Cách đảm bảo bạn không bị nộp thuế quá mức

Câu trả lời ngắn gọn

Bạn thường bị nộp thuế quá mức vì một trong bốn lý do: khai sai tình trạng nộp hồ sơ, bỏ sót khoản khấu trừ, bỏ sót khoản tín dụng, hoặc hồ sơ sổ sách kém. Chủ doanh nghiệp nhỏ cũng có thể nộp quá mức khi trộn lẫn thu nhập và chi phí với nhau, thiết lập payroll (quản lý lương) sai, hoặc không ai xem xét cơ cấu doanh nghiệp.

Cách khắc phục không phải phép màu. Đó là việc rà soát kỹ lưỡng bởi một CPA hoặc IRS Enrolled Agent được cấp phép, người làm việc với các tình huống như của bạn. Nếu bạn cần giúp tìm một người, BalancedRow có thể ghép bạn miễn phí. Chúng tôi không phải là công ty kế toán và không đưa ra lời khuyên về thuế. Chúng tôi kết nối bạn với các kế toán viên được cấp phép để bạn có thể so sánh các lựa chọn.

Một bộ hồ sơ khai thuế cá nhân thường tốn khoảng $180-$500. Một bộ hồ sơ cho doanh nghiệp nhỏ thường tốn khoảng $500-$1,800. Nếu cần “dọn dẹp” hồ sơ, hỗ trợ bookkeeping, rà soát payroll hoặc khai bổ sung (amended returns), chi phí thực tế có thể cao hơn. Mức chi phí phụ thuộc vào công việc phát sinh, sổ sách của bạn, tình huống của bạn và khu vực của bạn. Trước khi thuê bất kỳ ai, hãy tự kiểm tra năng lực hành nghề và PTIN của họ và xác nhận phí cũng như phạm vi công việc bằng văn bản.

Những nơi mọi người hay bị nộp quá mức

Dưới đây là các điểm phổ biến nhất khiến tiền bị “bỏ sót”.

• Khai sai tình trạng nộp hồ sơ. Một số người khai single (độc thân) trong khi có thể đủ điều kiện cho head of household (chủ hộ). Một số cặp vợ chồng không so sánh giữa married filing jointly (khai chung vợ chồng) và married filing separately (khai riêng).
• Bỏ sót các khoản tín dụng thuế. Tín dụng giúp giảm thuế theo từng đô la. Mọi người thường bỏ sót các khoản tín dụng liên quan đến giáo dục, con cái, chăm sóc người phụ thuộc (dependent care credits), tiết kiệm hưu trí (retirement savings credits) và các khoản tín dụng liên quan đến năng lượng.
• Bỏ sót chi phí kinh doanh. Chủ doanh nghiệp nhỏ có thể quên các khoản như phần mềm, bảo hiểm doanh nghiệp, tiền xăng xe/di chuyển (mileage), chi phí văn phòng tại nhà (home office), phí dịch vụ chuyên môn, vật tư, tiền điện thoại, internet, chi phí đi lại (travel), phí xử lý thanh toán (merchant fees) và chi phí một phần thiết bị.
• Không có hệ thống bookkeeping. Nếu sổ sách của bạn không được tổ chức, các chi phí hợp lệ có thể không bao giờ được đưa lên tờ khai. Bookkeeping (sổ sách kế toán) hàng tháng bookkeeping thường tốn khoảng $150-$600 mỗi tháng, tùy theo khối lượng giao dịch và mức độ cần dọn dẹp.
• Sai sót về payroll. Chủ doanh nghiệp có thể trả cho người làm theo hợp đồng (contractors) nhưng đáng ra phải là nhân viên; có thể bỏ sót các khoản nộp thuế payroll; hoặc xử lý phần tiền lương cho chủ sai cách. Hỗ trợ payroll thường khoảng $40-$120 mỗi tháng cộng thêm phí theo từng nhân viên, tùy theo thiết lập và số lượng nhân sự.
• Không theo dõi estimated taxes (thuế tạm nộp). Một số người nộp quá mức phần thuế tạm tính vì họ đoán. Những người khác lại nộp thiếu rồi sau đó cuống cuồng xử lý. Sổ sách tốt hơn giúp bạn đến gần con số đúng.
• Dùng cơ cấu doanh nghiệp sai mà không được rà soát. Điều này không có nghĩa là bạn nên tự đổi cơ cấu. Nghĩa là một kế toán viên được cấp phép nên xem liệu thiết lập hiện tại có còn phù hợp với thu nhập và mục tiêu của bạn hay không.
• Vấn đề về nhập cư hoặc ITIN. Người mới nhập cư và người khai thuế có ITIN đôi khi bỏ sót quyền lợi hoặc khai cẩn thận quá mức vì không chắc điều gì áp dụng cho họ. Nhận hỗ trợ là điều bình thường. Xem hỗ trợ cho người khai ITIN và người nhập cư.

