Nếu tiền mặt thấp, nợ cao và các khoản phải trả chất đống, bảng cân đối kế toán có thể phát hiện sớm dấu hiệu căng thẳng.

Hỗ trợ vay vốn và hồ sơ xin cấp hạn mức.
Ngân hàng, chủ nhà cho thuê và một số đối tác có thể yêu cầu báo cáo tài chính. Bảng cân đối kế toán thường nằm trong số đó.

Giúp phát hiện sai sót trong sổ sách.
Nếu số liệu trông “lạ”, có thể là thu nhập, chi phí, khoản vay hoặc giao dịch của chủ đã được ghi theo cách không đúng.

Giúp bạn tách bạch tiền doanh nghiệp và tiền cá nhân.
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ vô tình trộn hai loại này với nhau. Điều đó gây rối, đặc biệt vào mùa khai thuế.

Giúp bạn đặt câu hỏi tốt hơn.
Ví dụ:

1. Vì sao tôi thể hiện có lãi nhưng lại không có tiền mặt?
2. Vì sao số dư thẻ tín dụng của tôi cứ tăng?
3. Khách hàng có mất quá nhiều thời gian để thanh toán không?
4. Tôi có ghi khoản vay đúng không?
5. Tôi có bị trễ khoản trả lương (payroll) hay thuế bán hàng (sales tax) không?

Với doanh nghiệp dịch vụ, bảng cân đối kế toán thường đơn giản hơn. Với doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng tồn kho có thể làm việc tính toán phức tạp hơn. Nếu bạn có nhân viên, các khoản nợ liên quan đến payroll có thể là vấn đề lớn. Nếu payroll là một phần của vấn đề, hãy xem payroll.

Nếu bạn là người sáng lập nhập cư, người đang khai ITIN (ITIN filer), hoặc tiếng Anh không phải ngôn ngữ đầu tiên, đừng ngại nếu các báo cáo này khiến bạn thấy khó hiểu. Nhiều chủ doanh nghiệp giỏi không lớn lên với các thuật ngữ kế toán tại Mỹ. Việc cần được hỗ trợ là bình thường. Nếu bạn muốn so sánh các chuyên gia được cấp phép, bạn có thể được ghép cặp miễn phí.

Cách đọc bảng cân đối kế toán mà không bị lạc

Bạn không cần thuộc lòng các quy tắc kế toán để rút ra giá trị từ báo cáo này. Hãy bắt đầu với các bước kiểm tra sau.

• Xem ngày tháng. Bảng cân đối kế toán phản ánh cho *một ngày*, không phải cả một giai đoạn.
• Kiểm tra tiền mặt trước. Trong tài khoản của doanh nghiệp thực sự có bao nhiêu tiền?
• Kiểm tra khách hàng đang nợ gì. Nếu các khoản phải thu cao và đã quá hạn, tiền mặt có thể về chậm.
• Kiểm tra các khoản nợ ngắn hạn. Thẻ tín dụng, hóa đơn chưa trả, thuế và khoản thanh toán khoản vay đều quan trọng.
• Kiểm tra vốn chủ sở hữu. Nếu vốn đang giảm, hãy hỏi lý do.

Một vài dấu hiệu cảnh báo:

• Tiền mặt âm hoặc thường xuyên bị thấu chi
• Số dư khoản vay lớn nhưng không có kế hoạch trả nợ rõ ràng
• Các khoản thuế phải nộp mà bạn không ngờ tới
• Số dư lớn ở những mục bạn không hiểu
• Báo cáo chưa được cập nhật trong nhiều tháng

Một vài dấu hiệu tốt:

• Có quỹ dự phòng cho những tháng bán chậm
• Hóa đơn và thuế được cập nhật kịp thời
• Số dư khoản vay giảm dần theo thời gian
• Sổ sách sạch khớp với sao kê ngân hàng
• Báo cáo tài chính được xem xét thường xuyên

Nếu thấy có điều gì đó bất thường, đừng gửi tài liệu thuế, Số An Sinh Xã Hội (Social Security Number), mã ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc số tài khoản cho một người chưa được xác minh trên mạng. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và các yêu cầu. Chúng tôi không bao giờ hỏi SSNs, ITIN numbers, financial-account numbers hoặc tax documents.

Nếu bạn thuê hỗ trợ, hãy thuê một kế toán được cấp phép (licensed accountant), ví dụ CPA hoặc IRS Enrolled Agent (EA/enrolled agent). Hãy tự xác minh chứng chỉ và PTIN của họ thông qua IRS Directory of Federal Tax Return Preparers hoặc hội đồng kế toán của tiểu bang, và xác nhận phí cũng như phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào.

Bước tiếp theo nếu bạn chưa có

Nếu bạn chưa từng xem bảng cân đối kế toán, đây là bước tiếp theo mang tính thực tế.

1. Tập hợp các hồ sơ cơ bản. Sao kê ngân hàng, sao kê thẻ tín dụng, số dư khoản vay, các hóa đơn chưa thanh toán, và danh sách các thiết bị hoặc tài sản lớn.
2. Cố gắng tách riêng chi tiêu cho doanh nghiệp và chi tiêu cá nhân. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc về sau.
3. Cập nhật sổ sách kế toán (bookkeeping) kịp thời. Bảng cân đối kế toán chỉ tốt như phần hồ sơ đứng phía sau nó.
4. Nhờ một kế toán được cấp phép giải thích báo cáo của bạn bằng tiếng Anh đơn giản. Không chỉ là lợi nhuận, mà còn là tiền mặt, nợ phải trả và các khoản thuế đang nợ.
5. Rà soát báo cáo thường xuyên. Hàng tháng là phổ biến đối với doanh nghiệp nhỏ.

Phí thường gặp cho loại hỗ trợ này thường là ước tính (estimates), không phải báo giá cố định (quotes). Chi phí thực tế tùy thuộc vào khối lượng công việc, tình huống của bạn, các hồ sơ bạn cung cấp và khu vực của bạn. Để bạn tham khảo sơ bộ:

• Kế toán sổ sách hằng tháng (monthly bookkeeping) thường khoảng $150-$600 mỗi tháng tùy theo mức độ
• Payroll thường khoảng $40-$120 mỗi tháng, cộng thêm phần theo từng nhân viên
• Một CPA có thể tính khoảng $150-$400 mỗi giờ cho công việc kế toán

BalancedRow miễn phí cho người xem. Chúng tôi không phải là công ty kế toán và không cung cấp tư vấn về thuế, kế toán, tài chính hoặc pháp lý. Chúng tôi giúp bạn so sánh các kế toán được cấp phép để bạn có thể tự xác minh chứng chỉ, bạn có thể so sánh phí, và bạn có thể chọn ai để thuê. Trước khi tiếp tục, cũng nên đọc cách chọn một kế toán.