Danh mục kiểm tra sổ sách cho doanh nghiệp nhỏ

Danh mục miễn phí này dùng để làm gì

Ghi sổ sách (bookkeeping) là việc ghi lại hằng ngày dòng tiền vào và dòng tiền ra của doanh nghiệp. Nếu hồ sơ của bạn lộn xộn, thì thuế, payroll và dòng tiền thường cũng sẽ trở nên lộn xộn theo.

Danh mục miễn phí này là một công cụ sắp xếp cơ bản dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ. Đây không phải là tư vấn thuế, tư vấn kế toán, hay sự thay thế cho một chuyên gia được cấp phép. Danh mục giúp bạn rà soát các mảng ghi sổ phổ biến để bạn phát hiện khoảng trống sớm và đặt câu hỏi tốt hơn.

Danh mục có thể hữu ích nếu bạn:
- điều hành một công việc kinh doanh phụ, LLC một thành viên (single-member LLC), quan hệ đối tác (partnership) hoặc công ty nhỏ
- đang bị trễ ở việc đối chiếu (reconcile) tài khoản ngân hàng hoặc thẻ
- không chắc về việc biên lai, hóa đơn và hồ sơ payroll đã đầy đủ chưa
- muốn sổ sách của mình tốt hơn trước mùa khai thuế
- là người nhập cư mới, người nộp ITIN, hoặc người không phải nói tiếng Anh bản ngữ và muốn một điểm bắt đầu đơn giản

Nếu bạn đã biết mình cần hỗ trợ chuyên nghiệp, bạn có thể được ghép phù hợp miễn phí với kế toán được cấp phép như CPA hoặc IRS Enrolled Agent. BalancedRow chỉ là dịch vụ ghép nối miễn phí. Chúng tôi không làm bookkeeping, không chuẩn bị hồ sơ khai thuế và không đưa ra lời khuyên.

Danh mục có thể giúp bạn rà soát những gì

Chúng tôi không cam kết rằng chỉ một danh mục có thể bao phủ mọi doanh nghiệp. Ghi sổ sách thực tế còn phụ thuộc vào ngành của bạn, tiểu bang, người lao động, quy định thuế bán hàng (sales tax) và số lượng giao dịch bạn có. Tuy nhiên, một danh mục tốt thường giúp bạn rà soát các mục như:

• Hồ sơ doanh thu: hóa đơn, báo cáo bán hàng, hồ sơ ứng dụng thanh toán và các khoản tiền gửi (deposits)
• Hồ sơ chi phí: biên lai, hóa đơn, gói đăng ký (subscriptions), khoản thanh toán cho nhà thầu (contractor payments) và sao kê khoản vay (loan statements)
• Hoạt động ngân hàng và thẻ tín dụng: việc các tài khoản có được đối chiếu hay chưa và các giao dịch chưa rõ/không giải thích được có được làm rõ không
• Những điều cơ bản về payroll: hồ sơ nhân viên (employee) so với nhà thầu (contractor), ngày trả lương (pay dates), báo cáo payroll và hồ sơ thanh toán thuế
• Hoạt động của chủ doanh nghiệp: rút vốn (draws), khoản góp vào (contributions) và chi tiêu cá nhân bị trộn lẫn vào tài khoản doanh nghiệp
• Sẵn sàng cuối năm: báo cáo lãi/lỗ (profit and loss report), bảng cân đối kế toán (balance sheet), hồ sơ khai thuế năm trước và các tài liệu bị thiếu

Điều này quan trọng vì sai sót nhỏ có thể cộng dồn. Chi phí bị trùng, thiếu doanh thu, chi tiêu cá nhân bị trộn vào, và các tài khoản chưa được đối chiếu (unreconciled accounts) có thể dẫn đến báo cáo sai và chi phí dọn dẹp lớn hơn về sau.