Nộp quá mức không phải lúc nào cũng có nghĩa ai đó đã mắc sai lầm lớn. Đôi khi chỉ là những chỗ thiếu nhỏ, cộng dồn qua từng năm.

Cách kiểm tra xem có thể bạn đang bị nộp quá mức không

Bạn không cần biết luật thuế để thực hiện một lần rà soát ban đầu hữu ích. Hãy bắt đầu với các bước sau.

1. Lấy lại 2-3 tờ khai thuế gần nhất của bạn. Xem các W-2, 1099, thu nhập từ hoạt động kinh doanh, người phụ thuộc, chi phí giáo dục, chi phí chăm sóc trẻ em, khoản đóng góp hưu trí và các biểu mẫu bảo hiểm y tế.
2. Liệt kê các thay đổi trong cuộc sống. Kết hôn, ly hôn, có thêm con, chuyển nhà, học phí đại học, mua thiết bị, bắt đầu kinh doanh thêm, làm việc tại nhà, hoặc hỗ trợ thành viên gia đình—tất cả đều có thể ảnh hưởng đến thuế.
3. Tách chi tiêu cá nhân và chi tiêu kinh doanh. Nếu bạn có doanh nghiệp, hãy ngừng trộn các khoản chi. Từ nay hãy dùng một tài khoản doanh nghiệp riêng.
4. Đối chiếu thu nhập với sổ sách. Đảm bảo mọi khoản tiền từ W-2, 1099 và khoản nộp/đặt cọc từ doanh nghiệp đều được tính. Bỏ sót thu nhập có thể gây ra các vấn đề khác sau này.
5. Xem các nhóm bạn chưa theo dõi. Sổ log quãng đường di chuyển (mileage logs), gói đăng ký phần mềm (software subscriptions), phí xử lý thanh toán, bảo hiểm, văn phòng phẩm, khoản thanh toán cho bên thuê dịch vụ (contractor payments) và phí của tiểu bang rất dễ bị quên.
6. Hỏi xem đã rà soát các khoản tín dụng chưa. Một kế toán giỏi sẽ nói cho bạn biết họ đã kiểm tra những gì, kể cả khi bạn không đủ điều kiện.
7. Hỏi xem có nên rà soát tờ khai khai bổ sung (amended return) hay không. Trong một số trường hợp, tờ khai của năm trước có thể được sửa. Việc đó có hợp lý hay không phụ thuộc vào dữ kiện và các hạn chót.

Nếu tình huống của bạn có tự kinh doanh (self-employment), thu nhập cho thuê, nhiều tiểu bang, người phụ thuộc, hoặc ITIN, thì đặc biệt nên thuê người có kinh nghiệm trực tiếp trong mảng đó. Bạn cũng có thể đọc cách chọn một kế toán viên.

Một kế toán viên được cấp phép có thể tính phí theo từng tờ khai (theo bộ), theo tháng hoặc theo giờ. CPA tính theo giờ thường khoảng $150-$400 mỗi giờ. Đây là mức dao động phổ biến, không phải báo giá cố định. Chi phí thực tế phụ thuộc vào công việc, sổ sách của bạn, tình huống của bạn và khu vực của bạn.

Cách tránh nộp quá mức vào năm tới

Cách tốt nhất để nộp đúng số tiền là làm cho mùa khai thuế dễ hơn trước khi mùa khai thuế bắt đầu.

Đối với cá nhân

• Giữ một thư mục cho tờ khai thuế, hóa đơn và các sự kiện lớn trong cuộc sống.
• Lưu lại hồ sơ cho chi phí chăm sóc trẻ em, giáo dục, đóng góp hưu trí và bảo hiểm y tế.
• Cập nhật phần withholding (thuế khấu trừ tại nguồn) sau các thay đổi lớn trong cuộc sống, thay vì chờ tới năm sau.
• Nếu bạn có thu nhập từ công việc thêm (side income), hãy theo dõi thu nhập và chi phí theo từng tháng.

Đối với chủ doanh nghiệp nhỏ

• Đối chiếu sổ sách (reconcile) mỗi tháng, không phải chỉ một lần vào cuối năm.
• Lưu sổ sách gọn gàng cho mileage, bữa ăn (meals), thiết bị, khoản thanh toán cho contractor và việc sử dụng home office nếu có.
• Rà soát kế toán cho doanh nghiệp nhỏ trước khi kết thúc năm để những bất ngờ ít hơn.
• Đừng đoán về payroll. Thiết lập sai có thể tốn nhiều hơn việc thuê hỗ trợ.
• Yêu cầu một buổi trao đổi lập kế hoạch thuế cuối năm trước khi tháng 12 kết thúc.

Điều này không có nghĩa là BalancedRow cung cấp lời khuyên về lập kế hoạch thuế hoặc dịch vụ kế toán. Điều đó có nghĩa là đúng chuyên gia được cấp phép có thể giúp bạn hiểu nên hỏi gì và nên giữ những hồ sơ nào. Vai trò của chúng tôi là giúp bạn tìm đúng người đó.

Tiếp theo cần làm gì và cách bảo vệ bạn

Nếu bạn nghĩ mình có thể đang nộp quá mức, hãy làm ngay các bước sau:

1. Sắp xếp lại. Thu thập các tờ khai gần đây, biểu mẫu thu nhập, báo cáo bookkeeping, báo cáo payroll và danh sách ngắn các câu hỏi.
2. Trao đổi với một chuyên gia được cấp phép. Hỏi xem họ có phải CPA hoặc IRS Enrolled Agent không, họ giữ chứng chỉ gì và liệu họ có PTIN hợp lệ không.
3. Tự xác minh chứng chỉ. Dùng IRS Directory of Federal Tax Return Preparers và hội đồng kế toán của tiểu bang bạn (nếu có).
4. Nhận phí và phạm vi công việc bằng văn bản. Hỏi phần nào được bao gồm, phần nào tính thêm và liệu chi phí “dọn dẹp” hồ sơ hoặc khai bổ sung có cao hơn không.
5. Bảo vệ thông tin của bạn. Không bao giờ chia sẻ Social Security Number của bạn, số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc hồ sơ thuế với bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh. BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và yêu cầu để ghép bạn. Chúng tôi không bao giờ yêu cầu SSNs, số ITIN, số tài khoản tài chính hoặc hồ sơ thuế.
6. So sánh trước khi quyết định. Dịch vụ ghép nối là miễn phí cho bạn. Bạn sẽ so sánh, xác minh và tự quyết định thuê ai.

Nếu bạn muốn được giới thiệu đến các kế toán viên được cấp phép, bạn có thể được ghép tại đây. Nếu bạn muốn hiểu chi phí điển hình trước, hãy xem bảng giá.