Nếu bạn muốn hiểu bức tranh tổng thể, hãy xem kế toán cho doanh nghiệp nhỏ hoặc ghi sổ sách (bookkeeping).

Cách dùng trong thực tế

Hãy dùng danh mục như một buổi rà soát ngắn hằng tháng hoặc theo quý. Đừng chờ đến tận tuần trước thời hạn nộp thuế.

1. Dành 20 đến 30 phút. Mở sao kê ngân hàng, sao kê thẻ, hệ thống tạo hóa đơn (invoicing) và các báo cáo payroll.
2. Đánh dấu những gì bạn có và những gì đang thiếu. Hãy trung thực. Mục tiêu không phải trông hoàn hảo. Mục tiêu là tìm ra khoảng trống.
3. Tách vấn đề khẩn cấp khỏi việc dọn dẹp định kỳ. Thiếu hồ sơ payroll hoặc các khoản tiền gửi lớn chưa được đối chiếu nên được đưa lên đầu.
4. Ghi ra các câu hỏi cho kế toán được cấp phép. Điều này giúp tiết kiệm thời gian nếu bạn quyết định thuê hỗ trợ.
5. Lặp lại theo lịch. Hằng tháng là tốt nhất cho nhiều doanh nghiệp. Tối thiểu, hãy làm theo quý.

Một vài mẹo thực tế:
- Khi có thể, hãy tách chi tiêu cho doanh nghiệp và chi tiêu cá nhân.
- Lưu biên lai và hồ sơ sao lưu ở một nơi.
- Đừng đoán về cách xử lý thuế. Hãy hỏi CPA hoặc IRS Enrolled Agent được cấp phép.
- Xác nhận phí và phạm vi công việc bằng văn bản trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào.

Phí thông thường chỉ là ước tính. Hồ sơ khai thuế cho doanh nghiệp nhỏ thường rơi vào khoảng $500-$1,800. Ghi sổ sách hằng tháng thường khoảng $150-$600 mỗi tháng, tùy theo số lượng giao dịch và khối lượng dọn dẹp. Chi phí thực tế phụ thuộc vào công việc cần làm, tình huống của bạn, các hồ sơ bạn cung cấp và khu vực của bạn.

Bước tiếp theo của bạn, và cách giữ an toàn

Tải danh mục về, dùng nó để sắp xếp gọn gàng, rồi quyết định xem bạn có cần chuyên gia cho việc dọn dẹp sổ sách, sổ sách hằng tháng, payroll hay hỗ trợ vào thời điểm khai thuế hay không.

Nếu bạn muốn so sánh các lựa chọn, BalancedRow có thể kết nối bạn với các kế toán được cấp phép không mất phí cho bạn. Các kế toán tham gia trả một mức phí cố định để được đưa vào danh sách. Bạn sẽ so sánh, tự kiểm tra năng lực, và chọn người bạn muốn thuê.

Trước khi chia sẻ bất kỳ thông tin nhạy cảm nào:
- Tự kiểm tra giấy phép và PTIN. Dùng IRS Directory of Federal Tax Return Preparers và ban quản lý kế toán của tiểu bang bạn.
- Xác nhận phí và phạm vi công việc bằng văn bản. Hỏi những gì được bao gồm và chi phí gì là phát sinh.
- Bảo vệ thông tin của bạn. Tuyệt đối không chia sẻ SSN (Social Security Number), số ITIN, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc tài liệu thuế với bất kỳ ai mà bạn chưa xác minh danh tính.

Bản thân BalancedRow chỉ thu thập thông tin liên hệ và chi tiết yêu cầu để phục vụ việc ghép nối. Chúng tôi không bao giờ yêu cầu SSN, số ITIN, số tài khoản tài chính hoặc tài liệu thuế thông qua trang tải danh mục này.

Nếu bạn không chắc cách chọn người, hãy đọc cách chọn một kế toán hoặc được ghép phù hợp khi bạn đã sẵn sàng.